从机构考核谈计量技术档案管理

彭碧珍　温雪梅

摘 要：计量技术档案管理使得日常工作有源可查，有本可溯。计量技术档案管理是机构管理的重要组成部分，也是机构考核的核心内容之一。《考核规范》给出了明确的计量技术档案管理规范，机构考核以《考核规范》中所规定的内容为基础，对计量技术档案的管理进行监督和检查。通过机构考核，可以促进计量技术档案管理工作规范化。

关键词：机构考核；计量技术；档案管理

一、前言

档案管理将机构的各种计量活动过程建立成各个档案文件，档案文件记录显示了技术机构运行的情况。通过对档案的管理使得日常工作有源可查，有本可溯。工作人员可以及时发现技术机构运行中的问题。计量技术档案管理是机构管理的重要组成部分，也是机构考核的核心内容之一。通过机构考核活动，档案管理工作的进行起到监督和指导的作用。

二、档案内容规范化

档案管理的内容从《考核规范》第四条法律开始给出了明确的管理规范。规范中明确指出至少包含的内容：1.上级文件等指示性文件和各种技术制度法律法规；2.国家质量体系文件和计量标准规范技术档案；3.单位各种认可证书或考核证书以及技术人员个人档案；4.公司的项目技术文件档案和相关检测报告、合同；5.公司活动安排管理，实施等文件。《考核规范》对其中的具体内容作出了详细的规定，给出了纲领性文件。计量技术档案管理是机构管理的重要组成部分，也是机构考核的核心内容之一。

技术机构根据自身的技术特点，以国家质量管理体系为依托，建立了适合自身特点的个性化质量体系。通过质量体系的有效运行，档案管理工作质量水平大大提高。机构考核以《考核规范》中所规定的内容为基础，对计量技术档案的管理进行监督和检查。计量技术档案管理工作的规范化，进一步推动和促进质量体系全面运行，推动整个社会生产的进步。档案内容的规范化是计量技术档案管理的重要方面，也是机构考核的重点监管方面。

三、档案管理制度化

1.明确人员职责分工，提高档案人员的专业素质

在工作中，往往受到计量技术机构的人力、财力等方面的限制，可能会出现身兼数职的现象。这时会由于计量技术档案管理工作内容的凌乱和繁杂，使工作分工不明确，责任职能不明确。质量体系文件贯彻不彻底，一人身兼编制、审核和批准等职，这会使档案文件质量不达标。通常设置计量技术档案管理专职人员来做好归档、登记以及年度审查文件资料等工作，同时监督存档环节中疏忽的地方以此来保证档案管理工作在运行的过程中准确无误。因此，每个环节必须职责明确、分工到人、互相配合、环环相扣，从而使整个档案管理工作工作有条不紊的进行。

只有明确不同相关的人员的职责权限，通过对他们签字授权的范围进行规定，职责到人，才能保证计量技术档案管理工作的正常有序开展。使各流程人员有秩序、有层次、有制度地进行操作，发现问题及时解决，以防止推诿，责任不清问题的发生。

2.完善存档制度，确保各种文件的存档质量

计量技术单位通过档案管理文件来规范存档活动，使存档行为有章可循，有法可依。设立健全的文件控制程序，能保证文件的批准、发布和作废等步骤的完善性、准确性和有效性。机构质量管理体系是否有效和适宜，主要考察体系有没有达到其所规定的质量方针和目标以及是否为进行质量更新提供保障。只有依照法定计量机构考核规范的要求来做，机构质量管理体系才能体现出自身的有效性和合理性。机构内部管理职员都必须遵循各自的工作法规，以认真的工作态度，良好的职业素质，保证管理工作的准确性。

3.及时存档记录，避免补充记录现象。

在计量技术管理工作可依分为质量和技术管理两大构成部分，质量管理档案记录了机构曾经进行过的质量活动，通过计量活动的所有步骤，对管理过程、管理评定、抱怨处置、人员培训与考核、预防改进措施等行为进行记录归档。这些文件的形成往往通过采取采集、控制、保存和整顿等措施。技术管理档案主要通过检验或观测获取数据文件，将将计量检验、考订、测验工作的全部流程真实的反映了出来，使生产活动中各个环节都有据可循。必须要依靠规范化的管理模式、标准化的管理流程、嚴格的时间观念和科学的逻辑关系来协调档案管理工作。

4.档案分类管理，避免档案存放混乱

随着科技的发展，电子档案得到越来越多的应用。电子档案的存储信息量大，使用便捷。同时也存在容易混乱，失误操作删除时将很难恢复，使记录数据丢失。因此，在进行信息存档时，要分门别类对文件进行存档，建立合理的搜索机制，以便查阅。同时最好进行计量技术档案的资料备份，防止误操作和删除现象。设立了一个专门的网络来管理档案，有利于档案技术的安全，避免黑客的攻击。档案分类要以相关的条例规范为基础，建立与实际相适用的编码形式，这样在机构考核过程中能准确找到所需文件。加强档案管理人员的整合分类意识和安全防范意识。

四、应对机构考核的措施

1.标准现行有效

为了保证机构考核的顺利进行和通过，档案管理相关人员必须将本单位授权范围内的产品文件按照现行的标准进行分类、分项，编目建档。通过对新、老标准中各条规范的内容进行详细的比对，发现新标准中更新、修改的内容。即使对产品文件按照新标准进行修改、编制。保证提供给审核人员的资料是按照最新规范编写、存档。

2.报告齐全准确

由于档案工作的复杂性和保密性，在存档过程中要保证数据的真实准确，尤其是原始数据的完整性。产品报告最为档案内容的重要部分，其存档一般按照检验类别、检验型号、检验时间、企业名称等分类管理，并统一编号。在审查过程中，以便查阅、翻找、检查。

3.考评资料齐整

根据考评条款，预先将考评所需的文件进行整理归纳。相关人员对考评资料涉及到的相关产品文件进行仔细梳理，及时更正错误、补全漏洞。贯彻体系文件、落实相关规范。在评审考核前，将涉及的档案文件和相关报告单独存放。根据编目将所有资料整齐有序排列，以便检查时准备充足、心中有数。

五、结束语

计量技术档案管理是机构管理的重要组成部分，也是机构考核的核心内容之一。通过机构考核活动，对计量技术档案的管理进行监督和检查。机构考核以《考核规范》中所规定的内容为基础，对档案管理工作的进行起到监督和指导的作用。计量技术档案管理工作的规范化，进一步推动和促进质量体系全面运行，推动整个社会生产的进步。通过机构考核，可以促进计量技术档案管理工作规范化。

参考文献：

[1]申秀云.计量标准与计量标准器的稳定性考核[J].《品牌与标准化》，2014，（10）：10-25.

[2]畅秋菊.从机构考核谈计量技术档案管理[J].《中国计量》，2015，（10）：46-47.

[3]叶纯如.医疗设备计量技术档案管理[J].《铁道技术监督》，2015，（05）：11-17 .

[4]张莉敏.电子环境下文件和档案工作的人力资源管理山档案学[J]. 《常州工学院学报》，2015，（09）：34-39 .

[5]程芳.浅谈县级计量技术机构的档案管理工作[J]. 《河北工业大学成人教育学院学报》，2016，（03）：46-47.

[6]聂晓明.浅淡计量技术机构科研技术档案管理[J]. 《中国计量》，2016，（9）：13-21.