医院档案管理效能提升探究

2017-03-11 09:47郑学凤
中国新通信 2017年3期
关键词:管理效能档案信息化

郑学凤

【摘要】 众所周知,提高档案利用率能够促进医院各项工作的发展,为此,各级各类医院要强化档案管理效能。文章阐述了医院档案管理工作的职能意义,分析影响医院档案管理效率的主要因素,探究改善档案管理工作效能的策略,以期对医院档案管理事业发展有所裨益。

【关键词】 档案 管理效能 信息化

近年来,我国各级各类医疗机构加快了发展步伐,竞争力度加大,纷纷使出浑身解数提升自身实力,尤其表现为强化档案管理建设,提升档案管理效能。这要求在日常工作中充分认识到医院档案管理工作的职能意义,分析影响医院档案管理效率的主要因素,探究改善档案管理工作效能的策略。

一、提升档案管理效能的重要性

医院档案管理效能的提升对于医院发展有着重要的意义。医院档案管理关系到各个部门,由于各科室、部门信息需求量非常大,而所需信息的整理需要档案部门的配合使之发挥出更大的价值。医院档案信息管理要将所收集的资料有效整理,使资源有效共享,服务整个医院工作;医院档案信息管理可以有效的为医疗及科研工作服务。医院档案完整的将医院发展状况及过程记录下来,在不断积累和整理中有效的形成医院独特的文化和精神,让员工有归属感和工作积极性;档案管理是医疗工作的保证。医生需要掌握患者病情,特别在紧急情况下需要档案信息资源的支撑,医生可以在最短时间内掌握病人的情况和以往成功救治方案;医院档案能够提供有效的法律依据,档案信息有着严肃性和科学性,准确记录患者就医情况,能够保障医院、患者、医生的基本权益。

二、制约医院档案管理效能提升的瓶颈

1、管理制度存在缺陷。基层医院档案管理制度尚未完善,部分医院依照个体意愿理解并制定管理制度,导致档案管理制度不完善,存在漏洞,以至于档案还存在着缺失现象。需要强调的是,缺乏科学、统一的权威制度是阻碍医院档案管理效能提升的主要因素。档案管理工作制度分为保管制度、收集制度、使用制度,它们彼此联系紧密。而事实上,不少医院并未把这些制度进行有效融合,致使联系脱节,无法形成配合体系,难以发挥各自实际作用。

2、专业技术不高。好的档案管理人员是确保管理效能提升的技术保障。但对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,部分医院档案部门再继续学习不够,致使档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代发展,档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐。表现为专业化、现代档案信息科学知识化贫乏,知识面相对较窄,知识结构不合理,学历偏低,已不适应现代档案事业发展需要。

3、硬件建设不足 好的硬件建设是确保档案现代化管理水平的重要物质保障。个别医院用房紧张致使档案用房简陋,不具备档案的收藏和保管;有的医院设备投入不充足,更新滞后,配备缺口大,设备陈旧、设施不完善,未将档案记录和诊疗进行全院联网,使档案利用手续繁杂,使得档案难以得到充分利用,管理目标亦难以实现,制约着档案业的发展。

三、科学提升档案管理效能

1、完善制度,依法管理 科学的档案管理体系是医院档案管理的根本。医院档案部门通过建立信息档案科,明确职能,将各个门类、不同载体的档案统一管理、统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价、同步发展。档案管理分为收集、整理与利用两大部分。档案部门要按照相关制度对文件进行及时、准确和科学地分类组合,归档工作还要同时考虑后期档案利用工作的要求和需求。档案管理必须遵照《档案法》等相关规定,结合工作實际,制定出一套完整的、科学的、切实的档案管理工作制度,形成统一的管理和统一的考核制度,使档案的管理与医疗体制同步发展。

2、建立高素质的专业人才体系 没有高素质的专业人才体系,就没有科学的档案管理。为此,医院要积极的引进高素质的专业人才,从大专院校引进专业的优秀毕业生;与此同时,对现有的档案管理人才要加强交流,强化兼职管理人才培训;要健全档案管理工作激励机制,有奖有惩,满足员工职业规划需求,激发其工作热情,提高工作效率;有针对性地选择人才培训,与档案专业管理形成连贯体系;加大档案管理专业人才储备和建设力度,纳入医院发展战略规划中;促进同业间交流考察,通过与先进医院间的分享交流,借鉴优秀的档案管理经验,加快自身管理建设,提升管理效能。

3、加大硬件建设 计算机技术和互联网的广泛应用能够有效节省档案储存空间,便于档案查找和阅读,降低了人力和物力成本。因而,建议基层医院要加大对档案管理建设的投入,及时检查硬件设备更新,定期维护机器设备,根据档案管理需求规划资金投入,引进先进设备,减少手工操作;确保档案库房安全和整洁,防止潮湿造成档案损坏或过于干燥引发火灾,配备齐全灭火、灭虫设备,降低损失。

综上所述,各级各类医院要充分认识到医院档案管理工作的职能意义,认真查找影响医院档案管理效率的主要因素,积极探究改善档案管理工作效能的策略,以期对医院档案管理事业发展有所裨益。

参 考 文 献

[1]夏研研.医院档案管理现代化建设的分析[J].办公室业务,2013(17)

[2]杨腾.做好医院档案管理的若干建议[J].中外医疗,2013(27)

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