文书档案全电子化的可行性及难点分析

随着社会的发展与进步，信息化水平不断提升，而信息技术也走进了人们生产、生活的各个领域，推动了各行各业的发展。而在我们各领域的发展当中，有许多文书档案需要整理，文书档案对于一个行业的发展具有指导性和参考性的价值。在今天这种信息化水平不断提升的时代，是否可以把某些领域的文书档案全部进行电子化、利用计算机信息手段进行储存已经成为了一个课题。本文就是基于这一点，分析了文书档案全电子化的可行性，并针对其难点进行了讨论。

【关键词】文书档案；电子化；信息储存

1 绪论

1.1 研究背景

随着社会经济的发展，社会的科技、文化等各个领域都有了长足的进步。而我国的发展也变得更为迅速。在这一背景之下，我们紧跟世界电子信息革命的脚步，实现了国家的信息化大发展，而在电子信息领域，我们的技术也越来越强。信息技术开始进入人们生活的各个领域，并成为了各个领域的强大助力。因此，信息技术在当前开始被广泛关注，并有许多的研究者开始对本行业的信息化进行专项研究，信息技术的影响可见一斑。另外，随着社会的高速度发展，这种发展的高速度也使得发展的容错率降低，因此做好发展的预期设计以及及时地解决发展当中的问题是十分重要的环节。文书档案是发展当中宝贵的指导和参考资料，因此做好文书档案的管理，能为行业的发展提供巨大的帮助。基于以上情况，就有许多人提出将信息化管理办法引入文书档案管理当中。本文的研究就是从这一背景下进行的，试图研究文书档案全电子化的可行性以及难点。

1.2 研究意义

1.2.1 理论意义

文书档案对于各个领域的发展都有着不可忽视的作用，其制定与管理是任何行业都需要关心的课题。因此，在文书档案的管理研究当中，已经有了十分丰硕的成果，文书档案的录入办法、排列办法、管理策略等等研究都已经比较成熟，为文书档案的管理提供了巨大的理论支持。但是，在今天电子信息化趋势越来越强的背景之下，开始有人提出文书档案的全电子化管理，提议利用电子信息的储存和管理来取代传统的管理方式。但是，关于这一方面的理论资料并不是很多，而更是缺乏针对性的研究，而本文就是重点分析了这一点，能为这一方面的研究抛砖引玉，因此具有一定的理论意义。

1.2.2 现实意义

在电子信息技术越来越成熟的今天，已经有不少领域开始尝试文书档案的电子化管理，但是在实施的过程当中，却出现了不少的问题。当今社会，电子化的趋势越来越强，因此我们不能因为其问题而放弃文书档案的电子化发展，而更应当帮助其认识到其中的问题并加以改进。本文的研究就是针对于此展开的，将能够为文书档案管理的电子化提供直接的参考。

1.3 研究方法

1.3.1 文献查阅法

针对文书档案的管理和信息储存管理的问题，我查阅了大量的文献，从中发现了文书管理的特点以及价值，并看到了信息技术的优势，因此这成为了本文论述的主要支点。

1.3.2 走访调查法

为了保证本文研究的有效性，我在论文成文之前对一些文书档案管理者进行了走访，收集了一些一线工作者的意见和建议，这成为了本文论述的真实性和有效性保障。

1.4 可行性分析

本文的研究針对的是文书档案的全电子化，其研究具有很强的可行性。首先，电子信息技术的进步使得这一问题已经凸现出来，而文书档案管理的研究也有着很深的底蕴，因此有许多可以参考和借鉴的资源。其次，文书档案的管理是一个普遍的问题，因此可以较为轻松地实现相关人员的走访。最后，笔者对文书档案电子化管理的分析更多地是偏重“文书档案管理”，因此不会涉及专业的电子计算机技术问题，只需要了解信息化的基本特征即可，因此，在技术操作上不会存在大的障碍。

