水利建设项目档案工作存在问题及对策探讨

李海峰

（山西省水利厅档案室，山西 太原 030002）

水利建设项目档案工作存在问题及对策探讨

李海峰

（山西省水利厅档案室，山西 太原 030002）

建设项目档案是建设项目的历史记录，是项目建设管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。水利工程关系到民生和国民经济的可持续发展，做好新形势下水利工程档案的管理工作，需要各参建单位档案管理员共同努力，采取有效措施提高档案工作管理。

项目管理；档案工作；水利建设

1 引言

山西省水资源条件先天不足，自然基础条件较差，水利基础设施相对滞后。实施兴水战略是山西省委、省政府深入落实科学发展观、构建和谐社会的一项重大决策，是转变经济增长方式、推进全省经济发展的一项重大举措，实施兴水战略，功在当代，利在千秋。应急水源工程、四大水网骨干工程是山西省实施兴水战略的核心和重点水利建设工程，这些工程的建设将从根本上缓解全省水资源短缺的现状，成为新山西跨越发展的重要基础保障。

档案是水利基本建设项目管理工作的重要组成部分，是各项水利建设工程过程的真实记录，它来源于工程建设全过程，不仅在工程建设中的质量评定、事故原因分析中是不可或缺的依据和条件，而且在工程建成后的运行、管理工作中发挥着重要作用。然而，目前水利档案工作还存在一些问题，导致建设项目档案的作用得不到有效发挥。

2 存在问题

2.1 档案管理制度不健全

水利建设项目档案管理制度是档案管理工作的依据和保障。工程从立项到竣工验收涉及到决策、设计、施工等多个部门，会产生大量的文件材料，如果内部制度不健全和执行力度不够，会在很大程度上影响应归档文件材料的收集，不齐全、不完整的档案势必影响工程的管理、运行和维护。

2.2 重工程建设轻档案管理

由于工程项目单位要在规定的时间内建成符合设计规范要求的工程，使之尽快发挥效益，因而在工程建设过程中比较注重工程的进度和质量，对于档案资料的形成和积累重视不够，工程档案文件材料的收集、整编等工作往往在工程验收前突击收集、整理，造成人力、物力、财力的浪费，影响工程验收，给项目运行、管护留下隐患。

2.3 文件材料散失

造成文件材料散失的原因主要有：建设项目开工前，在立项、审批、征地、勘测、设计、招投标等准备阶段形成的文件，有的项目时间跨度较长；某些施工单位重新组建部门，更换档案管理员；工程技术人员工作变动等。由于制度欠缺，措施不严，监管不到位，一些文件材料散失在个人手里或丢失，或分散在各部门、各参建单位，导致有价值的文件材料漏收、漏归，难以保证档案的完整性。

2.4 归档文件滞后

项目单位对档案工作重视不够，归档意识淡薄。由于工程前期和施工过程中不注意档案的收集，施工后期才着手档案的收集整理，此时多数技术人员已调离到其他岗位，施工单位整理应归档文件难度加大；有些单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档滞后，工程竣工后竣工档案不能按时完成、移交，严重影响竣工档案编制质量。

2.5 忽视非纸质文件的收集和整理工作

目前，一些工程项目单位在施工过程中只注重收集纸质文件材料，忽视非纸质文件档案，如照片、音像、电子文件等载体的档案。这些问题不仅破坏了项目工程档案的完整性，更会影响档案资源建设。

2.6 档案人员配备不足，更换频繁

目前，一些单位档案人员不固定，更换频繁，成为制约档案工作开展的瓶颈。新上岗人员需要一个较长的熟悉过程，频繁的人员更换，不利于档案工作的深入开展，加之一些单位人员变换中工作交接不规范，一定程度上影响了档案的管理水平。

2.7 档案整理不规范

工程竣工档案质量低等现象时有发生，一些单位已整理归档的档案缺少原件，或签字、盖章手续不完备；有的竣工图编制不规范，档案内容缺项目，内容不准确，图物不符；有的施工单位甚至将无效文件归档。

