人力资源管理中人事档案管理的作用

于洪鑫

(哈尔滨市第三中学校，哈尔滨 150001)



人力资源管理中人事档案管理的作用

于洪鑫

(哈尔滨市第三中学校，哈尔滨 150001)

中学应重视人事档案的管理，了解人事档案管理对人力资源管理的重要作用。采取积极有效的措施促进人事档案管理工作的开展，建立完善的人事档案管理制度，促进信息技术在档案管理中的应用，提高人事档案管理的效率和质量，不断推进中学人力资源管理以及人事制度的改革。

人力资源管理；人事档案管理；作用

1 人事档案管理

1.1 人事档案管理与人力资源管理的相关性

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，是一个人社会生活的真实反映。人事档案管理是对人事档案的收集、整理、统计和保管工作。人力资源管理是从组织管理工作的实际情况出发，从事组织内人员的招聘、培训、使用等活动，是对人和物的科学管理、组织、培训，维持人力物力间的平衡，适当控制调整人的心理、思想和行为，充分调动人的主观能动性。

1.2 现代人力资源管理工作对人事档案管理工作的新要求

1.2.1 事业单位核心价值体系的形成

核心价值体系的形成是事业单位核心价值观的体现，是事业单位发展和形成凝聚力的基础，优秀的事业单位核心价值观能挖掘单位内的智力资源，是单位自身发展的思想武器和战略目标，人事档案管理工作也要重视对事业核心价值体系的构建，对事业核心价值体系的形成和发展提供有促进作用的人才。

1.2.2 综合价值评价体系的建设

现阶段，对人才的考核评价逐渐从传统的单一技能考核转向多层次、多角度、多专业的综合价值评价，个人要素评价方式逐渐被淘汰，事业绩效、组织绩效和团队绩效基础上的个人考核评价适应人力资源管理对人才专业技能和综合素养的需求。

2 人事档案管理工作对人力资源管理的作用

2.1 保管人力资源的相关信息

中学人事档案管理是对中学人力资源的相关信息进行记录、保存，人事档案中记录着教职工的个人基本信息，例如年龄、学历、籍贯、职位、奖惩以及社会经历等内容，通过人事档案信息管理，对学校教职工给予客观、准确的评价，有助于学校对教职工进行全面的了解和开发，为学校的人力资源管理提供科学的依据。

2.2 为人事变更提供依据

学校的人事档案与学校流动人员的薪酬有直接关系，当学校出现人事变更时，人事档案就成为变更的依据。但学校教职工工作变动时，要将其人事档案转到新的单位，人事档案在一定程度上决定员工在新单位的薪酬以及福利待遇，人事档案是关系学校教职工切身利益的重要资料，学校应积极做好人事档案管理工作。

2.3 证明学校人员素质

中学的人力资源管理工作具有一定的复杂性，涉及的内容比较多，包括学校教师以及教辅人员的招聘工作，学校招聘会根据应聘者人事档案的相关内容，例如年龄、学历、以往的工作情况、奖惩等作为人才招聘的依据。虽然现在的人事档案中不乏虚假信息，但是，对于一些无法在短时间内观察和了解的内容，依旧需要以人事档案中的信息为准。

2.4 有助于教职工信息的审核

定期对教职工的教育教学等工作情况进行考察，并以此为依据决定教职工的奖金、薪酬以及职务晋升等，这些考察要根据教职工的学历、年龄、工作时间等。人事档案作为这些信息记录的载体，在中学的人力资源管理中发挥着积极作用。积极加强人事档案的信息录入、保管等工作，保证人事档案信息的可靠性和真实性，为人力资源管理提供科学依据。

2.5 实现人力资源的优化配置

中学的人事档案中记录着学校教职工的基本信息，可以根据这些信息检查学校的人力资源配置是否合理，科学、完整的人事档案能为人力资源的优化配置提供科学指导，对人才的需求进行合理的预测，找到适合学校发展的人才结构模式，了解学校中的人才空缺情况，从而有针对性的进行人才招聘，促进中学人才管理的良好发展。

