基于Excel VBA的文书快速生成工具

张亮

摘要：基于案件数量增加和行政处罚文书制作效率较低的情况下，将文书整理成Word模板，并在Excel中记录其中重复项和关联关系，再用VBA将Excel中的录入数据自动写入Word模板，从而快速生成所需的文书。

关键词：文书；Word模板；Excel VBA

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）32-0264-02

烟草专卖行政处罚文书快速生成工具是在近两年来案件数量不断增加，同时案审员在案件文书制作效率较低的背景下自行开发的一款辅助小软件。它通过Excel VBA和Word模板，实现了录入案件文书的必要信息后，可一键生成所有相关的文书。下面将对其中的实现原理和过程进行介绍，以期达到抛砖引玉的效果。

烟草违法案件类型有十多种，但从近几年来查获的案件来看，以“未在当地烟草专卖批发企业进货”最多，占当年处罚案件数量的85%左右，所以本课题中以此类型案件为基础，共整理了17个Word文书文件。在这些文书中，有些内容是重复的项目，比如当事人的基本信息，案件的处罚信息等。通过对各个文书的逐一標记、提取和统计，17个文书中共标记了180多处重复的信息项目，通过提取统计，实际只有31项内容。如果通过输入这31项信息，再通过程序自动填入到相关的文书中，这样案件文书的制作效率将会大幅提高。

1 实现原理

该工具实现的核心原理可以概括为四个字：查找替换。即对17个文书文件进行信息标记，形成Word文书模板。再通过对模板文件进行查找，将31项信息分别替换到对应的文书模板中，从而生成新的案件文书文件。

2 实现过程

2.1 制作Word文书模板

Word文书模板是一个已含有文书内容、样式、页面布局等元素的案件处罚WORD文档。在文书模板中对其中的重复信息进行标记，这里的标记方式为“数据i”，i=1、2、3等自然数。除了信息标记外，还需要对文书的格式、内容进行检查确认，正确的文书模板对降低文书差错率也是很大帮助的。标记完成后的文书模板示例：案件调查终结报告文书模板如图1所示。这份模板为初始模板，在推广使用该工具的时候，为了减少模板的修改，所以增加了图中标记绿色字体的信息内容替换。在替换完成后，这些红色字体将全部变成黑色。

2.2 在Excel中建立和模板文件的映射表

文书模板制作完成后，需要对文书模板的文件名和标记的信息在Excel中建立映射关系。根据映射关系，利用VBA代码就可以对模板文件进行复制、查找替换等操作。建立的映射表如图2所示。这张映射表不仅对应Word模板，还需要和下面的输入表通过公式建立关联。比如图2中的单元格C2中的“案由”来自于输入表对应的案由信息，即C2=输入表！C3。

在Excel中建立输入表

这里的输入表是为了输入31项信息，通过映射表的公式，31项信息自动变成填入Word模板的180多项信息，输入表的界面图3所示。在输入的过程中，需要注意将时间格式的数据变成文本格式，这样替换的时候不会出现问题。

2.3 VBA实现查找替换

在Excel中完成前面三步后，后面就是通过VBA代码实现关键的查找替换功能。程序的实现逻辑是：首先读取Excel中的映射表，找到第一个文书模板并复制一份，打开复制的模板从“数据1”开始查找并替换，直到“数据X”为止。关闭文件，并重复上一步操作，直到17个文件全部完成替换，最后弹出对话框，提示文书全部生成。VBA中关键的代码如图4所示。工具中还可对某些参数设置功能，实现对模板文件的定位和快速修改。

3 应用效果

通过该工具的使用，不仅案审员文书制作的效率提升了近300%左右，制作时间从原来的100多分钟缩短到30分钟左右，而且文书差错率较同期也有20%左右的下降。通过这种以模板基础，在Excel中对模板文件进行操作的方式不仅适用于行政处罚文书的制作，对格式合同等多种制式文书都可以适用。

参考文献：

[1] EXCEL Home. 别怕，Excel VBA其实很简单[M]. 北京： 人民邮电出版社， 2012.

[2] EXCEL Home.Word实战技巧精粹[M]. 北京： 人民邮电出版社， 2008.