大数据时代背景下的档案管理探讨

张 端

南阳医学高等专科学校

大数据时代背景下的档案管理探讨

张 端

南阳医学高等专科学校

结合工作实践情况，快速有效地管理日常复杂的大数据档案工作，是行政管理档案工作的关键所在。在档案学领域中，要对众多的大数据档案管理信息进行相关的计算机登录，并进行检索、查询、关键词检索、导入导出数据表格操作等现代信息化档案数据管理的大规模处理及应用，都是构成大数据时代下档案管理工作的基础保障及操作过程内容。由于所涉及的档案管理业务面广，因此需要采取高效合理的应用措施，才能完善当今时代的信息化档案管理工作。大数据时代的契机下，结合自身的工作经验加强对档案管理的创新工作目前众多档案管理人员亟需合理解决的问题。通过探讨对大数据时代背景下的档案管理工作进行系统的分析，档案管理是行政管理非常重要的关键工作，关乎到民生信息统计的数据保障，如何做好档案管理工作是我国信息化建设发展的人员基础保障。

大数据；时代背景；档案管理；探讨研究

一、针对大数据背景分析档案管理的现状

大数据因其名称可想而知，就是档案管理数据多、规模类型多的大数据信息处理过程。需要将传统档案管理模式摒弃，并在原有的工作经验基础上，引进档案管理专业的集成软件进行大数据的分析探讨如何获取、存储归类、运用管理档案数据的集成信息化管理工作。结合大数据的多元化规模数据大、运转数据形式快捷多样、数据安全系数高的特点，分析阐述一下当前个别档案管理工作存在的不足之处。

二、档案管理大数据存储安全性能不高

对于行政管理领域范围内，人事管理的数据相对于其它档案管理的数据比例要相对比较多，这就需要行政管理方面的领导要高度重视大数据里面的任何数据安全隐患问题。在根源中抓起，严格执行保密工作，尤其是对档案管理集成软件的安全操控。要实时监控人员信息数据的泄露和遗失的防范。派专人对档案管理集成软件进行安全系数的终端操作，对各部门也要指定安全可靠的人选进行二级客户端的录入维护，还要定期对系统数据依照个人信息原件为依据进行及时导入及回溯信息的更新，进而使大数据时代背景下的档案管理数据具有真实前瞻性。行政管理给予大数据时代档案管理形式提出一些新的数据信息内容，主要通过编辑文档、图片、音频等信息方式进行即时档案的记录和存储工作，这些相关的数据都是在保证收集纸质版的基础上，进行周密的电子版录入管理，一般常规来说，这些工作都是行政管理部门进行统一登录，但是由于各部门的信息由专人管理并如实掌握，所以这项基础的大量数据工作还是由基层部门进行收取原件核对之后，收取复印件一式两份进行存档，一份本部门保存，另一份上交人事管理部门进行大数据集合管理。各个部门录入完毕再统一以部门为单位上交或上传人事部门的档案管理机构，主要上交三种相关的文件。首先是以原件为依托的复印件进行佐证材料证明；其次是上交人事部门纸质版相关人员信息统计表；再次是依据复印件及纸质版人员信息数据表进行的电子版数据录入文件；最后，人事部门的终端管理员将各部门的电子版信息全部导入到本单位的大数据档案管理信息库中，集中管理全部人员的数据档案管理工作。随时供应人事部门及二级部门进行相关数据的查找、检索、导出打印数据的应用功能。鉴于目前人事管理部门还没有完全掌握档案集成管理系统软件，还有很多工作中需要边实践边研发创新的数据模块开发功能，这就需要人事管理部门进行高度的重视并引领各部门尽快步入和掌握信息化整合的大数据档案管理模式。

三、档案信息的存储效率满、检索查询业务不熟

目前各部门掌握人事管理数据的人员都是老同志，很多先进的计算机操作技术掌握的稍微慢一些，这就严重阻碍了客户端的数据录入工作，录入的速度和质量不是很高，往往由于年纪大而看不清信息的准确数字内容而马虎的录入完毕，录入的速度也不是很块，导致了录入数据的拖延迟后。在分析了大数据档案处理方式的过程中，往往在客户端的基础工作中最容易出现工作误差的机率，这就需要人事部门及相关的部门对精选人员进行合理的调整，把计算机操作的工作分配给具有计算机专业的年轻人进行提速认真的微机录入，将认真的老同志合理地安排在更适合的工作位置上，从人的角度直接就提升了信息化管理档案工作的内涵建设，从人改变工作形式及态度，发挥各自的优点进行科学合理地分配人员的工作内容，让适合在人的基础上发挥高效的工作效率。因此，要快速提高大数据时代档案管理人员的业务水平素质，以便在现代化档案管理工作中能够熟练掌握信息多样化和形式复杂化的大数据档案管理操作。以往传统的档案管理人员只需要懂得档案管理的基本操作就可以了，基本上是以原始的手写登记编目进行档案管理工作。但是今天，这样落后的档案管理工作已经无法跟得上时代的脚步，在现时代下要求档案管理人员要掌握网络及计算机技术，另外还要重点掌握档案管理集成管理软件的熟练操作及应用，对档案资料的录入检索、分类汇总、关键词查询等相关软件的运用处理数据的操作步骤，都是大数据时代下档案管理工作人员必须兼备的档案管理专业技术及业务素质的技能水平。

四、提升档案管理专业人员专业技术能力

面对目前众多的档案管理工作人员的专业技术水平能力提升问题，一般采取的方式是集中进行业务培训、专业继续教育培训、定期派选人员到同仁单位进行专业技术提高培训。通过各种不同的专业技术培训，从全方位角度方面进行系统的档案学专业技术提升培训锻炼。可以由档案管理集成软件供应公司进行技术人员培训工作，从实际工作中培训最关键的实质问题，直接切入到工作细微需要解决处理的问题，从操作步骤到使用流程进行系统化的专业培训及讲解练习。运用所学的专业技术技能进行实质的运行操作，针对工作实践中不能解决的系统问题，可以直接通过网络练习软件开发公司技术维护人员，进行即时的操作疑问解惑排查实践，将不会不懂得软件内在未能使用的部分进行标记，以方便随时学习掌握软件不熟的操作技能练习，在段时间内尽快掌握档案管理的信息化管理档案工作的完成质量和速度。进而提高了大数据档案管理工作的新理念流程的工作效率。

五、结语

在21世纪网络处理大数据的优势下，高效利用现代信息化档案管理集成管理软件，进而不断促进新型档案管理工作的迅速发展，采取科学合理有效的措施，从而提升大数据档案管理工作的完善及突破创新。

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