浅谈档案管理的现状及对策

刘兆营

山东省郓城县司法局

浅谈档案管理的现状及对策

刘兆营

山东省郓城县司法局

随着改革开放政策的不断深入和我国“科技强国”战略的不断落实，档案管理的经营模式也已经与时代接轨，因为信息化和网络化充斥着每一个地方，所以面临着前所未有的机遇，同时也将受到巨大的挑战。因此的档案管理必须从自身做起，抓住问题的关键，优化的档案管理机制，使之与时代接轨，提高自身的适应能力，促进的快速发展。下面文章将会根据档案管理工作中存在的问题进行阐述，并提出了解决措施，仅供参考。

档案管理；问题；对策

单位档案管理是单位项目的重要部分，直接关系到单位的质量好坏。单位档案管理工作随着行业的发展，在整个单位中发挥着重要作用。当前单位档案管理还存在不足，比如制度的不够完善、没有认识到单位档案管理的重要性等，这将直接影响单位档案管理工作的质量。因此，探讨单位档案管理现状及对策分析具有重要意义。

1 档案管理工作的现状

1.1 从思想意识上没有得到重视

它是国家的一个特殊的部门，所有的部门领导及工作人员所重视的都是工作的效率及结果，而对档案的管理工作根本就不重视，觉得档案管理只是个简单的文员的差事，一般的档案资料只是直接往档案袋里一装，往柜子里一搁就算完事，没有人想去再重新翻看、整理、归档及查找遗漏，这种现象很容易造成档案的丢失或不齐全，一旦因为某种原因需要某些档案资料的卷宗时，工作人员就会手忙脚乱，乱翻一片。即使有些机关单位也参加过档案达标升级工作的评定，那也只是被动的，为了应付考核而做的，没有从思想意识上认识到档案的重要性。

1.2 档案管理制度不够完善

档案管理工作不够重视，在单位建设阶段没有建立相关的规章制度，导致档案管理工作的质量受到一定的影响。单位中各项工作较复杂，因而对于单位档案管理工作存在更大的难度。而且单位工作过程中如果没有做好档案资料的交接，极易导致档案信息出现遗漏的现象，最后要依靠相关记录进行寻找，给档案管理带来严重损失。因此，完善档案管理相关的制度十分有必要。

1.3 硬件设施跟不上

有很多出现档案发霉、损坏等情况，这种情况只能说明对档案室的管理和投入上没有加大力度，而且档案室里最基本的配件设施也不完善，或者没有电脑，或者档案柜或档案盒不够用，这样就导致了档案归类不明确，摆放不整齐，致使档案的查找工作困难。另外一些单位的档案室建设及摆放不规范，更甚者是还堆放一些易燃易爆的杂物等，把档案管理室当做库房一样的利用，这样就很容易出现着火等等事故，致使档案被严重损坏。

2 完善档案管理工作的对策

2.1 增强对档案管理的重视程度，有效防范风险

档案管理是最为基础的管理，只有档案管理工作能够顺利进行，才能保障的快速发展。档案管理作为管理的日常，必须要受到管理部门的高度重视，做到既重视单位自身的发展又要重视日常的档案管理，确保档案的准确性和及时性。档案管理十分复杂，与其他的部门的业务往来更是繁多，涉及到单位发展的各个环节。例如，北京海淀区老年服务中心采取一月一次的档案检测，认真核对单位的档案信息，才使得单位能够快速发展，得到党组织和人民的认可，其他更加应该借鉴北京海淀区老年服务中心的管理措施，做到每月一次检查，甚至每周一次。档案管理部门也要加强对自身的重视，严格要求每位工作人员，认真管理档案。

2.2 制定有效的监督措施

有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，这是每一位工作人员都知道的，所以档案管理不仅要有章可循，有章可依，而且更要加强监督的力度，对一切损毁、盗窃档案的违法行为，不能姑息，不能隐瞒，要及时上报告，以便及时查处，挽回损失。在这里可以根据不同的对象、不同的目的、不同的心理及思想动机，对档案工作加强重点保护，最好在档案室安装上摄像监视器，这样就可以凭借监视器查看前来查阅档案的利用者，或档案的提取者。作为档案管理员还要做到眼勤、手勤、嘴勤，争取把档案工作做到万无一失。

2.3 档案管理人员职责要明确

维护档案的完整与安全，这是档案管理人员的基本职责，也是档案保管工作的目的之所在。简单的说就是把所有档案管理的完好无损，让它不丢、不乱、不霉、不烂，这是档案管理人员首先要做到的，不能因为一些客观的因素，比如说档案室因下雨进水、老鼠啃咬、失窃等等，而造成档案管理的不完整、不安全。作为档案管理人员一定要时时提高警惕，防止一切可能发生的意外，保证档案的完好度，确保档案工作的有序进行，为其他有关档案使用的工作提供便利。

2.4 利用现代化管理方式

为了充分的实现的档案管理工作和互联网社会的共同发展，就需要在进行的档案管理工作的过程之中，充分的利用网络信息化技术之中的网络办公的优势，充分的合理利用网络化的优势来进行对档案管理工作的使用，充分的意识到应用互联网技术对于提升档案管理技术的重要作用。在这样的背景下，就需要采用网络化手段和档案管理的有机结合，将档案管理之中的资源可以得到有效的合理利用，提升的档案的利用效率。

总而言之，单位档案与单位质量有着密切的联系，主要是由于单位档案能间接反映单位项目的质量好坏，两者之间相互影响。然而当前我国单位档案管理还存在不足，单位要从这几个方面采取措施：首先要完善档案管理的制度，加强档案管理监督；其次，创造管理氛围，重视管理工作；另外，还要提升档案管理人员的综合素质。以此改善单位档案管理工作的现状，使档案管理工作更好地服务经济社会发展，为推动单位的质量奠定良好的基础。

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