浅谈法院档案信息化建设

2017-03-04 20:28王传飞
成长·读写月刊 2017年1期
关键词:档案信息化

王传飞

【摘 要】人民法院档案信息化建设是法院信息化工作的重要组成部分,随着现代社会信息化程度的提高,人民法院档案信息化建设也日益成为大家普遍关注的问题,档案资源的合理有序共享是实现司法便民的有效途径。在当前“互联网+审判”时代,如何依托信息科技着力建设档案信息化工程,是人民法院当前需迫切解决的课题。

【关键词】档案;信息化;困境应对

一、法院档案信息化建设现状及梳理

(一)档案存储情况。法院现存档案主要分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案,诉讼档案从2012年以来才陆续将案件材料扫描进入系统,信息化比例较低。2012年以前的库存档案基本还处于传统纸质档案保管模式。

(二)档案管理利用现状。从档案管理使用方面看,随着司法公开的不断深入,案件审理的透明度也不断增强,社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高,对诉讼档案的查询需求也与日俱增。

(三)檔案信息化建设情况。目前,从事档案管理工作的人员较少,有正式编制的更少,聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例低。另外,档案室尚未完全建立档案管理长效机制,现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。

二、基层法院档案信息化建设困境

(一)档案电子化利用效率不高。当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快,目前使用的审判信息管理系统优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节,档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后,已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库,使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事档案查阅在档案利用中占比达63.26%,如果不进行扫描,显然影响电子化数据运用,进而影响档案信息化建设进程。

(二)实践中档案归档模式不统一。省高院要求结案后15日内必须归档报结,各市归档模式也不尽统一。没有统一的归档标准也给档案信息化建设带来了困难。

(三)对档案信息化建设认识不足。少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够,认为这是可有可无的事,即使争创档案信息化一级达标,也是办公室档案人员的事,与己无关。但档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助,单单靠档案管理人员,是很难实现档案信息化。

三、基层法院档案信息化建设对策

(一)加强组织领导,稳步布置信息化建设工作。档案信息化建设工作应坚持以利用为中心,充分发挥档案信息化工作的效用,服务于司法审判工作,服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发,将档案信息化建设列为全年重点工作计划,注重检查档案信息化建设工作的进展情况,帮助协调工作中的矛盾,解决实际困难。

(二)加强有序管理,夯实硬件基础设施。我院将以档案数字化工作为契机,依托先进管理技术,实现档案库房智能化管理,并加强档案库房硬件建设。

(三)推广应用律师服务平台,探索网上档案预约查询。根据最高院要求,逐步建设档案信息化服务窗口,由律师为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助。积极与司法局、律师协会建立沟通协调机制,尝试推广应用律师服务平台,进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能,当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约,实现档案定点定时查询。

(四)开展法院间远程调阅卷工作,落实便民诉讼。在诉讼服务中心专设电子档案查询窗口,当事人或其代理律师可申请异地档案查阅,在完成对申请查阅档案的异地远程查阅授权后,当事人即可查阅异地法院的授权电子档案并自行打印。法院间远程调阅不仅卷免去当事人远赴外地查阅档案的奔波之苦,更是“互联网+”时代法院间积极配合便民诉讼创新之举。

四、结语

总之,随着档案信息化建设的不断深入推进,档案管理工作在当前审判活动中的地位将日益重要。法院诉讼档案管理必须及时改进组织架构,实现科学有效管理,并以“科技强院”为契机,着力建设诉讼档案信息化。在“互联网+审判”时代,档案信息化工作不仅给法院自身档案管理带来便利,还能够共享全社会的法律资源,从更高层面上推动了审判工作的公平、公正与公开。

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