商品条码系统成员档案管理分析

王芳

摘 要：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中自己接形成的有价值的各种形式的历史记录，商品条码是实现商业现代化的基础，是商品进入超级市场、POS扫描商店的入场券。近年来，随着经济的增长，我国的条形码系统成员数量急剧增长，电子商务的发展对系统成员产品信息共享的要求也越来越高，对系统成员商品条码档案管理工作提出了更高的要求，如何进行更为有效的管理以及将系统成员档案的价值得到充分的发挥是目前工作中面临的主要任务，相关管理部门也将这一问题当做了重点任务来抓。本文针对系统成员档案管理的问题展开进一步的探讨，希望在今后的工作中能够有效地发挥其价值。

关键词：商品条码；管理；档案

商品条码是由一组规则排列、尺寸和颜色有一定规定的条、空及对应数字构成的特殊符号，是表示一定信息的商品标识。它是一种利用光电扫描阅读设备给计算机输入数据的特殊代码，以便于机器读出的形式传输信息，是实现商业现代化的基础，现已广泛应用于生产制造和流通、电子商务等领域。随着全球经济一体化进程的加快移动终端技术的发展，商品条码在现代化商业中的作用越来越受到重视，商品条码系统中成员数量井喷式发展，在这一过程中产生了大量的业务档案，而商品条码编码所要求的唯一性、永久性原则要求我们需要对各系统成员的历次业务档案进行有效的管理，本文将针对如何对商品条码系统成员的档案管理问题进行阐述，以便为商品条码及系统成员的产品管理提供原始依据，保障条码市场有效运营。

1 加强商品条码系统成员档案管理的必要性

商品条码系统成员档案是在商品条码注册、续展、变更等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它包括申领单位提交的各类材料的原件、复印件等各种原始文件。在经济领域，档案是工农业生产、工程建设、科学研究的信息基础，对维持经济运行、创造经济效益有着具足轻重的作用。自1988年我国成立中国物品编码中心以来，我国的商品条码工作已有近30年的历史，大大推进了我国电子商务和商品流通领域信息化的发展。在申请商品条码系统成员资格时，企业必须提供所需的申请材料到所在地的编码分支机构办理厂商识别代码注册手续，由国家物品编码中心审核后赋码，此后还要定期续展，有必要的还要办理变更、合并等相应手续，最近几年来，国家中心又将系统成员的产品信息备案作为工作的重点，要求系统成员填报本企业所有产品信息，致使在日常业务中形成的原始文件越来越多，鉴于大多系统成员由于管理制度不完善或人员素质不高，对本公司的登记或产品状况管理混乱，常常需要查询相关的企业登记信息或产品信息，给我们加强业务档案管理提出了需求，另一方面，我们需要更好地掌握系统成员的历史沿革，确保码段的合理规范分配和条码市场的合规运营，档案作为人类社会活动的真实记录，是社会信息资源构成的一个重要组成部分，信息储量大，具有广泛的实用性。只有深刻认识到商品条码系统成员档案管理的重要性，才能保证商品条码成员档案发挥其应有的价值。但从目前的情况看，商品条码系统成员业务档案管理工作尚处于初期阶段，并未形成全国统一的管理体制和体系，为了更好地为商品条码系统成员的管理提供更可靠的原始依据，所以，近几年来国家物品编码中心一直强调要加强系统成员业务档案管理工作。

2 做好商品条码系统成员档案管理的建议

鉴于商品条码成员业务的飞速发展和系统成员档案管理工作的现状以及开发利用的前景，商品条码系统成员档案的管理问题成为目前需要解决的重点问题之一。笔者针对现有情况提出了几点建议，希望在今后的工作中，可以不断完善档案的管理流程，使之得到更好的发展。

2.1 采用有效手段，实现对纸质档案的妥善保管

在日常工作中形成的大量的紙质档文件具有较强的凭证价值，虽然商品条码基本信息档案管理相对于综合档案管理而言，在鉴定、归档立卷、整理等各方面都比较简单，但如果没有明确的管理制度为指导，很容易造成管理上的混乱。所以首先应当确定档案管理工作流程，对归档范围、立卷方法、利用和销毁程序都要根据实际需要做出明确的规定，制定和完善收集--整理-立卷-移交等各环节的规范和制度。按照商品条码工作规范，系统成员基本信息档案包括基本信息登记表、批准证书、相关单位的证明文件及其他一些必须文件，这些都是应该收集的原始资料，应认真按照归档要求收集审核归档整理，为避免档原始文件丢失尽量争取在业务办理完成后一周内接收归档。应按照系统成员的存续时间科学地确定保管期限，建议对于已经注销的系统成员的商品条码档案也应长期保存。

按照商品条码的编码规则，一般情况下国家物品编码中心给每个系统成员分配一个厂商识别代码，系统成员再自行分配产品代码，因此应按照存续状态（现存或注销）——注册年度进行分类，将每家系统成员作为立档单位，按照厂商识别代码编号和排序，将注册、续展、变更、补证、胶片订单等档案文件按时间顺序进行排放，这种档案管理方式是当前比较推崇的，也是一种科学化的手段，不仅可以保证各系统成员商品条码基本信息档案的独立性、完整性、客观地反映每个系统成员的历史面貌，而且有利于将新产生的档案文件归档和卷内文件的查询利用。

2.2 利用现代技术，实现对系统成员档案的电子化网络化管理

人们对档案的利用需求是多方面的，依靠传统的手工检索方式已不能满足社会的需要，而数据库对信息量的资源进行信息化管理已经非常成熟，开发利用专用管理软件、建设对外互联网开放管理平台已经是紧迫需要。现代信息技术的发展已经对档案信息资源的开发利用产生了巨大的影响，电子文件归档、电子档案管理以及电子技术处理，对档案信息资源开发利用提出了新的要求。用对于商品条码系统成员来说，成员档案原件即是信息资源，应将现有的纸质档案进行电子扫描归档入电子数据库，使用电子设备对档案信息进行检索、编研、统计，全面实现计算机管理，以大大提高工作效率和档案信息开发效益，推进档案管理网络化管理和档案信息共享。

实现对系统成员档案的电子化网络化管理是一个复杂的系统工程，包括纸质申报材料的电子化、索引数据库的构建、文件存储系统的建立，电子档案的调阅应用等，不仅需要摄像头、数码相机、高速扫描仪、电脑、网络服务器等各种硬件设施，更需要相应的软件技术作支持。不仅要实现电子档案的采集、传输、存储、管理、质量审核、应用等系统功能，更需要安全加密、容灾处理等功能，不仅要保护电子档案信息的安全，还要保护档案信息存储载体和系统设备的安全。在信息采集方面也有特殊的要求，比如在建立机读目录时要采集厂商识别代码、档案分类、建档时间、录档时间等信息，开发快捷的检索方式。当然，电子档案建立是基础，应用才是服务于社会的重点。电子档案管理系统建成后，通过厂商识别代码、企业名称等对电子档案进行模糊检索，并根据检索得到的电子档案题录信息调阅电子档案全文，还可根据实际需要进行打印操作。另外，还应积极开发受理或网上业务办理时同步采集电子档案，实现即时归档，大大提高档案工作效率。

结束语

档案信息资源的开发，就是应社会需求，将档案信息资源最大化地发掘出来，以起到扩大社会化大生产的目的，从而创造社会效益及经济效益。我们应转变服务观念，大力开发档案信息资源，为社会经济发展服务。

参考文献

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