试论Excel函数在学生成绩表中的应用

陈淑娟

摘要：Excel函数在生活中的用处很广，在学校里，接触最多的就是学生的成绩，我们用Excel函数也可以轻松的统计学生成绩，给工作带来极大的方便。

关键词：Excel函数；成绩表

中图分类号：TP37 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）32-0220-03

Excel函数在Excel电子表格中是很重要的一部分内容，也是Excel使用方便的关键所在。Excel函数的使用渗透于生活的方方面面，本文就Excel函数在学生成绩表中的应用做简单的举例说明。我们在使用Excel函数之前，首先要把学生成绩的原始数据输入到Excel电子表格中。下面我们就对成绩表中常用的几个函数做一一说明。

1 用Sum函数统计每个学生的总成绩

Sum函数的语法为：sum（number1，number2……） 其功能是计算所有参数数值的和。number1，number2……代表需要计算的值或引用的单元格（区域），它们可以是连续的单元格区域，也可以是不连续的。例如图1所示，我们要在G3单元格中计算张民同学的总分，先选中G3单元格，然后再单击fx插入sum函数，出现“函数参数”对话框，可以直接在数值1框中输入D3：F3；也可以用鼠标在表格中拖动选择D3：F3单元格区域，然后按Enter键，总分就计算出来了。然后利用Excel的自动填充功能向下拖动鼠标，这列的总分就全算出来了。我们这里计算的”D3：F3”是一个连续的单元格区域，Sum函数还可以对不连续的单元格区域求和。只要在出现的“函数参数”对话框中的数值1输入框中输入一个连续的区域，数值2输入框中再输入另外一个连续的区域，数值1和数值2之间可以是不连续的。如果有更多的不连续区域求和，将鼠标定位在数值2后面的输入框中，函数会自动出现数值3输入框。用同样的办法可以出现数值4等更多的数值输入框让我们进行输入。当然我们也可以直接在函数表达式中输入这些不连续的区域，区域之间用逗号分隔。大部分人在用Excel函数求和的时候，只知道用∑自动求和或用sum函数对连续的单元格区域求和，却不知道不连续的单元格的和也是可以求的。

2 用Average函数计算学生的平均成绩

Average函数的语法为：Average（number1，number2……） 其功能是计算所有参数数值的平均值。其用法和sum函数类似，也是先选中单元格，再插入Average函数，然后再选择要计算的单元格区域，之后回车。这里不同的就是平均分算出来有时小数点后面的位数会很多，这时可以单击工具栏上的增加或减少小数位数按钮来实现；也可以打开“设置单元格格式”对话框在里面的”数字”选项卡中设置。

3 用Rank函数统计学生的名次

Rank函数的语法为：Rank（Number，ref，order）， 主要功能是返回某一数值在一列数值中相对于其他数值的排位。其中”Number”表示需要排序的数值（单元格地址）；”ref”表示排序数值所处的单元格区域；”order”表示排序方式参数。”Order”参数值如果为“0”或者省略，则按降序排名，如果为非“0”值，则按升序排名。如图2，假定根据总分排出名次，在I3单元格中输入=Rank（G3，$G$3：$G$11），日常生活中我们的名次一般是按总分的降序排列的，所以这里的第三个参数我们省略，当然它也可以写为“0”。这里的第二个参数“$G$3：$G$11”用了绝对引用符“$”，因为在算出第一个学生的成绩后，鼠标在向下拖动填充计算其他同学的名次时，如果不加这个绝对引用符，名次列就会有很多重复名次出现。这是因为我们在排名次时第二个参数“ref”的单元格地址区域在鼠标向下拖动时改变了，也就是到I4單元格时第二个参数”G3：G11”就变成了”G4：G12”，到下面的单元格时会依次类推，这样就改变了排序范围。而其实我们需要排序的单元格区域一直都是G3：G11，所以要加上绝对引用符，结果才会正确。这就是很多同学在这里出错的原因。

