医院档案工作人员绩效考核体系的建立

覃巧裕

（右江民族医学院附属医院 百色 533000）

医院档案工作人员绩效考核体系的建立

覃巧裕

（右江民族医学院附属医院 百色 533000）

通过具体指标对档案工作人员进行考核，不但能提高我院档案工作人员的工作效率、工作积极性与创造性，还能充分体现档案人员的工作技能和工作价值，建立完善的绩效评估体系，对我院科学的档案管理水平有重要意义。

医院档案 绩效考核 体系建立

随着社会进步与发展，各行各业都以不同形式开展绩效考核。医院近年来也开始全面实行绩效考核制度，临床一线与医技科室工作人员的绩效考核有明确的考核标准和指标，如门诊量、入院人数、出院人数、手术量等等，既能很好的体现工作量，又能产生较好的经济效益。然而档案人员的工作零碎烦琐，经济效益难以估算，考核指标不明确，考核方式单一，无法体现档案人员的工作价值。

一、建立医院档案工作人员绩效体系意义和必要性

绩效考核是人力资源管理的重要职能，其重要性和必然性也越来越受重视，档案人员也不例外。档案人员专业化发展是必然趋势，目前对档案人员考核的定位、内容存在不合理、不健全、奖惩不明、缺乏激励效能的问题。档案部门的主要任务是档案材料的收集、整理、归档和利用。医院档案承载着医院的科研、教学、荣誉等历史鉴证的原始资料，档案管理的根本在于档案的利用，工作的最基本要求是保护档案资料的完整性与真实性。要确保有参考价值的文件保存完好以备利用，就要求人力资源管理部门制定绩效考核指标时有的放矢，形成量化考核[1]。

对档案人员的工作绩效进行科学管理，主要目的是为更好地调动档案人员工作的积极性和创造性，充分发挥档案人员的能动性，促进档案工作不断进步的重要手段。长期以来，档案人员工作绩效考核主要是定性考核，难以进行合理而准确的定量考核[2]。这样不但能提高医院人力资源管理水平，还减少了人财物的投入，明确档案人员绩效考核目标，促进档案工作人员的工作技能和工作效率，提高档案工作人员的积极性，为医院临床一线提供有效的服务，提高患者满意度。所以，对档案人员工作的绩效考核进行准确的、有效的定量考核。

二、档案工作人员绩效考核的现状分析与评价

我国档案行业目前在一定程度上实行了考核。2004年上海首先实行档案专业技术人员执业资格考试，规定档案人员经过考试取得档案专业技术人员职业资格后每三年登记一次，从而打破了档案专业技术资格终身制。考核内容主要有专业工作经历、教育情况、专业学术研究活动、社会服务、学术写作与编辑出版等五个方面，最终达到从业人员有责任发展和完善自己的学术能力的目的[3]。

近几年，我国档案事业蓬勃发展，逐渐走向专业化与信息化，档案信息对促进各行各业的发展起着越来越重要的作用。因此，对档案人员的素质要求越来越高，不仅是档案知识的不断提高，考核形式也多种多样，但大多只流于形式，未能正式开展或因各种原因无法实施，也未能形成定量考核。广西地处西部，各方面都还处在相对落后的阶段，目前对档案人员的绩效考核工作多数还处于比较原始的状态，吃大锅饭，奖惩不明，缺乏激励，严重地影响档案事业发展的进程。

三、建立医院档案工作人员绩效体系的具体考核内容和指标

1.办公自动化系统建立档案网络咨询服务平台。医院职工需要查询相关文件资料信息，可通过平台申请，档案接收到申请后直接回复给个人。查档及时又快速，大大地提高了工作效率和服务效果。同时开展满意度调查活动，对档案人员的工作进行满意度调查，分为满意与不满意两个选项，及时得到服务对象对工作人员工作的客观评价，使我们的考核工作更客观、公正，有说服力。此项占年度考核20%的得分。

2.档案人员绩效考核指标具体进行量化考核（所有指标均以年度计算）：（1）从业务能力方面（占年度考核30%的得分）：①档案归档出错次数和比率；②档案信息出错次数；③档案归档拖延的时间及次数；④档案归档时所需时间）；（2）从员工关系方面考核的指标有（占年度考核30%的得分）：①解决问题的比率和时间；②查档人员抱怨的人次；③档案查询率；（3）从档案库房的维护方面考核（占年度考核30%的得分）：①库房的温湿度平均值；②检查档案受损情况的间隔时间；③库房房门未锁次数。为绩效考核客观、公正、公开的考核标准提供有利依据。

