浅谈电子公文系统的优缺点及改进建议

摘 要：随着计算机技术和信息技术、网络技术的广泛应用与发展，公文处理电子化、网络化已经成为现实。本文结合所在单位电子公文网上运转情况，就电子公文系统的优缺点加以探讨，并提出了改进建议。

关键词：电子公文；公文处理；优缺点

电子公文也称数字化公文，是运用计算机系统和现代信息管理技术制发的全数字化形式的公文。目前，武汉大功率机车检修段使用的是万户办公自动化（OA）系统子系统，该系统的应用提高了我段办公效率和管理水平，逐步实现了“无纸化”办公，在电子公文系统的推广和应用中，作者发现总结了以下几个优缺点。

1 电子公文系统的优点

1.减少公文传递时间，提高了工作效率

我段电子公文系统引入了工作流和协同办公等新概念，实现了从公文起草、审核、签发到公文签收、批办、承办、催办、传阅、存储等工作环节的无纸化流转。简而言之，电子公文处理系统就是通过网络进行公文收发管理。

传统公文处理方式中文件的流程经历起草、排版、会签、签发、分发、归档等多个流程，过程复杂繁琐，而且操作起来花费不少时间，通常依靠公文管理员一人完成，难免会影响工作的质量和效率。使用电子公文系统会把这些流程变的简洁明快、操作简单、流转快捷，电子公文处理界面的一道程序、一次点击就能够完成纸质公文多道程序、多个人次才能完成的工作量。单位及部门公文管理人员只需每天对电子公文系统进行操作，在个人界面进行发文管理和收文管理。电子公文处理系统在纵向上，段领导、各业务部门可以和各基层车间之间方便、快速地进行公文的传送和共享；横向上，它密切了段各部门办公人员之间的协调、协同工作，节省大量办文时间，极大地提高了办文和办事的效率。

2.节省办公成本，促进节能环保

在发文过程中，一份公文往往要经过多次、多人修改才能成稿，特别是一些重要文件，修改的次数可能更多，过去每次修改都要打印纸质文稿。电子公文系统应用后，领导可直接在电子办公系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，使相关人员修改公文时不必打印纸质文稿，而且还可以多人次直接在计算机上修改，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题，同时减少了打印机、复印机的损耗。

在收文过程中，文件在电子办公系统上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅的周期，杜绝了纸质文件丢失的可能性，避免了不必要的财力、人力、物力的浪费。

3.优化公文处理流程，方便公文的催办和查询

传统形式下的审核、修改公文环节，受到了极大的人为因素制约，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。在过去的公文处理过程中，公文传送或者通过邮寄，或者是由人亲自送到，文件接收过程也通过了多个部门（如收发室等）转接，有时会出现文件丢失现象。文件下发时，常会出现上下级、部门之间越级行文错误等不规范现象。

电子公文处理系统通过固化科学的办公流程和建立标准化的模块，任何节点的操作人员都不可以跨节点操作，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，同时会正确地进行备份，使电子公文系统严格按职责、按流程操作，环环相扣，减少了不必要的环节，提高了公文处理的速度，保证文件在控制范围内有序办理。

同时电子公文系统的运转过程，具有很强的透明性和可视性，凡是与该公文相关的人员随时可以查看自己办理过的文件的整个流转过程，包括办理方式、办理步骤，对应的办理人等，对公文的整个流程进行适时跟踪，随时掌控文件的去向和当前状态，便于催办、查询与利用。

4.专人专责管理，明确公文管理权责

在电子公文系统中，分工是比较明确的，所有文件只要在电子公文系统设定的平台上按正常流程进行操作，起草人的发文都会自动提交到相关主管人员进行处理，同时还会明确科室审核、初核、领导签发、盖章管理流程，确保各科室与车间相关流程负责任。任何一个环节出了问题，都能明确的找出相关负责人，这就避免了责人方面混乱，实现了专人专责管理。电子公文系统还对每个环节的处理机修改痕迹自动生成记录，只要打开公文查询就能找到明确的记录，对以后每个环节责任人的办理意见，追究相关人员的责任提供了依据。

5. 增强协同办公能力，推进信息共享公开

传统形式下的纸质公文在同一时间同一地点只可供一人的阅读，存在着信息的独占性。在应用电子公文系统之后，系统人员不仅对来自外部的信息加强了有效采集，而且通过系统的公文流转，段内公文在相同的地点和时间可供多人阅读，给予了多用户检索下载的功能，实现了各部门间的协作与信息共享，大大推进了信息公开的进程。电子公文系统加强了对段内事务的统筹安排以及监督管理，为基层站段的政策决定提供了有力的信息保证。公文管理人员能够在同一时间、同一地点或不同时间、不同地点共同检索、阅读和使用电子公文信息，办文时的征求意见、会签公文和联合行文变得简便易行。

2 电子公文系统的存在的问题

1.如果某一流程处理不及时，公文就无法按时处理

及时、准确、保密、落实是公文办理的关键因素，公文处理的每个环节都要求及时处理，才能确保公文在一定时限制内办结，一旦出现该环节的人未能及时处理的情况，就有可能延误公文的处理时间，因为所有业务流程及所涉及的操作都有严格的权限控制，每个用户以帐户和专用密码登陆，其他人员无法进入该系统办理文件。

2.受限于技术处理手段，一些环节不符合档案管理要求

领导签发是公文处理的重要环节，纸质文件多以领导手签形式，领导的笔迹即为签发的依据。我段电子公文的签发并没有实现真正意义上的电子签名，而是使用打印和手写笔两种签发形式，手签表单增强了业务模块的适应性方便领导使用，使个人办公人性化，但无论是打印还是手写笔的签发 都不能真正体现领导签发的权威性和唯一性，一旦领导登陆密码外泄或被盗，就存在被人冒签的隐患。

3. 容易出现意外状况

网络中，不确定因素存在太多，如文件起草和传输过程中，意外出现电脑死机、断电情况，很容易造成文件的丢失和损坏。保密文件还可能遭到网络黑客的攻击，造成文件丢失和泄密，所以电子公文系统也存在着很大风险和不确定因素。

3 改进建议

1. 针对“如果某一流程处理不及时，公文就无法按时处理”的问题，我段优化电子公文系统，增加转办功能，如领导不在单位无法及时处理文件，可电话征求意见，指定公文管理员进入电子公文系统管理员账户按电话所征求意见对文件进行转办，及时对文件进行流转。

2.对于保密文件可能泄密的缺点，目前段保密文件依然采用传统的纸质流转方式，专人负责保密文件流转，流转完毕后收回纸质文件，严禁在流转过程中将保密文件转化成电子文件。

4 小结

电子公文系统通过计算机网络实现了对公文的全面、完善的协同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相对传统的工作方式，大大提高了办公效率，减轻了工作负担，节省了办公费用，从而实现了办公无纸化、信息共享化、决策科学化。但是其中的缺点也是不容忽视的，要把电子公文系统更好的应用于日常公文处理中，应针对其缺点做出完善。

作者简介

刘连蕊，武汉铁路局武汉大功率机车检修段，本科。