高职院校后勤管理中信息化建设策略

黄飘生

厦门兴才职业技术学院，福建 厦门 361024

高职院校后勤管理中信息化建设策略

黄飘生

厦门兴才职业技术学院，福建 厦门 361024

目前我国高职院校后勤管理中，出现了新的三大方向。首先是管理组织的扁平化发展趋势；其次是管理风格上的柔性化；第三是管理手段上的信息化。可见在信息技术快速发展的背景下，高职院校后勤管理的信息化建设已经成为提高后勤服务质量的重要渠道。

一、信息技术在后勤管理中的应用优势

(一)提高了办事效率

在高职院校后勤管理中，许多文件的审批和事件的允许，都需要经过人工传递给领导进行。但是在正常工作中，一旦遇到领导人出差的情况，审批事项就会因此耽误，甚至出现延后数日的情况。因此在后勤管理系统引入信息技术后，完全可以将审批手续网络化和信息化，取代传统低效的人工取送和现场审批的情况。尤其是面对高职院校的快速扩大，拥有多个校区的学校更是能够在不受地域限制的情况下，提高办事效率。

(二)后勤各部门的业务数据更加准确

后勤管理引入信息技术，能够让后勤各个服务部门的数据更加准确，同时也提高了各种数据的采取和处理效率，并自动生成各种格式统一的表格。例如在传统学生住宿信息管理中，需要各个班级将学生信息上报，然后由学校后勤处进行统计。显然这种模式不如信息技术支持下的效率高，而且传统人工统计方式难免出现错误和疏漏之处。新生入校后的信息更新和错误信息更正工作，都需要大量的人力进行。因此在后勤管理中引入信息技术后，极大的提高了在这些数据统计上的准确性和信息处理上的便捷性，能够做到随时更新、随时查询，提高后勤管理质量和效率。

(三)有利于简化机构，节省开支

后勤管理中采用信息技术，有利于节约人力资源，节省开支，例如在采用信息化办公系统后，在一线核算工作，各项数据统计的工作人员岗位和工作量将会迅速减少，能够在一定程度上实现精兵简政的目的。其次在引入信息化办公系统后，后勤管理各个部门的纸质文件等也将会大量减少，各种相应耗材等使用量也大幅降低。因此后勤管理中采用信息技术，不仅能够节约人力资源而且各项办公成本的降低，也极大的节省了办公开支，降低后勤管理工作的运行成本。

(四)有利于后勤部门绩效考核的量化

在后勤管理中，由于缺乏可量化的数据和指标，因此长期以来我国后勤管理一直掺杂了太多的人情味和主观因素，导致后勤管理效率低、服务质量上不去的局面。但是在引入信息化管理系统后，在决策层上能够一切以量化数据说话，后勤管理中的绩效考核工作也由传统的模糊管理转变为量化管理。例如在后勤服务中，可以采用报修用成本法和满意度打分法、环境卫生用分值等对后勤部门进行科学评价，考核更加科学、合理、公平。因此后勤信息化管理可以实现高职院校后勤部门的科学考核，可以解决人员岗位分工不明、权责不明的问题，切实解决监督无法落实的关键问题。

二、信息技术在高职院校后勤管理中的应用

在前文的论述中，主要对高职院校后勤管理中引入信息技术的优势，主要体现在提高办事效率、促进数据更加准确、节约后勤管理成本以及保障考核的科学进行四个方面。本节主要针对信息技术在高职院校后勤管理中的应用进行论述。

(一)制定后勤管理信息化制度

高职院校后勤管理的信息化制度是保障信息技术引进和系统正常运行的基础性工作，如果缺乏了规章化和后勤管理的制度化，那么就不可能建立起稳定有效的信息运行系统。因此信息技术在高职院校后勤管理中的应用，首先即要建立信息化制度。具体来说可以从以下几个方面进行，一是将信息化理念和现有管理制度结合起来，以后勤管理工作中的实际情况为基础，保证各项制度能够与信息管理理念相适应。二是现有管理制度要根据信息化理念进行适当的调整。三是通过高校后勤的信息化规划，随时获取信息化发展的动态走向，制度也要加以调整去适应信息化的发展走向，促进信息化建设落到实处。

(二)完善后勤管理信息系统建设

高校后勤管理信息系统建设的基本步骤包括有基础网络建设、信息采集和数据库建设、应用软件开发。但是由于高职院校后勤管理部门在这方面的投入不足，因此具有一定的历史欠账。因此需要从基础设施、网络建设以及信息采集和数据库建设两个方面进行不断的完善。例如在基础设施和网络建设中，以校园网为基础建立信息传输和共享平台，能够有效的解决多个校区后勤统一管理的问题。又如在信息采集和数据可以建设中，可以实现供电系统、供水系统等用量数据的自动化采集，并基于此实现后勤管理的规范化和数据化，保障后勤管理从定性向定量转变的重要节点。

(三)完善后勤信息资源库建设

“信息是一种资源”是后勤管理信息系统的一个重要特征，高职院校后勤管理信息资源系统建设，即是借助计算机网络和互联网技术等，对后勤中的各项信息资源进行整合与规划，并进行充分的开发与利用。比如可以对后勤中的人、物、资金等各项资源进行统一的调度使用，例如建立ULRP系统(University Logistic Resource Planning，高校后勤资源计划)。通过ULRP系统实现对高校后勤整个服务中的人、物、财的信息化管理，达到数据信息共享、实现数字化的管理控制，提高后勤管理效率。

三、小结

信息技术在高职院校后勤管理中的应用是一项长期且复杂的过程，不是一朝一夕能够完成的。因此在建设过程中，我们要不断的运用现代化信息技术，改进后勤管理方式，并努力从思想、制度、模式等方面找出解决这些问题的对策，最终实现后勤管理的现代化和信息化建设。

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