对企业档案数字化建设的分析和思考

钟健文

摘 要：随着社会的进步，我国的数字化建设水平的发展也突飞猛进。信息网络技术和计算机技术的迅速发展将人类推入了数字化时代。在当今这个竞争激烈的市场经济时代，企业的各项工作必须与时俱进，跟上时代发展的步伐，才能够确保在激烈的竞争中稳步发展。企业档案管理工作在企业的运营发展过程中发挥着重要的作用，档案管理工作不仅是企业生产经营活动的原始凭证和原始记录，而且可以为企业的未来科学发展提供可靠的数字依据。因此，分析企业数字化档案管理中存在的实际问题，并研究加强企业数字化档案管理的有效策略，对于企业的稳定、健康、持续发展具有非常重要的意义。

关键词：企业档案 数字化建设 分析和思考

引 言

企业档案是企业的信息资产之一，纸质版的档案资料不利于保管，随着现代信息技术的不断应用和发展，加强企业档案数字化建设，对于企业档案的数字化保管、分级保管以及部署管理等具有重要作用。企业档案数字化建设能够实现对企业档案资料的多形式管理，文件的转换形式更加便利，并且能够根据实际情况，完成档案资料的查阅、检查、补录以及删除、修改等。关于企业档案数字化建设工作的具体实施方案和相关要求等均需要从实践分析的角度展开研究与探讨。

一、档案数字化管理在企业管理中的意义

数字化的档案信息和信息化的档案管理手段是档案数字化管理的两个主要内容。档案数字化建设是现代企业信息管理工作的主要内容，档案完整性和使用价值的高低其实就是企业管理水平的一种体现。档案数字化建设对企业管理来说，其一，由于缩小了占地空间，节省了保管费用，为企业节约了运营成本，还有效避免了传统档案管理中出现的资料反复复制浪费纸张，浪费人力的问题。其二，档案数字化建设中通过充分利用网络信息资源为企业提供当下急需的信息资源，整个过程便捷高效，促进了企业生产效率的提高。其三，档案数字化建设最大化实现了资源的共享，档案信息可直接通过网络渠道供多个使用者下载，提高了档案信息的利用率，充分发挥了档案信息的价值，在一定程度上促进了企业经济效益和管理效益的提高。

二、目前企业档案管理工作存在的问题

（一）工作规划不合理

事实上，在建设企业数字化档案管理的进程中，许多企业都不具备整体性。很多时候，在相关数字化档案管理工作中，企业会通过以局部带动整体的形式开展工作，然而，这样的工作方式常常使相关工作部门不能实施统一有效地沟通，为相关部门的沟通协调带来困难，为企业的协调运作产生不利影响，从而大大降低了企业工作效率，降低了企业的经济利益。

（二）数字化管理不科学

目前的数字化管理不科学，主要表现在四个方面。第一，在实际工作中，许多企业的办公系统与数字化档案管理系统存在不兼容的问题，这一问题的存在为档案管理工作增加了工作难度，在相关文件需要整理归档的时候，往往需要进行格式的转换才能顺利归档，极大地增加了工作负担，降低了企业的工作效率。第二，一般情况下，企业在保存管理电子档案的同时也会保存纸质档案，这造成了许多不必要的浪费。许多企业对建立数字化档案管理的工作缺乏足够的认识，在实际工作中，对电子档案的接受度不够，而在时代发展的今天，建立电子档案是一种必然的趋势，然而相关企业在进行了电子档案整理工作后又对相关纸质档案进行实施归纳整理工作，在浪费纸张资源的同时也浪费了人力资源，极大地降低了企业的工作效率。

三、建立数字化档案管理的方法

（一）加大数字化档案信息数据库建设的力度

在企业档案数字化建设的过程中，档案数据库的建设是最关键的部分，其关系到企业今后进入数字化档案管理的顺利性。对此，一方面要加大档案信息资源数据库建设的力度，主要从两个方面入手：一是检索型档案信息数据库，主要针对开放性的档案，提供范围、目录和检索途径。二是文件型档案信息数据库，主要用于完整顺利地载入档案文件，为企业提供通过网络获取档案信息的服务，因为这两种是应用最广泛的档案信息数据库类型。另一方面，加大电子文档管理系统的建设力度，电子文档管理系统是以数字化形式存在的一种软件应用系统，针对各种电子文档，其具有强大的录入、修改、查询和归档等功能，该系统还同时具备强大的扫描和数码摄像功能，能将传统的以纸质形式存在的信息内容进行数字转化，并对转化后生成的电子文件进行科学的管理，包括起草、审核、签发和归档等流程，最后对这些电子文件的储存和使用情况进行实时监控。

（二）加强基础设施建设，提高人员综合素质

要想实现钢铁企业数字化档案管理工作的科学化和规范化，必须首先加强基础设施建设，将企业中已经过时的、不能够满足数字化管理要求的基础设施设备及时更换，对于数字化档案管理的重要部件要尽快着手采购添置，对于存在问题的硬件设备可采取维修与更换并举的措施，尽可能在达到现代数字化档案管理要求的基础上降低预算成本。其次是强化企业工作人员综合素质建设，包括强化人员的专业化水平、技术技能、责任意识、创新意识以及安全意识等。

（三）加强职业培训

现代企业在经营发展的过程中，要做好档案管理的工作，这是因为企业的档案资料关系到企业的业务信息，对于企业的经营、计划和发展等具有重要的信息参照作用。企业在经营活动中产生的不同业务信息，形成档案资料，对于这些资料内容的保管，对于企业的综合管理具有重要的参考和借鉴作用。现代化的信息技术在企业档案管理中的应用，改变了传统档案管理的模式，保证档案文件信息的安全性和保密性，在企业档案数字化建设工作中，则需要进一步加强对企业档案管理人员的专业化培训，使其能够强化自己的责任意识，在档案管理的工作实践中正确操作和使用相关的数据库系统完成档案管理工作。档案管理人员的专业培训中，要能够在信息资源的合理利用中，对档案資料进行搜集、整理和归档，实施规范性操作，使企业档案数字化建设工作实施更加具有实践性特点。

（四）建立数据库

企业在经营管理的过程中，需要加强档案资料的管理，这是因为企业在不同的业务活动中，产生的档案资料均属于重要的信息凭证，记录的信息内容，对于企业的综合管理以及相关战略计划制定等具有重要作用。企业在档案管理工作中进行数字化的管理，需要对相关应用平台和数据库系统等进行建设和完善，并在此基础上利用先进的计算机网络，提高企业档案数字化建设的总体效益。在档案信息数据库系统的构建中，要保证数据库系统的稳定性、安全性、规范性和完整性，同步建立文件型数据库和检索型数据库。企业档案数字化建设工作的实施，主要是为企业的档案管理提供先进的信息技术应用平台，建立和使用的数据库系统要求具备文本保存和信息检索的功能。这是因为企业的档案管理，对于文件信息要能够实现电子化和数字化的保存，同时，要满足企业内部人员的档案检索和文件调阅需求。

结 语

数字化档案建设与管理是各行各业不可回避的问题，它涉及跨专业的融合，也关乎企业在“大数据”背景下的生产经营，因此，受到企业管理者、档案专业人员、信息技术人员的日益重视。随着数字化时代的快速发展，信息技术带给了档案管理极大的便利，数字化档案建设成为必然的趋势，也随之成了企业不得不面临的挑战。对于数字化档案建设与管理，我们还需通过不断的努力，在实践中探索，实现数字化档案有效、安全和高质量管理，共同促进档案管理的发展与创新。

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