3 解决对策

3.1 建立健全有效的运转部门

建设单位要对工程档案负全责，其他有关单位要各司其职。落实档案专职人员，负责全部工程建设档案资料的集中统一管理。要设立档案工作领导组，一把手负总责，分管办公室领导分管档案工作。要结合单位实际，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立水利项目档案管理机构网络图，形成以局办档案室为中心，内部结构、各参建单位的档案网络图。配备适应工作需要的档案管理人员，确保水利工程档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。

3.2 加强建设单位前端控制环节

建设项目文件的归档涉及单位较多，因此，建设单位要根据国家、地方、行业有关项目建设的档案管理办法，结合单位实际，将档案工作列入项目计划和有关部门及人员的职责范围。从源头着手，前端控制，掌握项目动态信息，做好统筹安排和提前介入工作。

3.3 强化同步管理工程档案工作和工程建设进程

随着水利工程建设与管理的日益规范，为保证水利基本建设项目档案工作与工程建设同步进行，必须从立项开始进行文件材料的收集和整理工作。在收集工程资料的过程中，注重完善各项签字手续，明确相关人员的责任，建设过程中形成的文件收集整理归档要有专人负责。要注意平时材料的积累和保管，做到文件材料的形成与工程进展同步，项目文件形成收集整理归档要纳入建设管理的各个环节和全过程，同步形成、收集、整理，按时归档。施工单位撤离前，必须履行档案归档移交手续。

3.4 完善非纸质档案管理工作

照片、声像档案是项目工程档案的重要组成部分，照片档案是以静止摄影、影像为主的具有保存价值的历史记录，是本单位主要职能活动和施工过程中形成的重要工作成果；声像档案一般以录音、录像或光盘、磁盘等磁性载体材料的形态保存，具有很强的条件性，利用时必须借助相应的机器设备才能实现，但能够达到历史场景“再现”的效果。同传统的纸质文件一样，都是重要的信息资源和宝贵财富。

3.5 配备适应档案工作需要的高素质管理人才

档案工作的收集、整理、鉴定、保管是一项专业性和技术性很强的工作。档案员要掌握相关的法律法规，不仅要具有系统的档案学理论知识，更要有现代科学技术知识和行业知识，有较强的组织协调沟通能力，有一定的文字表达能力、语言表达能力、社会活动能力和社会适应能力。

3.6 完善工作程序，掌控文件形成来源

为达到竣工资料的归档质量要求，档案员不仅要经常到现场进行检查、指导，还要及时解决发现的问题。在工程建设过程中，档案员要做好台账工作，在接受归档文件时要一一核对并登记移交，对不合格的文件，要提出整改意见。要定期对有关参建单位的资料管理员进行业务培训，对资料管理过程中遇到的问题，要及时督促相关部门和管理人员加以整改完善。此外，档案管理员要定期到各部门收集需要归档的文件材料，以保证档案的齐全和完整。

3.7 做好水利建设项目档案的验收工作

为保证竣工资料的齐全、完整、准确，建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。在项目申请立项时进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，要同时完成文件材料的归档和验收工作。项目档案验收前，项目建设单位（法人）应组织本单位参与工程建设的各部门及项目设计、施工、监理等方面负责人和有关人员对项目档案的完整、准确和系统情况进行审查，并按照《水利工程建设项目档案验收评分标准》的要求进行全面自检。自检合格后，项目建设单位（法人）向项目档案验收组织单位提出项目档案验收申请。验收内容包括档案工作保障体系；应归档文件材料的内容是否能够真实、准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况；竣工图图面整洁、线条清晰，无破损现象；竣工图准确，有变更的竣工图修改到位、变更依据标注明确；竣工图按要求统一折叠；归档文件、归档手续和移交手续是否符合要求档案接收后的管理，档案的信息化工作是否顺利开展，是否对电子档案进行安全保管等。

G271 ［

］C ［

］1004-7042（2016）04-0050-02

李海峰（1970-），女，2007年毕业于中共中央党校经济管理专业，馆员。

2016-02-19；

2016-03-23