3 强化人事档案管理在中学人力资源管理作用的对策

3.1 树立人事档案管理理念

要做好人事档案管理，促进人力资源的优化配置，首先要提高学校领导、管理者对人事档案管理的重视程度，树立人事档案管理理念，为建立完善的人事档案管理制度打下基础。推进人事档案管理制度的建立，使人事档案管理为人力资源管理提供良好的服务。

3.2 建立完善的人事档案管理制度

当前，中学人事档案管理出现问题的主要原因是人事档案管理制度不完善，造成人事档案缺失、造假现象时常发生，给学校的人力资源管理工作带来一定的影响，不利于学校的持续发展。应积极建立完善的人事档案管理制度，从人事档案的收集阶段开始，对处理、归档、编目以及保存等环节都建立完善的管理制度，实现人事档案管理工作的科学化、规范化，促进学校人力资源管理工作的高效开展。

3.3 实现信息化的人事档案管理

传统的人事档案管理是以纸质为主，通过人工对纸质档案进行整理、保管，工作效率比较低，容易出现失误。学校应积极应用现代化的信息管理方法，实现人事档案的信息化管理，提高管理工作的效率。人事档案的信息化管理是在人事档案管理过程中，应用计算机网络技术，对复杂的人事档案信息进行整理和保管，便于日后的查找、检索和使用，能有效避免传统人事档案管理中出现的失误，为学校的人力资源管理提供优质服务。

3.4 实现人事档案信息的多样化

人事档案管理是学校对教职工进行考核评估的重要参考，人事档案信息的详细性、真实性有助于实现考核评价的科学、合理。这就需要人事档案信息的内容更加全面、充实，在进行教职工信息记录时，不仅要保证教职工个人基本信息的准确，还要记录涉及教职工个人能力素质的各项内容，例如个性才能、价值取向等，实现多样化的人事档案信息，为学校的人力资源开发和利用提供科学的依据，以便更加合理的使用人才。

3.5 提高人事档案管理人员的素质能力

中学必须加强人事档案管理人员的教育培训工作，提高人事档案管理人员的档案管理知识，强化计算机网络技术，使人事档案管理人员能够科学有效的利用计算机进行人事档案信息的录入、归档、管理、查阅以及检索等，提高人事档案管理工作的效率和质量，为中学的人力资源管理工作提供科学的参考依据。还要加强人事档案管理人员的职业道德以及思想教育，使其树立责任意识，积极的投入到人事档案管理工作中，全心全意的为学校工作服务，促进中学的持续发展与建设。

3.6 提高人力资源配置的合理性

高质量的人事档案管理工作可以为人力资源管理工作提供必要的职工信息，了解不同职工各自的特点，根据人才能力和特点之间的差别，取长补短，将人才相对优势最大化，实现人力资源在不同部门、组织和系统之间的有序流动，给人才提供发挥和成长的空间。

3.7 提高人力资源需求预测的准确性

组织内部的变化对人力资源需求的影响最为显著。为了及时了解组织内人力资源需求变化情况，要开展人事档案的深入研究，通过必要的分析，形成档案分析报表，帮助人事主管部门及时了解人力资源的需求变化情况，编制更合理的人力资源应用计划，对人力资源需求进行科学的预测。

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The effect of personnel files management in human resource management

YU Hong-xin

(Harbin No.3 Middle School, Harbin 150001, China)

Secondary schools should pay attention to the management of personnel files and understand the important role of personnel file management on human resources management. It should take active and effective measures to promote the development of personnel file management, establish a sound personnel file management system, promote the application of information technology in archives management, improve the efficiency and quality of personnel file management so as to continuously promote the human resources management and personnel system reform.

Human resource management; Personnel file management; Effect

2017-04-28

G271

B

1674-8646(2017)11-0010-02