2 文书档案全电子化的可能性

2.1 电子信息技术的发展

文书档案的管理是一个比较“古老”的话题，因为每个行业从一开始都会注重这种档案的整理。但是，文书档案的全电子化依托的是电子信息技术，是需要电子信息技术支持的。目前，其他领域的电子化也是在信息技术的发展下才得以实现的。当前，我们的信息化水平越来越高，而且相关的技术也在不断完善，这为文书档案的全电子化管理提供了可能。宽泛地讲，学校人事档案、学生档案的管理都属于文书档案的管理，而学校图书馆的管理也与之类似。在信息技术的发展之下，这一类档案管理已经开始向电子化发展，例如我校以及周边学校的此类档案都有了专门的信息库，这一类信息都被归纳到了信息库当中。我们所能直观看到的就是我们的图书馆，几乎所有的图书馆都有了电子信息检阅系统，更是有大量的电子书收藏。这在电子信息技术没有出现之前是不可能的，是电子信息技术为其萌芽提供了土壤，而这一技术的发展也为文书档案的全电子化发展提供了更多可能。

2.2 行业经济的进步

文书档案的信息化需要一定的经济支持。首先，要进行文书档案的信息化录入需要大量的人力物力，没有一定的经济支持是难以实现这种电子化转换的，这也是文书档案电子化的一个前提。其次，文书档案的电子化管理需要更多的计算机设备，而我们大部分的行业没有专门用来进行文书档案管理的计算机和相关设备，如果要实现这一电子化，就需要更多的经济支持。最后，系统的维护费用也是较高的。而我们当前的经济正在飞速的发展当中，各行各业的经济收入都开始增加，因此在经济上有了更大的自由度，可以拿出更多的资金来进行这一方面的投入，这成为了文书档案全电子化发展的基础。

2.3 管理的多元化趋势

前文当中笔者多次提到了文书档案对于行业和领域发展的重要性，因此对于文书档案的储存和管理，每个管理者都十分注重，这是他们赖以生存和发展的关键资源。因此，为了避免管理中的问题，有许多管理者惮于进行文书档案管理的改革。传统的文书档案管理办法已经得到了全面的完善，而研究者也并没有放弃对原有管理办法的改进，因此传统的管理办法并没有对行业的发展产生更大的障碍，这就更使得一些管理者不愿意进行改革。因此，管理多元化趋势的出现使得文书档案的全电子化发展看到了希望，在多种管理办法的冲击当中，更多优秀的管理办法被发掘出来并对行业的发展提供了巨大的帮助，因此在竞争越来越大的今天，越来越多的管理者敢于尝试新的管理策略。

3 文书档案全电子化的优势

3.1 电子化的高效性

电子信息技术从出现开始，就代表了一种新的效率，这种效率已经成为了电子信息技术的最主要特征。从宾夕法尼亚大学第一台电子计算机开始，人们就开始关注其运行效率，发展到现在，计算机的运行效率越来越高，而人们之所以将其引入到行业发展当中，与其高效性是分不开的。因此，如果实现了文书档案的全电子化，那文书档案管理的效率将会得到实质性的大提升。例如在资料的录入过程当中，传统的资料录入需要进行录入、打印、封存等各方面环节，而实现全电子化之后，只需要将信息输入计算机然后分类上传就可以，减少了许多环节的麻烦，笔者在对一些档案管理者进行走访时发现，现在已经有了许多信息可以进行电子管理，这一部分信息的录入十分便捷，比传统的信息录入在效率上有了极大的提升。

3.2 电子保存的长效性

我们传统的文书档案管理一般是用资料袋进行封存，而档案的材料一般都是纸质，因此在保存上会存在不少的问题。尽管当前的纸质已经有了很大的进步，比原先的纸已经更耐腐蚀，能够保存更长的时间，但是纸质的保存时间依然较短，而且会受到潮湿，虫蚀等多方面的危害，几年之内就必须进行重新整理，甚至有些档案资料需要重新录入。而如果实现了文书档案的全电子化，这种问题就将得到一个较好的解决，电子信息储存能够有效地避免纸质档案所可能受到的外部环境侵蚀，而如果需要文档的管理或者重整，利用计算机的“查找”、“复制”等功能就可以较为便捷地进行。因此可以保持更长的时间。

3.3 空间的节俭性

传统的文书档案管理需要一个甚至几个较大的档案室，尤其是一些大的企事业单位，其文书档案的数量更多，因此会占用许多的空间资源。而如果文书档案实现了全电子化，那么无数的数据都将变成信息资源，需要一台或几台计算机就可以实现资料的储存和管理，能够节省大面积的空间。

