事业单位档案管理工作的优化措施

张日冰

摘 要：档案管理是保护事业单位人员和单位资料真实性的一项重要工作，对事业单位的发展具有十分重要的意义。简要分析了事业单位档案管理工作的主要目标和根本任务，指出了当前档案管理工作中存在的问题，并提出了事业单位档案管理工作的优化措施。

关键词：事业单位；档案管理；基本业务；管理模式

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.22.042

随着国民经济的快速发展，事业单位也在迅速发展。在事业单位的工作中，档案管理是一项重要工作，对提高事业单位的管理水平、提高事业单位的工作效率有十分重要的作用。但是，当前事业单位档案管理工作中存在的一些问题严重影响了事业单位档案管理工作的开展。基于此，笔者简要介绍了优化事业单位档案管理工作的方法。

1 主要目标和根本任务

面对经济社会发展的新常态形势和产业结构优化调整的新任务，2013-02-22，党中央国务院印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其中体现了政府对档案事业的高度重视和大力支持。许多省市紧随而动，在中央《意见》的基础上，结合各省的省情，相继出台了各省档案工作意见，努力细化、深化工作举措，提出各省档案管理工作的更高目标定位和制度标准，为全面实现各省事业单位档案管理工作现代化起到了积极的政策引领作用，并奠定了坚实的制度保障。因此，各级各类事业单位档案部门必须抓住机遇，积极认真领會《意见》精神，深入贯彻落实《意见》实质，积极探索档案管理工作的新思路、新模式和新途径，努力推进单位档案工作依法管档，加强档案室、资料室等档案机构的建设，支持并规范社会多种力量参与档案事务管理，完善各类档案的接收、征集工作流程，尤其强化涉及民生、经济、文化和社会领域以及各级各类重大事务活动的档案管理，为人们提供便捷、高效的档案利用服务，从而更好地维护党和国家及人民群众的根本利益。

2 存在的主要问题

事业单位档案管理工作中呈现出了许多问题，具体有以下几点：①档案管理人员的基本业务素质薄弱。一些事业单位的档案管理工作理念较为陈旧，思维方式较为传统，管理改革行动迟滞，管理模式和运行机制缺失创新举措，无法紧跟日益进步的经济社会的发展需求，对《档案法》《档案管理办法》等国家相关的政策制度和各级各类法律法规的学习、理解、运用能力不足，贯彻执行力度不够。②档案管理方式陈旧。一些事业单位的日常人事、业务、资产等档案信息处理方式仍停留在陈旧、单一的登记造册流程上，档案管理的标准化、制度化、程序化和规范化运作体系还不健全。档案管理职能部门对于档案信息的管理与运用缺乏统一的管理机制和科学、合理的监督机制，尚无统一的标准和质量要求。③档案管理的基础设备设施陈旧落后。一些事业单位没有给予档案管理工作足够的经费支持和设备维护，致使档案室的硬件条件和基础设施比较差，仪器设备配置不齐全。现代化的档案资源开发利用不够，电脑、扫描仪、影印设备和操作软件等软硬件设施更新不及时，不能满足现代化的光盘和电子档案处理需求。④档案管理人员队伍业务素质不高。一些事业单位的档案管理人员兼职居多，且工作人员以合同制为主，人员流动性比较大，尤其是一些档案管理人员，更是缺乏基本的计算机操作、档案查阅、资料整理和归类等基础的专业能力。这些问题表明，事业单位传统的档案管理方式已经不能满足社会经济发展新时期档案管理工作的具体化、精细化、规范化和制度化要求。因此，进一步科学优化和高效应对事业单位档案管理工作势在必行。

