浅谈加强疾控中心声像档案管理的措施

朴雪花

摘 要：随着信息技术的不断发展，档案馆收藏资料向多种载体发展。如何管理好声像档案已成为疾控机构档案管理中的一个重要课题。本文主要针对疾病预防控制工作中声像档案的管理进行了分析，疾控中心中的声像档案管理引进了先进的信息管理技术，为疾控中心的发展建设做了有利的保障。但是疾控中心声像档案管理工作在实际的应用中还是存在了一些问题，为了加强疾控中心在声像档案上的管理，制定了进一步的加强措施。

关键词：疾控中心 声像档案管理 管理措施

声像档案主要是指社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的，以照片、影片、录像等不同材料为载体，形成以声音、影像为主，文字为辅的历史记录[1]。疾控中心档案管理中信息技术的引进，使大量的声像档案形成。但是疾控中心的声像档案的管理，还是存在了一些管理混乱的问题。

一、疾控中心在声像档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度不健全。档案管理制度的不健全，很容易对声像档案的统一造成影响，以至于在管理上形成混乱的现象[2]。

（二）声像档案保存时间短。因为声像档案在保管条件上的要求要比纸质档案的要求要高，单位没有对声像档案设置专柜，在受外界空气温度条件的影响之下，很难保存长久。

（三）档案管理意识不强，声像档案对归档有较强的时效性要求，如果照片和底片不能同時归档并以文字加以说明，日后很难追忆准确。另外，在有区域性的重大活动的时候，如果没有及时按照要求进行归档，很容易造成档案的流失。相关人员的专业性不强，把档案据为己有的情况或者丢失的情况时有发生。

二、疾控中心声像档案管理的加强措施

（一）提高档案管理人员综合素质，对声像档案的管理进行加强培训

疾控声像管理人员的综合素质和能力问题，直接影响档案管理的效率[3]。因为任何管理最后都是落实到管理人员去实施。所以，在疾控声像档案管理中，提高相关人员的自身素质和能力问题，是加强档案管理的基础。在以往的疾控中心声像档案管理中，很多管理人员都是专业不符，年龄偏大的人群，这跟其部门的薪资待遇上有很大的关系。面对这种现状，疾控中心在推进管理队伍的建设中要加大力度。第一，对于声像档案的管理人员加强针对性的培训，比如在声像档案的保存方法上，搜集整理上等。第二、引进相关专业的优秀人才。可以通过部门的相关政策，待遇等方面的有利条件，加大对优秀人才的吸引。让人才在档案管理工作上能留得住，并且工作干得好。最后，推进档案管理人员的继续教育，加强文化素质的提高，促进声像档案管理在未来空间的升级。

（二）加强档案管理的现代化建设，对声像档案管理环境加以改善

在本文的开头档案管理的问题上也说过，声像档案不同于纸质档案，它会受到空气湿度、温度以及环境的影响，不易保存。比如光盘，如果在使用的过程中有过划伤，直接会影响其声像质量。而电脑中保存的很多声像资料，一方面是受机体本身内存的影响，在容量上有一定的要求。另一方面，很容易受到电脑病毒的困扰。而在现阶段的调查结果中显示，现如今具备恒温、恒湿等条件的机构并不多，大部分还是停留在纸质保存的原始阶段，没有跟上适合现代化声像资料保存的环境建设步伐[4]。所以，声像档案的有效保存，促进环境建设是当下迫切需要进行的任务。

（三）健全声像档案管理制度，对档案的收集各管理上严格按照标准要求

声像档案不同于纸质档案，纸质档案中记载的文献如果在丢失的情况下，其补救的难度相对较小。但是声像档案一旦丢失，里面的声音以及图片和影像我们很难进行描述，补救的难度很大[5]。所以，针对声像档案的管理，比如保管、借阅、利用等，我们需要着重加强管理制度。制定有效的措施，实行责任制，对于管理工作上的开展，做到有章可循，有法必依，使其成为促进相关人员的自觉行为依靠，确保声像档案归档质量。对于已经形成的声像档案材料，要根据载体性能，不断的更新和备份。避免存储载体在老化和损坏的情况下造成材料的丢失。另外在声像资料的搜集上，由于疾控中心包括的范围很广，像疾病预防和控制、传染病、慢性病管理、职业卫生等等。疾控中心可以在各个部门设立信息收集员，最大限度的搜集声像档案资料。

（四）建立档案管理考评措施，创新档案管理模式

资料搜集、整理、价值鉴定、对档案进行统计、编辑、研究以及档案的提供、利用、档案的保存是档案管理的系列工作。工作的效率和质量，直接影响了档案资料的传承。为了使疾控中心声像档案管理工作开展迅速，建立一定的激励制度和采取相关的考评措施，是加强档案管理的高效手段。把管理人员的责任心，工作态度和服务意识以及创新全部纳入考核机制，通过相关考核，对管理人员予以精神和物质上的奖励，促进档案管理人员对工作上的效率提高服务质量。

总 结

声像档案具备了信息和信息承载的作用，它作为一种资源，是传承和保存信息的重要渠道。对人类文明社会的发展和传承具有重要的意义。声像档案中的巨大信息容量以及易于复制的特点，成为众多档案中最实用价值和意义。所以疾控中心要对声像档案管理形成高度重视，为后期的发展积累更多有价值的资料。

参考文献

[1] 汤丽芳.信息技术在疾病预防控制机构档案管理中的应用分析[J].办公室业务，2018（13）：141.

[2] 吴雁平，刘东斌.SWOT分析法在档案学研究中的应用情况分析[J].档案，2017（11）：12-17.

[3] 朱晓曼. 石家庄市疾病预防控制中心档案管理的现状与对策研究[D].河北大学，2017.

[4] 周心宇.加强疾病预防控制机构声像档案管理的探索[J].江苏卫生事业管理，2015，26（04）：126-128.

[5] 张美佳.天津市疾病预防控制机构档案工作现状及对策[J].职业与健康，2015，31（11）：1571-1573.