社会保险档案管理系统的创新

杨丽丽

摘 要：社会保险档案管理信息化是时代发展的需要，更是当今政府部门工作质量及效率提高的重要标志。这就要求工作人员重新调整社会社会保险档案管理的思路，确立出符合当今国情的社会保险档案管理框架和方法，通过大家的不断努力尽快实现社会保险档案管理信息的社会化服务。本文首先说明了社会保险档案管理信息化建设的重要性，然后分析了当前社会保险信息化管理中存在的问题，最后详细阐述了社会保险档案管理的信息化措施。

关键词：社会保险；档案管理；信息化；安全；人才

1 社会保险档案管理信息化建设的重要性

1.1 方便档案的检索和使用

社会保险档案管理信息化，使用者只要输入关键词，计算机上就会快速呈现出所要查询的相关资料信息，大大提高了信息检索效率。同时还可以采用电子加密技术对档案进行机密处理，这也在很大程度上提高了社会保险档案信息的安全性。

1.2 可以实现档案信息资源的科学管理

社会保险档案管理信息化可以使档案管理部门的工作走向开放化，使新型的信息采集、管理和服务职能取代传统的档案保管和利用职能，这不仅体现了时代的发展和社会的进步，更提高和优化了保险社会服务。

1.3 可以提供智能化服务，提高档案信息利用的时效性

社会保险档案管理信息化，可以使档案信息通过远程服务实现资源共享，提高了使用的便捷性，大大缩短了档案的编著时间。要实现档案管理信息化工作的顺利运行，就要使广大的工作人员改变传统的档案管理思想，加强学习，不断提高自身的信息化管理意识，将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴，努力将复杂工作简单化，简单工作规范化。

2 当前社会保险信息化管理中存在的问题

2.1 档案管理信息化模式实效不高

一些社会保险档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方而脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理然后，借助社会保险档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少社会保险档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对社会保险档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视社会保险档案管理系统的建设，而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致社会保险档案信息化建设效益低下。

2.2 信息安全保密程度不高

在信息时代，由于网络等技术的应用，使得社会保险档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵、工作人员无意泄漏等情况外，电磁泄漏、剩磁泄漏等威胁更是防不胜防。

2.3 档案信息管理人才培养的不足

当今社会保险管理部门既熟知档案管理知识，又具备信息化技术的人才可谓是凤毛麟角，政府还没有把培养信息化档案管理人才纳入到主要的工作仟务进程当中，这也是导致档案信息管理人才严重缺乏的重要原因之一。

3 社会保险档案管理的信息化措施

3.1 建立规范标准的社会保险档案管理信息化机制

要想建立起規范标准化的社会保险档案管理信息化机制，就一定要确保档案管理网络的安全性，这就要求档案管理机制必须规范化。我们可以努力从这两方面做好：创新档案管理制度，完善档案管理工作的各项机制，逐步统一各项工作标准，细化各项工作，制定各项安全措施；统一档案管理标准，这样能够保证档案资源库的正常建立，使整个档案信息网络工作保持畅通，顺利实现社会保险档案的资源共享。

3.2 完善社会保险档案管理信息化工作的服务方式

我们要想让社会保险档案管理信息化建设工作顺利进行，就必须采用可以开发社会保险信息资源和创新服务方式的先进技术。例如：已经在档案管理部门初步实现的计算机信息管理服务，可以设立相应的制度和标准，这样可以大大避免资源的重复开发和过度浪费；也可以启用相应的公共网络服务系统，利用电话、计算机网络等公共网络为社会保险档案信息化提供更加优质的服务。

3.3 提升档案信息化建设人员的专业素质

在进行档案数字化管理时，首先，应当确保档案管理人员具有高度专业化技术水平。档案管理人员应当采用电了加密或数字签名技术对电子文件进行归档管理。其次，档案管理员应当对归档的电子文件进行备份处理，定期检测档案数据库存放服务器的防毒杀毒防攻击能力。最后，档案管理人员应当加强学习如何将电子文件档案移出进行长期保存，避免出现计算机系统损坏或其他意外事故、自然灾害时，导致档案的信息丢失。

3.4 加强档案信息化建设的网络安全控制

（1）访问控制。访问控制是网络安全防范和保护的主要策略，它的主要任务是保证网络资源不被非法使用和非法访问。访问控制可以说是保证网络安全最重要的核心策略之一。根据访问控制的内容，访问控制可分为入网访问控制和网络的权限控制两种。一是入网访问控制。它控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源，同时也控制准许用户入网的时间和准许他们从哪台工作站入网。用户入网访问控制有两道防线，第一道防线就是防火墙。防火墙通常设置于某一台作为网间连接器的服务器上，并与网络的其余部分隔开，在内部网与互联网之间建认起一个安全网关，使访问者无法直接存取内部网络资源，保护网络资源免遭其他网络使用者的擅用或侵入。二是网络的权限控制。网络权限控制是针对网络非法操作提出的一种安全保护措施。用户和用户组被赋予一定的权限，它指定用户和用户组只可以访问哪些目录、子目录、文件和其他资源，限制用户可以执行的操作，防止用户越权操作。

（2）硬件防护技术。电子档案载体极易受到环境的影响，因此应当定期检测和拷贝，检测每年进行一次，采用等距抽样或随机抽样的方式，样品数量应不少于10%为宜；拷贝应每4年一次，要求多重备份，以防数据丢失，并且原载体继续保留的时间不少于4年。对于电子档案的检测和拷贝，必须建立相应的跟踪记录，避免发生人为的误操作。

3.5 加强档案信息资源开发利用

通常社会保险档案部门现有的主要档案资源仍然以纸质资源为主，在进行信息化管理转变的过程中，首先要对这类档案进行数字化转换，通过扫描等转换方式将纸质档案文件进行二次保存，可供网络查询和使用。

结束语

总之，为提升档案管理信息化水平，我们只有基于档案管理信息化内涵，针对实践工作中包含的问题，制定科学有效的信息化工作策略，方能达到事半功倍的工作效果，适应信息时代发展要求，实现又好又快的全面发展。

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