3.通过考核建立反馈机制。运用MicrosoftExcel的计算、统计功能对考核数据的整理，从而转化为考核结果。汇总最终考核结果，评出优秀（90分以上者）、合格（60分以上者）、不合格（60分以下者）三个等次。人力资源管理部门通过考核结果，如实反馈给档案工作人员，公示考核结果，奖惩分明；对考核结果较好的人员在精神或物质上给予相应奖励；对考核结果不理想的人员进行批评教育，帮助其改进。

四、建立医院档案工作人员绩效考核体系难度分析

1.医院领导对档案管理不够重视。我院是一所大型的现代化三级甲等综合医院，以医疗、教学、科研为中心，医院领导重视科学管理，加强医疗人才引进和培养，注重医院内涵建设，对档案管理方面重视程度不够。医院行政部门的中层领导大多数是从临床一线提拔上来的，在临床工作经验上是一把手，但在行政管理工作上还是属于摸索阶段，对档案管理意识模糊，未能认识到档案管理在医院管理中的作用。最终以忽视或放任的态度对待，使档案工人员对档案工作失去进取心与责任心，产生档案工作可有可无的懒怠情绪。

2.医院缺乏专业专职档案管理人员。医院档案工作人员多数是从临床一线退下来的医务工作者，从未接受过档案相关培训与学习，对档案专业知识未进行系统学习，对档案工作一知半解，对档案管理不系统、不全面。医院档案包含文书档案、病案管理档案、科研档案、教学档案、人事档案及财务档案等。这些档案都分别由各自管辖的部门管理，未能形成统一的管理部门，不利于档案的管理与利用。同时也缺乏档案专职人员，医院档案工作人员同时兼职其他工作，未能把全部工作精力放到档案工作上来，工作职责不明确，对档案管理往往存在滞后性。

3.绩效考核定量指标数据收集难度大。医院档案管理工作只重在收集，而没有真正开发与利用，工作时常处于被动状态。档案工作总是排在其他工作之后，只有在完成其他工作以后才会考虑完善档案工作。档案工作存在严重的滞后性，许多重要档案未能第一时间归档，查阅与利用时困难重重。由于档案工作人员是兼职，并且不是专业档案管理员，对档案绩效考核数据的收集不及时、不准确，未能真实的反映档案工作情况，从而很难使绩效考核工作持续有效地进行。

五、医院档案工作人员绩效考核体系工作开展对策

1.加强领导对档案管理的意识。让领导正确认识档案管理对医院民展的重要性，建立健全档案管理制度，制度编制成册，要求档案工作人员熟读牢记。成立专业的档案管理委员会，实行领导责任制，设置档案管理机构，明确管理职责，设置管理责任人，将档案管理工作落实到个人。实施档案工作人员绩效管理，层层监控把关。为档案绩效考核体系的建立与实行营造良好的氛围。

2.全面提高档案工作人员素质。首先，引进档案专业复合型人才，同时培养有丰富档案工作经验的人才，做好人才储备工作；其次，组织档案人员参加各级档案业务培训学习，与同业人员交流与学习，分享档案管理经验，提升业务能力；再次，档案工作人员根据理论和实践相结合，形成自己的工作方式方法，并以论文等形式在期刊上公开发表，提升科研能力，并能从工作中获得成就感，档案工作由被动变主动，充分发挥主观能动性。

3.加速医院档案信息化管理的进度。首先，良好的软、硬件设施是档案工作人员绩效考核体系建立与实施的必要条件。采用良好的档案管理信息系统，系统中自带统计功能，可以有效地进行定量指标的采集，指标更准确，考核效果更切合工作实际；其次，运用Microsoft Excel的计算、统计功能对考核数据进行整理、分析，极大地减小了工作人员对定量指标数据采集的难度，而且能较好地保存原始数据，从而更好地进行数据的比对，能更好地真实反映工作效率与工作重点，进而更好的改善和提高工作质量，为医院不断发展壮大添砖加瓦，提高医院的管理水平，为医院档案信息化管理奠定坚实的基础。

[1]于娟.浅谈绩效考核在档案管理工作的作用[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（11）.

[2]曾文玲.论对档案人员工作绩效的量化考核[J].机电兵船，2015（4）.

[3]刘淑云.档案人员专业化趋势与绩效考核习系统研究[J].档案通讯，2007（1）.

G271.6

A

2017-03-20

百色市科技局项目（百科计20161414）。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.20

★作者覃巧裕为右江民族医学院附属医院档案馆员，研究方向为档案管理。