4 文书档案全电子化的难点

4.1 对技术以及技术人员的要求提升

要实现文书档案的全电子化，就必须要进行文书档案管理设备的升级，而这些设备一般是高技术型的。而就目前来说，我们的电子信息储存设备在技术上仍然没有完全成熟，因此在管理当中会出现一定的问题，在走访当中，发现这些设备的效率虽然提升了不少，但是运行中仍然不可避免地有卡顿、运行不畅等问题，技术上的问题并不是一朝一夕可以解决的。其次，由于技术设备的升级，对管理中技术人员的技术要求也不断提升，如果实现了文书档案的全电子化，那么文书档案的管理者不仅需要掌握文书档案的管理技能，更要掌握计算机设备的使用甚至维护技能。笔者在对文书档案管理员的访问当中发现，这些人员基本都十分娴熟地掌握了文书档案的管理，但是在计算机技术上并没有过多的学习，因此有很大一部分有经验的档案管理者需要进行再学习，这也是文书档案全电子化的一个重要阻碍。

4.2 安全性的问题

文书档案事关一个行业的生存与发展，甚至有一些机密档案更是行业发展的关键，因此在文书档案的管理当中，对于安全性的要求是很高的，一旦出现安全问题，轻则丢失数据，重则使一个单位面临发展困境甚至造成重大损失。而在当前，网络信息安全一直是一个难以解决的问题。因此，要实现文书档案的全电子化，就必须关注这一安全问题。在近几年，由于信息数据库被入侵而造成企业亏损的例子屡见不鲜，这更为我们文书档案全电子化的发展敲响了警钟。

4.3 发展速度慢、经济消耗大

当前有许多单位的发展历史已经十分久远，因此其文书档案信息十分庞大。而 由于当前各個领域间的交流变得频繁，产生的数据信息也更为繁复，因此各个领域、各个阶层都已经有了庞大的文书档案数据。而以往的文书档案有许多是按照传统办法进行储存管理的。所以，要文书档案的全电子化需要一个漫长的过程，数据库的建立、文档的录入、管理办法的革新都需要大量的时间。而在这之中，也将耗费大量的人力、物力资源，需要购置更新的设备，因此经济基础也成为了文书档案全电子化所需要考虑的一个问题。

5 文书档案电子化发展策略

5.1 严把技术关

技术问题是制约文书档案全电子化发展的一个关键因素，也是文书档案电子化的基础，因此，在技术上应当严格把关。首先是在设备选择上，应当选择信誉产品，在这一点上可以到兄弟单位进行考察，选择更好的设备。其次，在管理人员的问题上，也应当加强技术培养，为相关职员提供再学习的机会，并鼓励职员进行再学习。最后，为了更有效地进行技术保障，可以适当引进相关的技术人才，更为有效地提升自身的技术水平。

5.2 保证安全性

对于文书档案来说，信息安全性是关键性问题，而电子信息的安全问题却是一个待解决的难点。因此，我们要实现文书档案的全电子化，更要注重信息的安全。首先，我们可以先对一些非机密信息进行电子化处理，机密文件仍然按照传统方式进行管理，避免由于电子信息泄露造成不必要的损失，在安全问题解决之后再完成文书档案的全电子化。其次，在信息数据库的安全性上，应当尽量加强管理，不断升级与更新安全系统，为数据安全提供更为切实的保障。最后，对于机密文件，还可以利用内部网络进行管理，不进行互联网的接入，有效保障信息的安全。

5.3 循序渐进

由于技术、经济等各方面的原因，想要快速完成文书档案的全电子化是不现实的，高速度容易带来各方面的问题。因此在文书档案的电子化发展当中应当循序渐进，有计划、有目的地进行改进，不可操之过急，避免造成不可挽回的损失。另外，在经济投资上，笔者也建议循序渐进，甚至可以利用这种经济控制的手段来控制文书档案的全电子化速度。对于企业的重要信息资源，谨慎与循序渐进也可以提供更多的安全性保障。

6 结语

在信息技术电子化的大潮当中，各领域的电子化发展已经成为了一种趋势，而文书档案的电子化能够为其管理发挥极大的作用。但是，全电子化却对文书档案的管理提出了许多的问题。本文笔者就从这些方面出发，从文书档案全电子化的可能性及优势分析了文书档案全电子化管理的可行性，并针对其难点找到了一些解决办法，希望能为文书档案管理的进步助力。

参考文献

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作者简介

罗佳豪（1994-），男，浙江省杭州市人。现为浙江越秀外国语学院本科在读学生。研究方向为汉语言文学专业 。

作者单位

浙江越秀外国语学院 浙江省绍兴市 312000