刍议高校无形资产的信息化管理

樊治辰+徐云丽+陈彤

摘 要：文章针对高校无形资产长期存在的管理意识淡薄混乱、核算评估缺位、信息失真、科研成果转化率低、无形资产流失严重等问题，提出利用信息化技术破解传统管理中的难题。结合工作实践，对无形资产信息化管理系统的构建提出统筹规划打通各部门数据孤岛、强化监管及时备案、全面核算的原则。并阐明了高校无形资产管理信息化建设关键步骤，提出在构建无形资产管理系统时应做到统一规划，制定数据标准；开展清查，建立无形资产档案；明确职责，设置审批权限。并对高校无形资产管理信息化建设的预期成效进行了展望，以期对高校无形资产管理工作有所裨益。

关键词：高校无形资产管理 信息化系统 统筹规划 强化监管 全面核算

中图分类号：F230 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）12-212-02

长期以来，高校对国有资产的管理重点关注的都是固定资产，高校的无形资产管理工作一直都是资产管理的薄弱环节，无形资产管理工作一直处于低效管理状态。

高等学校因其人才云集、高新科技集中，其无形资产通常包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉以及其他能够给高校带来巨大收益，并与高校具有内在关联性但却没有具体实物形态的资产。

由于无形资产具有非实体性（不存在物资实体）、不确定性（有价值和使用价值，可以进入市场买卖，但未来所产生的经济效益和社会效益难以准确计量）、使用性（可为教学、科研服务，也可通过转让获得收益）、垄断性（是专一的特殊资产，受法律保护，不经允许他人不得侵占）、有偿性（须是有偿取得的，需要支付相应代价）等特点，对无形资产建立有效的管理机制本身就存在一定难度。

而现阶段的高校无形资产管理工作又存在认识不足，无形资产意识淡薄；机制不健全，无形资产管理比较混乱；核算评估缺位，无形资产信息失真；研成果转化率低，无形资产效益低下；管理存在漏洞，无形资产流失严重等问题。直接导致高校无形资产管理工作面临涉及部门多但专业人员少，资产数量多但使用效率低，数据信息庞杂但管理手段落后等突出矛盾。存在多头管理、重复投入、家底不清、产权不明、资产流失等突出问题，迫切需要通过加快高校无形资产管理信息化建设，采用信息化手段切实推动高校无形资产管理走向科学化、规范化，从而提高高校无形资产使用效率，防止国有资产流失，真正实现高校无形资产的社会价值和经济效益。

一、高校无形资产管理信息化建设的原则

《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（2010-2020）中针对构建国家教育管理信息系统提出如下要求：“构建国家教育管理信息系统。制定学校基础信息管理要求，加快学校管理信息化进程，促进学校管理标准化、规范化。推进政府教育管理信息化，积累基础资料，掌握总体状况，加强动态监测，提高管理效率。整合各级各类教育管理资源，搭建国家教育管理公共服务平台，为宏观决策提供科学依据，为社会公众提供公共教育信息，不断提高教育管理现代化水平。”各高校在长期实践中应该依据《纲要》要求逐步推进信息化系统的建设，并在实践工作中解决无形资产管理存在的具体问题。高校无形资产管理信息化建设应遵循以下原则：

（一）统筹规划

高校在推进无形资产管理工作的过程中，存在管理部门众多，缺乏有效统筹与协调的情况。虽然相关管理部门都建立了信息系统，但是各部门的系统间相互隔离，数据相互独立，形成了一个个信息孤岛，没有有效互联互通。无形资产存在重复登记、错漏登记的情况，直接导致信息不全、数据不准。虽然看似各个管理部门都已经实现信息化管理，但是对于学校层面来说依然无法掌握详尽准确的无形资产数据。因此，在统筹构建高校无形资产管理的信息化系统时，应打通各部门数据孤岛，建立一个各部门可以协同进行管理的统一操作平台，做到信息对称、登记明晰、数据清晰可查，最大限度地减少各部门间的内耗，提高工作效率。

（二）强化监管

由于相关部门对无形资产管理工作重视不足，工作人员对无形资产的管理意识薄弱，致使无形资产的使用和处置存在没有及时备案登记，或是备案信息缺失等情況。现阶段高校的无形资产信息化管理工作，基本没有实现审批流程信息化，都是采用事后备案登记制度。缺乏无形资产使用的备案数据，直接导致高校对无形资产的使用和处置丧失了有效的监控，流动的工作人员也很难持续主张高校对外的投资权益，无法追溯决策失误或投资损失等相关审批人员的责任。建立统一的无形资产信息化管理系统，做到及时备案、加强监管，切实解决以上问题。

（三）全面核算

高校无形资产的财务信息归属于财务部门管理，各高校财务部门都有其单独的财务管理系统，由于财务系统和核算原则的限制，导致高校无形资产管理工作的信息化建设过程中财务管理与会计核算一直处于薄弱环节，没有被有效地管理起来。在高校的财务系统中无形资产的价值通常是“0”或是名义价值“1”。高校除了购入的无形资产和多年累积的校名校誉以外，涉及最多的无形资产就科研成果，高校每年投入大量人、财、物进行科学研究，但是在现行的会计核算原则下，高校科研成果投入的研发费用、人员经费、专利申请费等均难以详细列入相应科研成果的核算成本。高校应以推进无形资产管理信息化建设为契机，进一步完善无形资产会计核算方法。所有的无形资产都应以实际产生的支出作为入账依据，特别是对跨年度自行研发的科研成果，应建立科研成果核算项目，以历年所有费用支出为基础，计算无形资产的基本价值。