4 用If函数判断成绩等级

If函数的语法为if（Logical_test，Value_if_true，Value_if_false）。它是根据指定条件判断真假，返回不同结果的函数。假如我们均分在60分及60分以上的同学为“及格”，60分以下的成绩为“不及格”。那么我们可以在图3的I3单元格中输入：=if（H3>=60，”及格”，”不及格”）。这是最简单的if语句，if函数还可以嵌套if函数，最多可嵌套7层。我们就可以用if函数的嵌套来完成学生成绩等级的判定。假如我们规定90分以上为“优秀”；80～90为“良好”；70～80为“中等”；60～70为“及格”；60分以下为“不及格”。那么要判断均分H3的等级，其if语句如图3所示=IF（H3>=90，"优秀"，IF（H3>=80，"良好"，IF（H3>=70，"中等"，IF（H3>=60，"及格"，"不及格"））））。关于这样的if语句用如图4的树形结构图来表示其嵌套关系就更明了了。

5 用COUNTIF （）条件计数函数和FREQUENCY（）频率分布函数统计各分数段的学生人数

1）COUNTIF（）函数是统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目；有两个参数，第一个参数代表要统计的单元格区域，第二个参数表示指定的条件表达式。如图5，如果要统计平均分在90～100分的人数可以用函数表达式：=COUNTIF（H3：H11，">=90"）

如果要计算80～90分之间的人数我们可以用80分以上的人数减去90分以上的人数，在编辑栏中输入=COUNTIF（H3：H11，">=80"）-H12就可以完成。其余分数段的人数用类似的方法得出。

圖 5

2）Frequency （data_array，bins_array）函数是一个频率分布函数，它具有统计各区间的频数的功能，它也有两个参数，第一个参数是要进行统计的数据，第二个参数是分组的依据，也就是分段的界值。该函数返回的是数组，必须以数组公式的形式进行输入。所以在输入时首先要选中输出结果的一串区域，并不是某一个单元格（这往往是同学们容易出错的地方），在编辑栏输入完公式后按下组合键Ctrl+Shift+Enter，使之成为数组公式（公式会自动加上花括号，不需要手动输入）。假如我们要求0～59，59～69，69～79，79～89，89以上这五个分数段的人数，那么需要的4个界值分别为59，69，79，89；。如图6，我们先把“59，69，79，89”四个界值放在H4：H7的单元格区域，四个界值代表五个分数段，所以我们要选中五个单元格区域I4：I8，然后再插入函数，在出现的参数框中输入相应的区域，最后按下Ctrl+Shift+Enter组合键，使之成为数组公式，公式会自动加上花括号，这样函数才能用对。很多同学在完成之后直接输入Enter键，函数肯定是会出错的。对于H4：H7我们也可直接输入为59，69，79，89这四个数值，不过在直接输数值的时候我们要在数值的两边加上花括号（这和组合键生成数组的花括号是两码事），如图7函数语句我们可以这样输入=FREQUENCY（E3：E12，{59，69，79，89}），然后按下组合键Ctrl+Shift+Enter，公式会自动变成{=FREQUENCY（E3：E12，{59，69，79，89}）}。

FREQUENCY （）函数比COUNTIF （）函数难理解，但是用的熟练了，FREQUENCY （）函数比COUNTIF（）函数计算起来更快，更方便。可能这里有人说实际上我们一般算的是X<60，60<=x<70，70<=X<80，80<=X<90，X>=90这样的等级区域，而X<=59和X<60还是有区别的。是的，但是如果写成60，70，80，90，各个分数段又包含了60等这几个临界值，如果要统计不及格的人数就连60分的人也包含在内了，就更不符合实际了。所以为了更贴合实际一点，我们可以把临界值设置为59.99，69.99，79.99，89.99，因为成绩分数一般最多都是保留到两位小数的。

6 结语

利用上面这些函数我们可以方便的统计一个成绩表，只要学生的原始成绩要更改，这些用函数算出来的值也会相应的变化，工作起来是很方便的，学生慢慢地掌握这些函数，在以后的生活中也是大有用处的。这里需要特别说明的是：Excel函数使用中用到的标点都应输入英文标点，要不然函数就会提示出错。

参考文献：

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[2] 吴亚坤，王三虎.大学计算机基础[M].辽宁大学出版社，2013.8

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