档案管理体系建设创新研究

王娜

摘 要：档案是国家机关、事业等单位在从事各种社会活动、生产活活动过程中，形成具有价值的材料，而且还是人类共同的精神财富。建立档案管理体系是档案改革的一项重要措施，也是档案工作保持健康发展的必要手段。因此，要想能够实现档案管理的现代化，就需要建立科学的档案管理体系。

关键词：档案 管理 建设 体系

一、加强档案资源基础体系建设

要加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。要强化档案资源管理，加强档案管理人员逐一深入各部门，与各部门主要人员面对面沟通，了解应归档文件内容，实地查看文件材料，指导相关人员制定文件归档范围和保管期限表，确保档案收集有据可依，应归尽归。要有计划地征集散存在国内外的珍贵档案资料，特别注意收集重大事件、重要活动等和关系人民群众切身利益的档案信息，并对档案实体和档案信息进行科学整合。要强化档案管理基础设施建设，建设专门的档案室。并按照档案管理相关规定，配备防盗门窗、空调、档案柜、灭火器等必要的档案安全保管设施和用品，保证了档案室的防火、防盗、防鼠、防光、防虫、防潮和防高温，确保档案安全。要把握好全面统筹、整体推进，更要突出和明确重点、抓住关键，从符合档案事业科学发展的实际去衡量，创新工作思路、突出工作重点。

二、整理精细化体系建设

要从思想上树立起高度的责任感和强烈的事业心，工作中做到一丝不苟、认真负责，电子台账等资料要与档案室存档资料做到一一对应，有据可查。要对档案进行分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全，是否缺页、露编。要严格履行交移交、调阅、入库、销毁等环节手续。要不断仔细梳理业务操作流程，做到移交资料全而准，审核严而精，操作细而快，不断提高档案入库质量。要不断完善档案管理流程，落实档案管理岗位职责，严格档案整理、移交、调阅行为，实现归档有交接、保管有目录等细则。要组织档案管理人员参加上级组织的各类培训，不断提升能力素质，使档案管理工作逐步步入规范化、标准化的轨道。要进一步提高档案工作管理水平，在规范的基础上通过对档案阅读、管理、分析，用足、用活、用好档案，有效地借鉴、活化档案。严格对照归档清单，规范顺序排列，确保档案完整，使档案工作向标准化、精细化、规范化管理方向扎实推进。所以，只有整个单位实施档案精细化管理，其他的管理环节才能环环相扣、相辅相成，使精细化管理步入常规化、规范化的轨道，共同组成一个紧密的精细化管理整体。

三、完善安全保密体系建设

要强化人们特别是档案工作者的安全意识，把档案安全第一当作档案事业的一项重要战略，把档案安全上升到战略的高度来认识，为档案安全构筑起坚固的思想防线。做好档案安全和保密工作，减少政治泄密事件的发生，有利于政府以及事业单位工作的顺利开展。因此，要建立档案安全保障体系，要经常对已配备设施设备，进行检查，并安排专人落实、做好档案库房的“八防”和电子、纸质等各种档案的保密工作，切实保障档案安全工作的顺利开展。要以信息化建设为要务，以建设智慧档案馆为目标，加快建立体系完备的档案数据库和综合查询服务平台，以科技化引领档案工作上水平，强服务。这些工作举措就是要采取主动防御的策略，着力消除可能发生的各种安全隐患，防患于未然。

四、管理制度化体系建设

制度是进行高效管理的有效手段。任何一个组织的正常运行，都需要以相应的制度做保障。制定规范的档案工作制度，对档案工作具有约束和导向作用。制定档案管理制度，是为了加强档案管理工作，提高档案管理质量，更好地为社会、为民众、为企事业服务。进一步健全关于档案管理的各项规章制度，建立一套包括借阅制度、查询制度、保管制度、档案管理员岗位职责等在内的科学完备的规章制度，并强化制度贯彻执行，夯实档案管理基础。由此可见，现代档案管理制度体系的建设应包含档案工作规章、档案管理制度、档案业务规范和重點档案工作制度等方面的内容。因此，必须要通过进一步完善制度规定，确立了“制度健全、管理规范、调用方便”的档案管理长效机制，以此保证档案管理工作的安全，提高了档案管理工作效率，发挥了档案在单位管理中的作用。

五、提高档案利用体系建设

档案利用是档案工作的核心环节，也是档案搜集、整理、保管、鉴定各个环节完成后最终价值的实现过程。档案利用体系建设是档案事业发展的效益工程，在创新方式、丰富内容上下功夫，着力拓展档案利用体系建设。档案管理者可以主动为档案利用者服务，档案人员可以走出档案馆的大门开展形式多样、丰富多彩的宣传活动，扩大档案信息的利用范围，提高人们的档案意识，引导人们利用档案，只有通过宣传档案利用事例比其他形式的宣传更生动，更有说服力，更能唤起大家的档案管理意识，使大家都来支持和理解档案工作，不断促进档案事业的发展。要打破一些“条条框框”的束缚，拓展档案服务领域，丰富档案服务内容，创新档案服务机制，完善档案服务手段，提高档案服务质量，改善档案服务条件，变被动服务为主动服务，变被动利用为主动利用。要本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把不断满足全社会人民群众对档案信息的需求作为档案工作的重要环节，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。

六、结束语

总之，和谐社会背景下需要对档案管理工作进行全新的思考和改革，这既是社会主义和谐社会民主法治、公平正义、诚实守信等社会内涵对档案管理工作的内在要求，又是社会主义市场经济体制对档案管理工作提出的新的挑战。因此，我们要不断提高档案管理建设，从而促进档案管理各项工作的不断发展与进步。

参考文献

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[3] 周玉玲.纸质与电子档案共存及网络环境电子档案管理模式[J].中国科技博览，2009：44-46.