二、高校无形资产管理信息化建设关键步骤

高校无形资产管理信息化建设是一个系统工程，信息化建设的前提是制定完善的管理制度，然后依靠技术手段将管理流程信息化。由于高校间的行政管理和审批流程不同，因此各个高校可以依据自身实际情况并结合现有资源逐步推进无形资产管理信息化建设工作，在建设过程中应注意以下几个关键步骤：

（一）统一规划，制定数据标准

高校无形资产总类繁多，管理难度大，使用处置方式多样。因此在建设无形资产管理信息化系统时，必须由学校资产管理部门统一规划，并结合国家对高校无形资产管理的相关要求和其他部门提供的使用需求，制定数据标准。统一定义数据库结构、字段名、内存变量，统一数据接口。

高校无形资产管理系统应根据管理职责，建立不同的职能模块。其中资产和财务两个部门的模块可以根据国家对高校资产和财务管理的要求进行设置。而其他职能模块则应根据高校的实际情况进行设置，如管理科研成果的部门、负责无形资产对外投资的部门等，但是其数据不得少于资产和财务模块的要求。

（二）开展清查，建立无形资产档案

高校推进无形资产管理信息化建设的进程中，无形资产的数据库建设尤为重要，而数据又分为历史数据和新增数据。高校长期对无形资产管理的缺失，致使采集详细的历史数据十分困难，高校应以推进无形资产管理信息化建设为契机，开展一次无形资产清查工作，把分散在各个管理部门的数据收集起来，按照制定的数据标准完成数据库的初始化，建立无形资产信息化档案。

（三）明确职责，设置审批权限

高校在推进无形资产管理信息化建设过程中，必须明确部门职责，精简审批流程，实现无形资产申请、审批、使用、处置等全程监控。高校无形资产实行归口管理，在无形资产使用过程中，由于缺乏监督和制约，导致无形资产使用存在资产流失的风险。应该在推进无形资产管理信息化建设过程中，根据部门职责赋予工作人员不同的审批权限，实现无形资产全过程信息化管理，通过信息化的手段记录和监督无形资产的使用情况。

（四）互联互通，搭建系统桥梁

高校无形资产管理信息化建设最重要的一个环节就是实现系统间的互联互通。高校的无形资产管理涉及多个部门单独运行的信息系统，如资产管理系统、科研管理系统、财务管理系统等。将各个独立系统中涉及无形资产的部分有效地组合起来，才是真正实现无形资产管理的信息化。

1.高校通过购买或无偿取得无形资产，首先通过资产管理系统进行登记，在完成资产管理部门的审批或备案流程后，由系统自动推送数据到财务管理系统，完成财务管理部门的相关流程后，由系统自动推送“处理完毕”指令到资产管理系统，以便系统间自动核对数据。

2.高校通过科研项目自主研发的科研成果，首先通过科研管理系统完成科研立项相关流程，由系统自动推送数据到财务管理系统，科研团队按照规定进行项目结题和办理报账手续。此时的财务管理系统应该按照科研项目进行会计核算。当项目结题并产生科研成果时，财务系统应以项目实际支出记入科研成果基本价值，并将数据自动推送至资产管理系统进行备案。

3.高校通过无形资产对外投资，相关管理部门在完成全部系统审批程序后，由系統自动推送数据到资产和财务管理系统进行备案。资产和财务管理部门依据无形资产对外投资信息进行资产和财务管理。

三、高校无形资产管理信息化建设的预期成效

随着高校无形资产管理信息化建设的推进，将进一步强化无形资产管理意识，进一步提高无形资产管理水平，进一步提升无形资产使用效率。

（一）提高数据准确率，提升无形资产管理效率

实现高校无形资产管理信息化，不仅减少了不必要的重复工作，而且也确保了数据的准确性、及时性和安全性。信息化管理大大缩减了手工模式和计算机单机管理模式所耗费的管理成本，使无形资产在各管理部门间账账即时核对变得切实可行。同时，由于无形资产信息化是对无形资产动态信息的全过程管理，工作人员可以通过信息化系统所反映的信息，随时监控无形资产使用状况。因而实现无形资产管理信息化，强化了无形资产的管理和监督，提升无形资产管理效率。

（二）记录审批流程，无形资产管理全程可追溯

实现高校无形资产管理信息化，全面记录无形资产登记、使用的审批程序。由于全程操作可记录、可追溯，有效避免了以往不规范、不合理的审批。通过无形资产信息化管理，促进相关管理人员依规操作、依法审批，减少无形资产流失。

（三）收集详细数据，建立无形资产投入与产出模型

实现高校无形资产管理信息化，可以得到详尽准确的各项数据。国家每年投入大量资金，高校也投入大量人力、物力进行科学研究，但是投入的方向是否准确，产生的结果是否合理都没有一个详细的分析。现在我们可以得到无形资产从投入到产出全过程的数据，利用先进的大数据技术，建立一个无形资产的投入和产出的模型，分析如何投入才能提高效率，为国家和高校进行科研投入提供数据支撑。

四、结束语

高校无形资产管理普遍效率低下，既有无形资产特殊性的问题，也有制度和管理队伍的问题。在网络信息技术发展的当下，有效利用信息化技术破解传统管理中的难题已经成为一种趋势。无形资产信息化管理不但可以解决现有的各种问题，还可以利用数据分析技术进一步提高无形资产管理水平。若高校普遍实现无形资产管理信息化，高校的无形资产使用效率将得到更大的提高，有利于高校推进科技成果转化和创新创业，有利于国家建设“双一流”大学。

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（作者单位：西南交通大学资产与实验室管理处 四川成都 611756；作者简介：樊治辰，硕士，副科长，主要从事资产与实验室管理；徐云丽，高级会计师，副处长，主要从事财务、资产、实验室管理。）

（责编：贾伟）