3 优化措施

3.1 完善档案工作的管理体制和运行机制

完善档案工作的管理体制和运行机制主要从以下几方面入手：①提高各级各类事业单位对档案管理工作的重视程度，不断完善各级各类事业单位党委和政府职能部门、档案部门归口负责、协调管理、社会机构共同参与的档案管理工作体制。②转变传统档案管理观念。切实改变档案工作“重保管、轻服务”的观念，着眼社会各类民生事业发展的基本需要，进一步强化档案服务社会经济、政治、文化、民生等大局工作，全面服务人民群众的生产劳动和物质生活、精神生活。③从场馆建设、规划设计、功能布局、接收范围和资源共享等方面入手，系统、扎实推进事业单位档案管理的基础设施和基本保障条件建设。④从工作职责权限厘定、职能机构人员配置、档案整理储存、安全保密措施等方面，进一步明确建立档案室工作新格局的有效途径。

3.2 完善档案资源利用体系

完善档案资源利用体系可从以下2方面入手：①积极转变各级各类事业单位档案服务方式。推进网上查询和跨馆查阅利用方式的普及，提升档案工作服务社会的能力；发挥好档案管理的政府信息公开职能，完善相关服务设施，建立健全政府信息接收工作机制，认真做好政府信息接收、管理、公开工作；规范并支持社会力量参与档案事务，扩大档案资源开放程度，拓展档案查询检索范围，推进档案工作服务方式的灵活化、服务范围的广泛化、服务效益的显著化。②加强事业单位档案室的数字化、信息化、网络化和多媒体化等基础设施建设工作。事业单位各档案室应加大档案信息资源的开发力度，尤其把网络化和数字化档案室建设作为事业单位“十三五”时期的重点工作和主要任务，推动形成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字化档案室管理运营体系，建立覆盖连接各级各类事业单位档案的资源管理和网络共享体系，促进档案资源利用的最大化和高效化。

3.3 不断完善档案保密机制和安全防控体系

完善档案保密制度和安全防控体系的方法有3点：①强化档案安全制度建设，牢固树立主动防御的安全管理理念，规范档案管理秩序，完善地方性档案工作安全保密法规，加强档案安全保管的宣传工作，加强纸质档案、电子档案的信息安全和档案储存的环境安全建设，建立完善档案安全的应急管理制度和突发事件应对制度，建立稀少、珍贵、历史等重要档案的备份制度和受损遗失档案的抢救补救制度；②加强档案利用安全保密制度建设，进一步加大事业单位档案安全的保密检查、排查力度，加强档案执法检查工作，依法确保档案安全，设置档案安全督察、网络监控员和安全巡检员，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，将事业单位档案室列入重点保护范围，严肃查处违法、违规、违纪行为；③改善档案保管保密的基础设施条件，建立数字档案和电子文件信息安全制度，推进档案信息系统的安全等级保护和分级保护工作，完善数字档案馆测评标准，健全涉密网络系统、涉密计算机和涉密多媒体的安全保密机制。

3.4 加大档案工作支持力度，提高保障水平

要想加大档案工作支持力度，提高保障水平，可从以下3点入手：①各级各类事业单位应切实将档案工作纳入单位发展规划和年度工作计划中，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等保障；②各地政府应加强对社会、民生、经济、政治等重大项目、重大活动等档案建立、存储的业务指导，并将事业单位档案建设纳入基础建设项目和同级财政预算；③进一步加强档案管理系列岗位的人力资源建设，抓好档案管理干部队伍建设，定期开展经验交流和互访学习，配置专业知识结构合理、年龄梯队搭配科学的档案管理工作人员队伍，加强档案从业人员的基本业务素质培养、培训，努力提高档案从业人员的整体素质，为全面完成事业单位档案管理工作提供保障。

4 结束语

综上所述，事业单位档案不仅能够反映出事业单位现阶段的工作状态，还对事业单位的发展创新起到十分重要的作用。因此，事业单位要对档案管理工作的优化展开研究，分析单位档案管理工作中存在的问题，采取有效的解决措施，同时，还要建立健全相关档案管理体系和制度，以确保事业单位档案管理工作的有效性，推动事业单位的创新发展。

参考文献

[1]郑立彬.事业单位档案管理工作优化途径分析[J].科技传播，2016（16）.

[2]瞿静.优化事业单位档案管理工作的途径[J].办公室业务，2014（07）.

〔编辑：白洁〕