营销电子档案管理系统的建设与应用

李广翱+李婧+田璐+钱程+曹铭

摘 要：从供电企业的实际情况出发，从项目背景、系统架构、系统功能和建设成果4个方面介绍了营销电子档案管理系统的建设过程及应用情况。该系统通过对电力客户档案的收集、生成、归档、保管、更新、借阅和销毁的全过程管理，实现了营销客户档案管理的线上标准化操作，提高了营销客户档案管理工作的规范性和效率。

关键词：营销电子档案管理系统；系统架构；系统功能；建设成果

中图分类号：G270.7 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.22.046

1 项目背景

为进一步推进辽宁公司营销档案规范化管理，提升营销档案信息化建设水平，辽宁公司计划建设营销电子档案管理系统。系统将对营销档案的全过程进行管理，并能够支持数字化档案信息的各项功能，以及档案扩展资源管理和知识管理。

电力营销部门承载着业扩报装、电费计费、电能计量、用电信息采集等关键业务以及95598电话语音、互动网站、银电联网等对外服务工作，具有业务复杂、与客户交互文件多、信息资源量大等特点，营销纸质文档管理工作也日益繁重，电子文件管理和纸质文件管理的需求日益突出。与此同时，无纸化办公和电子化作业已成为公司信息化发展趋势，营销部门也越来越多地采用电子文件进行业务办理和日常管理，电子文件对提高办事效率、加快查询速度、提高优质服务水平发挥了越来越重要的作用。因此，做好营销业务纸质文件的收集、保管、利用及电子化等管理工作，成为营销信息化工作的重要组成部分。

电力客户档案指供用电双方在业扩报装、变更用电、用电检查、电费抄核收和日常营业管理等各类供用电活动过程中形成的用于明确双方权利义务、载明双方履行情况的纸质文书和电子文档的集合。电力客户档案管理是营销管理的重要工作之一，其特点是种类繁多、数据量大，客户档案不但以结构化数据存放于营销业务应用系统中，而且包含非结构化数据，主要包括用户提供资料的扫描件、涉及现场作业（勘查、用电检查、营业普查）的工作单（营销业务应用系统产生）等内容。做好电力客户档案的收集、生成、归档、保管、更新、借阅和销毁的全过程管理及档案室建设，可以有效预防企业经营风险，不断提高优质服务水平，促进营销基础管理工作的标准化、精益化、法制化，同时可以为以后公司电子文件管理系统建设提供坚强支撑。

2 系统架构

营销电子档案管理系统遵循“标准统一、分级集中、动态管理、信息管控”原则，依托营销业务应用系统，对现有纸质及电子档案资源进行优化和整合，通过建立营销电子档案管理信息系统，实现对客户档案的全生命周期管理，实现电力客户档案的生成、收集、归档、更新等全过程与营销各项业务办理流程的紧密连接，及时收集、实时更新、动态监控，确保纸质档案与电子档案的逐一对应，提高客户档案的完整性、准确性和实时性。图1为营销档案管理系统应用架构。

营销业务应用系统营销档案文件产生的来源，负责对所有营销业务的处理。

营销电子档案管理系统：负责电子文件的生成、文件整理与归档、建档管理、档案存放管理、档案室管理、档案更新与借阅、档案管理的检查与考核。

营销电子档案管理系统借助于营销业务应用系统开展文件、数据的采集，营销业务应用系统从营销电子档案管理系统调阅封装好的电子文件浏览查看，基于档案管理全生命周期在营销电子档案管理系统上进行全过程管理，从而确保档案管理的一致性。

3 功能介绍

3.1 资料收集

用户通过营销业务系统进入“业务资料收集”页。通过“高拍”“高扫”对资料进行电子化，并将电子化的图片与所对应的资料关联，收集完成后，提交流程，具体如图2所示。

用户进入“营销管理系统→资料归档→资料审查”页面进行资料信息的移交。

3.2 档案保管

档案管理员登录，进入“整理入库→高压→整理文件标签”页，可进行待整理文件的查询、盒新增、盒修改、盒删除、装盒及开架等操作。

3.3 档案利用

用户进入档案检索页面，选择查询条件，点击“检索”按钮，检索结果列表展示相应的结果，管理人可勾选记录，并发起文档的调阅申请和借阅申请流程，点击“出入库记录”展示该文档的出入库记录，档案检索主页面和出入库记录页面。

4 系统建设成果

营销电子档案管理应用平台对用电客户在营销系统中产生的实体资料以及电子化资料进行全过程管理，并為档案回溯、档案利用提供数据支撑，在保障用户资料完整与准确的同时通过在线档案调阅和借阅服务，减少了营销电子档案管理的人的重复性劳动，并通过平台对资料收集相关数据进行统计分析，为营销系统用户档案数据资料收集情况考核评价提供数据支撑。

参考文献

[1]彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技，2011（12）.

〔编辑：刘晓芳〕