基于生命周期的商业秘密文档管理

钱磊++江敏

摘要：为保护企业商业秘密，加强商业秘密文件管理，提出了基于生命周期的商业秘密文档管理方法。建立打印、刻录、复印/复制、移交、外發、归档、销毁等阶段的管理模型。同时，在此基础上，结合“电子文档打印刻录审批系统”，扩展移交、外发、归档等文件管理阶段，实现一个商业秘密文件生命周期管理系统，加强企业商业秘密管理。

关键词：商业秘密；文档；生命周期

中图分类号：TP309.2 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）32-0071-02

商业秘密是企业财产权的重要组成部分之一，对企业的经营和发展具有至关重要的作用。近年来，随着市场经济的深入发展和现代计算机信息技术的逐步普及，侵犯企业商业秘密的事件呈逐步上升趋势。因此，加强企业自身的商业秘密保密意识，建立健全商业秘密的管理机制，完善商业秘密保护体系逐步提高到企业管理日程。

在企业的日常生产经营活动中，商业秘密总是借助各种外在的介质表现出来，大量的商业秘密存在于企业的文件之中。因此，企业文件的管理工作与保护商业秘密密切相关，要加强企业商业秘密的保护，就必须做好企业商业文件的管理和控制工作。

本文在企业打印刻录管理系统的基础上，推行商业秘密文件管理工作，大幅度提高文件管理对应率，规范相关管理流程，基本实现了商业秘密的全生命周期管理。

1 文件生命周期管理概述

图1 商业秘密文件生命周期

文件生命周期理论是指从文件产生阶段到最终销毁或永久保存的一个生命运动的过程[1]。在这个生才命运动过程中，需要描述文件的属性、作用以及状态变化情况。同时，研究各个状态阶段和管理者之间存在的关系，控制管理要素，这样才能做到对文件整个生命周期的有效控制。

文件生命周期应该是一个不可分割的整体，包括从文件的生成一直到文件寿命的结束[1]。本文中文件生命周期包括：打印、刻录、复印/复制、移交、外发、归档、销毁等，如图1所示。按照文件产生、使用、结束等生命过程划分，将整个文件生命周期分为三个不同的阶段，第一个阶段时文件的生成，在这个阶段关注文件的唯一标识；然后再到文件的投入使用，在这个阶段关注文件的状态；最后到文件销毁或永久保存，在这个阶段关注文件的回执管理。在文件周期运动变化的过程中，依据文件的服务对象、保存场所以及对文件的管理方式的变化，判断文件属于哪个生命阶段以及对英的管理方式，如表1所示。

表1 文件生命周期管理对照表

[文件生命周期与阶段＼&文件形式＼&管理方式＼&打印（第一阶段）＼&纸质＼&审批，二维码标识，日志审计，保存地点要求＼&刻录（第一阶段）＼&电子＼&审批，二维码标识，日志审计，保存地点要求＼&复印/复制（第二阶段）＼&纸质、电子＼&审批，二维码标识，日志审计＼&移交（第二阶段）＼&纸质、电子＼&移交确认，日志审计，保存地点要求＼&归档（第三阶段）＼&纸质、电子＼&审批，日志审计，档案管理要求＼&外发（第三阶段）＼&纸质、电子＼&审批，回执单管理，日志审计＼&销毁（第三阶段）＼&纸质、电子＼&审批，回执单管理，日志审计＼&]

在上述整个文件生命周期过程中，企业商业秘密一般存在形式有两种：一种是以纸质形式存在，另一种是以电子化的形式存在。这两种形式文件均通过唯一标识的二维码在整个生命周期中进行定位，二维码信息包括时间、部门、办理人员等流程信息。

2 系统实现

基于上述文件生命周期模型中，本文通过传统的电子文档打印刻录审批系统实现一套商业秘密文件生命周期管理系统。

传统的电子文档打印刻录审批系统旨在解决电子文档的打印刻录技术问题。系统是由服务器、WEB管理平台、打印输出端、刻录输出端、复印输出端和客户端六部分组成，可以在单位局域网服务器机房内安装服务器，其中包括服务器、WEB管理平台和SQL 2005数据库。在用户使用的计算机上安装客户端，通过创建和配置用户权限分配和制定审计级别和人员，部署如图2所示。

该系统采用打印、刻录的管理技术，实现了对商业秘密文档、信息在打印、刻录工作中申请、审批、输出、回收全生命过程的监控和管理，并且形成了完备的打印、刻录、操作等日志记录，实现了审批流管理，密级管理，二维码标识管理，审计管理等管理要素，如图3。

但是，由于该系统侧重于文件第一阶段控制，但对第二、三阶段控制薄弱，尤其不能对后续情况进行跟踪。需要扩展管理移交、归档、外发、销毁等阶段，才能够满足文件生命周期管理要求。

2.1 移交管理

移交阶段是在文件打印或刻录阶段后，由于业务需求，由文件原责任人发起申请，经接收人确认，文件责任人发生变化的过程。

如图4所示，文件经理第一阶段后都有了唯一身份信息，便于跟踪、追溯，也便于提交在线的移交记录，即移交人打开 “载体中心”，在“在用中”模块中当前本人保管的涉密载体，选中待移交的涉密载体后提交移交申请，选择接收人，填写移交理由，经接收人确认，载体的归属关系即发生变更，形成移交状态，生成移交记录。移交时，移交人和接收人要确保文件和信息一致。

2.2 归档管理

归档阶段是在文件打印或刻录阶段后，由于业务需求，由文件责任人发起申请，经相关审批后，由档案管理员纳入档案管理体系。

如图5所示，归档阶段同样以二维码标识为文件身份信息，利用“电子文档打印刻录审批系统”审批流，形成独立的归档审批流程。之后按照档案管理办法，对此份文件进行管理。归档时，档案管理员要确保文件和系统信息保持一致。

2.3 外发管理

外发阶段是在文件打印或刻录阶段后，由于业务需求，需要将文件提交外部单位或个人的过程。

如图6所示，申请人打开“载体中心”，在“在用中”模块选择需要外发的文件，提交外发申请，经“电子文档打印刻录审批系统”审批流审批通过后，打印外发回执文件，执行外发操作。其中，外发回执文件需对方签字确认。外发完成后，将回执文件上传，修改文件状态，结束外发流程。外发时，要确保回执单和系统信息保持一致。

2.4销毁管理

销毁阶段是在文件打印或刻录阶段后，由于业务不再使用，需要将文件统一销毁过程。

如图7所示，申请人打开“载体中心”，在“在用中”模块选择需要销毁的文件，提交销毁申请，经“电子文档打印刻录审批系统”审批流审批通过后，打印回执文件，执行销毁操作。其中，销毁回执文件需对方签字确认。

3 结束语

本文在“电子文档打印刻录审批系统”的基础上，扩展移交、归档、外发、销毁等管理阶段，形成了一套独立的文件生命周期管理，包括：唯一标识管理文件，规范各阶段的管理流程，登记文件状态变化记录，提高了文件管理对应率，可以供管理人员定位文件责任人和文件状态，增强了企业商业秘密保密保护。

参考文献：

[1] 丛巧克.基于文件生命周期理论的石油工程前期文件控制的效率与质量研究[J]. 中国石油和化工标准与质量， 2016， 36（11）：24-25.

[2] 任玖涛.一种电子文档安全管理系统的设计与实现[D]. 成都： 电子科技大学， 2015.

[3] 肖勉.电子文档管理系统设计与实现[D]. 成都： 电子科技大学，2013.