浅探信息化条件下会计档案的电子化管理

李剑飞

摘要：随着科技的不断发展，现代信息技术在诸多领域都得到推广，会计档案管理更加趋向于电子化，同时，对电子档案的环境和应用背景提出更高要求。在当前的档案管理中，存在一些不足和问题，致使会计档案电子化管理工作效率不高，本文分析了会计档案电子化管理的特征，对其中的问题进行了阐述，提出了有针对性、行之有效的应对策略。

关键词：信息化条件 会计档案 电子化管理

在当前的会计档案管理中，传统的管理方式逐渐被取代，电子化管理模式兴起，纸质档案与电子档案共存，会计档案管理工作面临更加严峻的挑战。

一、全面分析会计信息化背景下电子档案的特征

（一）电子档案需要较高水平的载体环境

对于传统的纸质会计档案，需要提供较大的空间进行存储和处理，工作流程复杂，管理难度较大。电子档案空间需求不大，便于进行查询，主要存储在磁介质上，因此，对存储环境要求相对较高，一旦外界环境对其造成影响，如潮湿度等，都有可能引发磁介质被损毁的现象，信息存储遭到威胁。

（二）电子档案很容易遭到破坏

对于电子档案，其主要考磁介质进行存储，信息处于高度集中的状态，与纸质档案差别较大。电子档案在被更改之后，通常很难留下痕迹，为此，电子档案真实性被降低。同时，磁介质具有一定的使用期限，在存储的过程中，数据资料也很可能被破坏，加之设备的更新，会计数据的真实性都受到威胁，引发会计失真。除此之外，也要注意人为破坏的发生，避免造成信息的丢失。

（三）电子档案信息更加丰富、领域被拓展

在传统的会计档案中，其主要的内容是反映经济业务的资料，在电子化的会计档案中，除了传统意义的信息档案之外，还包含了存储在磁介质上的电子数据，也就是说，档案资料信息更加丰富。

（四）会计档案的共享性和高速性得以增强

在信息化环境下，电子档案借助计算机实现处理，在数据整合方面更加突出，速度更快，同时，借助网络实现快速地传递，方便信息的共享，共享程度更高。为此，会计档案电子化管理使得处理速度提升，能够最大限度地发挥档案本身的价值。

二、系统介绍会计信息化环境下电子档案管理中存在的问题

（一）缺乏完善的管理制度

在当前的电子会计档案管理中，主要是由财务软件的管理人员承担保管的工作，但是，这些人员缺乏专业的档案管理能力，在操作过程中，管理不科学的情况时有发生。在会计电子档案管理过程中，一旦缺乏完善的制度作保证，很容易出现职责不清晰的情况，管理缺乏完善的流程，随意性较强。为此，在管理实际中，档案丢失和归类错误的现象不可避免，很难查到实际的情况，给整个档案管理埋下隐患，很难发挥档案管理的真实功能。

（二）保存环境不达标准

对于电子会计档案管理，很多部门仍采用传统的管理方式，保存环境条件不佳，存在严重的磁场干扰，人员随意性严重，不利于实现档案管理的严谨性，损失很容易发生。

（三）缺乏标准的计算机软件应用

在当前的财务软件中，版本较多，统一工作尚未完成，不同软件具有不同的功能，使得财务人员在学习中困难较大。通常，财务人员对软件不熟悉，很容易引发使用中的失误。

（四）对备份工作缺乏重视

在会计档案信息记录中，涉及的数据和信息都十分重要，但是，很多档案管理人员缺乏对其的重视，要求不严格，备份工作不到位。一旦档案丢失或损坏，数据无法再行恢复。

（五）计算机维护人员比较匮乏

对于电子化管理会计档案，需要建立在计算机网络基础之上，但是，网络自身也存在危险性，病毒、黑客无时不在，对网络信息造成严重威胁。因此，需要网络技术人员进行有效的安全维护。但是，很多部门缺乏专业的网络技术人才，通常是由财务人员承担这一任务，抑或是聘专业人员进行维护，使得维护工作不到位，很容易造成信息的外泄，引发巨大的经济损失。

三、如何促进会计信息化环境下电子档案管理水平的提升

（一）重视管理制度的健全和完善

对于电子档案的管理，需要重视管理制度的建立和完善。鉴于档案信息的重要性，因此，在管理中要提升严谨性，避免差错的出现，促进电子档案管理制度的建立和完善。首先，要制定电子会计档案的传递和管理流程，对整理后的信息进行备份，而后，结合规定，进行保存和存档。同时，进行合理分类，定期做好检查和维护，确保档案的完整性。要重视管理规范的制定，对于需要检修查阅的档案，需要进行审批，结合档案管理條例进行使用，防止违规现象的发生。

（二）提升会计电子档案保存环境的安全性

对于电子档案，需借助现代设备进行存储。当前，会计档案的主要存储方式为纸质和电子档案，后者更加便于查询，但是，纸质档案可靠性更高，一旦电子档案出现问题，可以依据纸质档案进行对比考查。因此，对于电子档案，备份十分必要，有效避免保存过程中的数据的损毁，发挥对数据的恢复作用。为此，要对备份的设备和原磁盘进行分别保存。对于电子档案的存储，其环境需要适宜存储，具有良好的通风，温湿度适宜。

（三）注重软件版本的一致性

鉴于财务软件更新速度的飞快，给软件的应用造成困扰，因此，要强化对人员的培训，针对新的软件，及时进行专业培训，提升人员操作水平，避免因为软件不熟悉引发的操作失误现象。另外，会计档案的管理软件需要与财务软件具有一样的版本，便于数据的后期查询和使用。

（四）重视提升档案管理率人员的综合素质

首先，要重视提升管理人员对档案重要性的认识，避免工作中的随意性行为。其次，对管理人员的操作进行规范。重视对管理人员的培训，强化业务教育，同时，还要加强其自身素质培养，切实提升工作效率，避免失误的发生。

四、结语

综上，会计档案至关重要，会计档案的电子化管理能够实现管理效率的提升，便于资源的使用和查询。因此，要重视会计电子档案的管理工作，建立完善的管理制度，提高人员素质，在根本上推动档案管理现代化和信息化水平的提升。

参考文献：

[1]魏琦.信息时代电子会计档案管理浅探[J].企业改革与管理，2014，（04）.

[2]张永芳.会计信息化环境下企业会计信息系统内部控制研究[D].中国海洋大学，2008.

（作者单位：天津市住房公积金管理中心）