日本高校行政管理信息化发展的经验及启示

呼斯乐

摘 要：我国目前的各类高校正面临着如何顺利将行政管理信息化发展的问题。作为具有国际先进计算机技术和IT技术的日本在行政管理信息化方面有着不可或缺的经验和发展规律。文章通过梳理日本高校行政管理信息化发展的脉络，总结了有利于我国高校行政信息化发展的经验和启示。

关键词：日本高校；行政管理信息化；电子政府；高校信息技术

进入21世纪，随着计算机技术与因特网的普及和IT（Information Technology）

业的迅猛发展，人类社会向高度信息化时代迈进。我国目前的各类高校也面临着如何顺利将行政管理信息化发展的问题。作为具有国际先进计算机技术和IT技术的日本是如何培养具有高度信息素养的教育工作者、如何充实和完善高校信息技术教育内容、如何整合和利用信息通信系统、如何与国内外大学及研究机构进行资源共享共建，建设和整备高度信息化教育研究环境以及确立学习支援平台，从而实现高效运营的大学信息化体制的，这些都是我国各类高校值得学习和借鉴的。

一、日本高校行政管理信息化的构建和理念

日本政府于1994年制定《行政管理信息化推进基本计划》以来，全面开展了政府机关的信息化。其后，由于网络的迅猛发展，日本政府于1997年又推进了21世纪初期实现政府机关高度信息化的“电子政府”的新目标。这标志着政府信息化的正式开始。行政管理信息化是在“电子政府”推进计划的基础上逐步制定和推进的又一项重要举措。

2000年11月27日的IT战略会议上制定了IT基本战略计划指出，未来五年内日本将成为世界具有最先进技术的IT国家之一。内容包括信息高速公路的整备以及竞争策略、电子商务规则及新环境整备、实现“电子政府”、强化人才培养等。在此基础上逐步完成和落实概念推广、平台建设等各项工作。

日本高校行政管理信息化平台构想是指，利用高度信息技术手段和IT关联技术对国立大学教育、教学、科研等领域进行服务与管理的平台构想。在日本726所公立、私立大学中，金泽大学和九州大学是建立大学行政管理信息化模式的代表。其在推进大学行政管理信息化的过程中，首先制定了《大学校务管理信息化实施计划》，并对具体的实施细则进行研讨，解决了传统校务工作中普遍存在的问题。

多所国立大学实现校务信息化的指导方针来源于1996年12月的日本内阁会议关于行政事务改革的若干条例，即提供行政信息、申请申报手续的信息化、实施一站式服务、各类调度手续的信息化、日常事务的简约化、网络技术平台的高度化、事务处理标准化等，并在此基础上提出了关于建立高校行政管理信息化平台的若干理念：①建立符合“电子政府”、消减行政成本、减少人员数量等政府需求的行政管理信息化平台；②建立符合信息公开、继续教育、公开讲座等社会需求的行政管理信息化平台；③建立符合多种教育、国际教育、人文教育等教育需求的行政管理信息化平台；④建立符合国际化研究、效率化研究的教育科研需求的行政管理信息化平台；⑤建立符合快捷的、公开的、低成本的、事务需求的行政管理信息化平台。

二、日本高校行政管理信息化平台的实施

日本各大高校在信息网络环境下，在超高速LAN信息网络平台的基础上，积极导入现有的信息化系统技术，对学内业务管理系统进行升级和整合，逐步完成以下机能的服务项目：①实现教职人员、学生、社会人等的相关手续的办理和信息化服务；②实现信息源定位，事务手续自动化和电子裁决高效化；③实现办公自动化，即行政管理事务无纸化；④实现对手机和移动电脑等进行信息化服务；⑤为残疾人提供人性化服务；⑥实现教职人员事务处理信息共有化；⑦实现电视会议、电子会议、网络会议等的效率化和情报化；⑧实现学务系统、人事系统、会计系统等各种业务系统有机集成，建立综合信息系统模式；⑨实现大学管理、运营、政策制定等多元分析报告的信息提供模式；⑩保证信息的互通互联和信息安全性，实现安全信息管理模式。

日本政府提出，以上机能和服务内容要逐年、逐项地落实完成。其中尤为重要的是行政管理信息化平台利用的难易程度。为此应着重考虑“一站式服务”和“时实服务”。还应注重与国际标准接轨，对应用软件进行规范化和共通化调整。例如，在大学校务中最为突出的问题之一是接收大量的外部文件并进行备份，复印后分发给各级有关部门，各部门再进行二次复印、分配等，这种工作体系既不利环保也不利于提高工作效率。基于以上问题，金泽大学采用全国统一的“行政文件夹管理系统”，对各个院系所的基础数据进行整合后实现文件的共建共享。他们的做法是，引进“文件数字化处理系统”对外部收取的纸质文件进行数字化加工，再利用URL“统一资源定位系统”以邮件的形式传送给各个院系所办公室。为强化行政文件管理系统的兼容性，充实文件管理机能的共有性，2003年金泽大学引进了“文档文件管理系统”，该系统可将行政文件分类整理并保存，登录系统后可实时、快速地对文件进行集中管理。文件的移管、延长、废弃等业务也可在网上操作，并对其属性进行检索和查询，实现了行政文件的公开化和效率化的管理目标。

三、日本高校行政管理信息化平台的组织和推进体制

日本各大高校在积极制定高校行政管理信息化网络平台的实施对策有以下几点：①行政管理信息化平台的建设在组织上需要学校高层领导的积极推进，需要多部门协调，这些工作需要一个权威的协调机构来进行；②需要建立一个类似于网络信息中心的职能部门，对“信息企划”“信息处理、服务”“信息收集、整理、保存”“信息安全保证”等业务进行综合管理；③需成立“行政管理信息化平台建设推进委员会”或“行政管理信息化平台建设推进办公室”等附属职能部门，对平台建设进行监督和管理。具体实施行政管理信息化平台，不单要靠信息技术，还需有事务组织、事务管理制度、教职员培养等多项措施的配合。

四、日本行政管理信息化对我国的启示

随着行政管理信息化进程的不断推进，日本高校已初步建成标准统一、功能完善、安全可靠的校務信息网络平台。统一的网络平台和应用将提供高度的信息共享，优化和规范的业务流程将会更加快捷、方便地为广大师生服务并提高办事效率透明度，这标志着日本大学行政管理信息化的整体发展将迈入一个新阶段。

中国的高校行政管理信息化建设还处于起步阶段，缺少理论指导和实践参照，迄今尚未有一个成型的成功模式。如何提高对高校行政管理信息化的共识，如何健全高校行政管理信息化的推进体制，如何改善现行高校行政管理信息化导入与运用等是摆在我们面前的问题和挑战。适应时代潮流，驾驭或引导时代需求，日本高校行政管理信息化建设的一些成功事例可以为我国高校行政管理信息化建设与改革提供有益的参考。

现在中国已成为亚太地区增长最快的信息技术市场，我国政府也正在实施科教兴国战略。为此，发展“电子政府”和教育信息化事业已成趋势，大力发展教育信息化以及高校行政管理信息化也是其重要内容之一。建立健全完善的高校行政管理信息化体制，对促进我国高校校务处理的高效化，实现新型高校经营的管理模式将发挥巨大的作用。

（作者单位：内蒙古师范大学外国语学院）