新形势下电子档案管理存在的问题与策略讨论

戴凌云

摘 要： 随着信息网络化的快速发展，档案管理单一的纸质存储方式正逐渐的被一种新型的档案管理方法所取代——电子档案管理，本文从电子档案管理的发展概况入手，剖析了我国电子档案管理中存在的问题，并针对我国电子档案管理利用方面的不足提出了相应的解决措施。

关键词：电子档案管理 问题 措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）09-0019-01

网络信息化的势不可挡，为档案管理注入了新的血液，档案管理正由传统、单一的纸质管理形式向电子化、网络化的新阶段过渡，也就是本文所要讨论的电子档案管理。电子档案管理的实施在提升存档效率、促进档案管理体制改革等方面取得了较快的发展，但同时也暴露了许多弊端。因此，如何解决电子档案管理中存在的问题，建设何种电子档案管理体系是我们现在急需解决的问题。

一、电子档案管理概述

电子档案是人们在日常工作和社会活动中运用现代网络信息技术，将传统的纸质档案转化为以数字、文本、图形等形式存在的便于存储和传送的电子文件[1]。电子档案借鉴传统档案管理模式的经验，结合自身特点，利用当代先进的计算机网络技术，对电子文件实施的社会化、自动化、网络化的管理。与纸质档案管理相比较，电子档案具有依托载体小、占用空号间少、存储内容多、调用效率快以及管理规范性、操作方便性、资源共享性等特点和优点。目前，我国的电子档案管理工作在很多方面取得了卓越的发展，但仍存在的问题也不容忽视。

二、电子档案管理中存在的问题

近年来，随着信息化的发展，我国虽然在电子档案管理方面取得了显著的成绩，但与起步较早的发达国家相比却还处于初级、落后阶段。

1.缺乏成熟的技术保障和详细规范的管理条例

早在1996年4月，电子档案研究项目已被国家档案局列入科技计划，接着出台了一系列的法律制度、规范准则，但其中规定的内容单一，分类简单，可执行性和操作性差，使档案管理在大部分时候无法可依，无制可循。

2.在管理过程中易篡改和销毁，完整性和真实性难以把握

相对于纸质档案来说，电子档案在内容、形式上相对独立，也没有固定的格式；其次，电子档案与载体没有必然的联系，它可以在不同介质之中存储和传输，在得到允许的前提下，查阅者可以轻而易举的调出所需的档案信息，在这过程中档案容易被篡改和删除，一经更改就无法识别其真实性，导致一定程度上很难鉴定档案的原始性和真实性。

3.网络隐患，安全性差

电子档案可以依托信息技术，在不同的载体之间相互传输和复制。在这个网络病毒、黑客无处不在的信息化时代，这无疑对档案安全性造成了很大的威胁，常常会出现传送过程中档案的丢失，泄露等问题，对存档者的隐私，权益造成了损害。

4.操作性差，利用率低

现已出台的档案管理条例过于简化、单一，只有大致的框架，未经细分，缺乏操作性；档案虽然“门类齐全”，但并未为大众所服务，其作用仅限于政府部门之间，利用率低，不能很好服务于大众化的公共事业中。

5.档案管理人员业务能力低，工作积极性差，缺乏责任感

在档案管理员中，兼职档案管理员占很大比例，因兼职工作繁杂，报酬低，又缺乏档案管理的专业知识，造成档案管理效率低下。其次，对于术业有专攻的专业档案管理人员，则存在着工作主动性差，档案管理重视程度低，社会服务意识薄弱等问题，直接影响着存档工作的质量。

三、新形势下电子档案管理的发展策略

1.严格制定档案部门管理条例，完善管理制度

为促进电子档案管理的不断进步和稳步发展，提升档案管理工作的效率，档案部门应该从我国电子档案管理现状出发，在已有的法规制度基础上，制定标准化、规范化的档案管理细则，细分管理流程，明确管理人员责任义务，制定完善统一的电子档案管理制度。其次，我们还可以借鉴和引进国外先进的管理技术和经验，共同进步。

2.强化技术措施，保护电子档案的完整性、原始性

充分的利用现代高科技网络技术，在制作电子档案过程中，将原始的纸质档案的相关信息进行系统的采集、备份，作为电子档案的补充和说明，使其更有说服力和真实可靠性。

3.提高档案管理的安全性

电子档案可以依托信息技术，在不同的载体之间相互传输和复制，在这个输送，复制过程中，我们面临着不可预见的网络风险。如何避免网络安全隐患，有以下几点建议：①在技术和制度不成熟的情况下，在对档案进行存档时，必要时可以采用纸质档案和电子档案双套归档[2]的局面。②强化网络技术建设，积极升级巩固档案办公软件。③对文件的存储、修改、传送等操作进行适时升级。④加强电子档案的保密措施，如：加密保护。防止有意的篡改行为，保证电子档案的完整性。

4.提高工作人员的业务素养，培养专业的档案管理队伍

档案管理人员在管理工作中起着至关重要的作用，他们旨在为社会提供快捷，高效，优质的服务，因此建设一支专业化、高素质的档案管理队伍是我们现在刻不容缓的任务。

4.1对兼职档案员进行专业化业务培训，提高其业务水平，同时加强思想教育，调动工作的积极性。

4.2坚持法律宣传与教育相结合的多样化宣传方法，加强工作人员对档案管理重要性的认识，明确自身的责任和义务，积极投身于社会公共服务事业。

5.借鉴外国先进的经验与技术

与国内电子档案管理现状相比较，发达国家的电子档案管理起步早，水平高，发展快。据了解，澳大利亚、美国、日本及欧洲国家的档案管理已逐步趋于完善，而且其电子档案管理的市场化进入比较早。其中，澳大利亚的电子档案管理走到了国际前列，成为市场的佼佼者[3]。我们可以见借鉴和学习国外先进的管理理论和经验成果，结合我国档案管理现状，创新管理体制，积极规划电子档案发展方向，制定明确的档案管理规范，为大众提供更方便、快捷、高效的服务。

结语

综上所述，在新形势下，我国的电子档案管理还处于初级、落后的阶段，在管理中、技术上还存在着的很多不足与缺陷，这是我国电子档案管理急需解决的问题，也是我国电子档案管理以后致力于发展的方向。

参考文献

[1]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊，2014，03：113-114.

[2]陈永生，杨茜茜，侯衡，等.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J]. 档案学研究，2015，02：28-37.

[3]汪桂华.借鉴国外先进经验 推动我国电子档案管理的发展[J]. 机电兵船档案，2008，06：48-51.