浅谈工程项目的资料管理

于凯嘉

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【摘 要】本文阐述了现代工程质量管理的重要性，分析实际工程中易出现的问题，完善资料整理的方法。

【关键字】 资料管理； 规范 ；标准；

1.工程资料管理的重要性

随着工程建设的现代化程度的不断提高，国家在项目投资、管理建设方面都发生了根本的变化。在现代化大规模工程建设项目中，投资的多元化、管理的法制化、施工程序化，工程资料归档规范已成为必然趋势。衡量建设项目的管理是否满足科学化、程序化、规范化和可追溯性的一个重要标志就是有一套完整的工程项目管理资料。因此工程项目管理资料是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作。

工程项目的资料管理是一项系统工程，它涉及各个专业技术部门是一项复合性工作。如何在工程项目的各个阶段做好工程资料管理工作，使工程项目资料完整准确、有效、及时的归档已成为能否保证工程顺利通过验收、后续生产是否有保障的必要条件。

2.现阶段工程项目资料管理常见问题

工程资料的原件不齐全。有许多非常重要的工程原始资料，由于主客观的原因到最后归档时是复印件，而不是原件。这样就难以满足工程资料的完整、准确、系统、齐全的基本要求。交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里等关键性原始验收签证资料填写不规范。有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了这些关键性原始资料的可信度，从而也降低了工程资料的使用价值。

工程资料的验收签证不齐全，存在补签和代签现象。工程资料的整理没有随着工程施工进度同步进行。而是为了急于满足工程的验收和交工要求，結果等工程结束后，当时的施工人员离开工地。找不到当事人签字。只好补签和代签

工程资料的格式和形式不规范。施工过程中形成的资料格式和形式不统一，不规范，有用A4的，也有用16开和32开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，有民用的、也有用工业的。工程资料的书写也是五花八门，形形色色，有用纯兰墨水的，有用圆珠笔的，有用铅笔的，有用复写纸的。最后形成的案卷的给人感到不是一个完整的一套工程资料，而这些资料也不利于资料的长期保存。

竣工图编制不够规范，有些工程项目不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原图修改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。

3.工程项目资料管理问题产生原因

首先是，各级工程管理部门对工程资料的管理意识薄弱，长期存在着重工程建设、轻资料管理的现象。各个工程管理单位对资料管理重视程度远远不够，认为资料管理是可有可无的，只是在工程交工时应付一下即可，工程完了才忙着整资料。

其次，工程项目管理作业层业务素质低、技术力量薄弱、培训少、管理水平低下是造成施工过程中产生的工程（原始）资料文件不规范，质量不高的一个不可忽视的重要因素。

4.加强工程项目资料管理策略

要保证工程项目的资料管理的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及验收的全过程，除了不断加强业主、监理和施工单位三者之间的的业务协调和提高管理水平外，就应从如下方面入手：

在工程初期，也就是工程项目的准备阶段就要制定好完整的工程资料管理制度，明确工程资料管理在工程实施中各级相关人员的管理分工和职责。确定可行的文件编制、校核、分发、传阅、收集、更改、作废、整理、立卷的流程和登记分类及存放要求等。为了使工程资料规范、清晰、美观，所有文件、表格的字体、字号、格式要一致。工程名称要统一。提交的数量要明确。还要制定切实可行的工程文件编号规则，并将这一切汇总整理归档。总之，要使涉及到工程资料管理工作的各方面都有证可查，有章可循。

工程开始后，项目实施单位要实行技术负责人负责制。逐级建立健全施工文件管理岗位责任制。配备责任心强、工作细致的专职资料员，建立好各种资料、文件、图纸等管理台帐，做好工程资料的管理工作。工程资料的编制要严肃认真、细致。必要时组织所有参与资料编制技术人员、管理人员进行培训。使每个参与资料管理的人都知道国家、行业对工程文件、图纸的要求有那些。在签名、日期等细节问题上有怎样的要求，具体的规定。并做到谁负责具体施工、谁负责编制施工资料。只有将这些工作做好了，才能保证所做出来的工程资料符合工程验收的要求，才能满足工程资料完整、准确、系统、齐全和归档的要求。

在工程实施阶段，首先加强与建设单位和监理单位以及相关单位的沟通和联系。工程资料必须及时整理，需要到建设单位和监理单位处报验的各种工程资料要及时报验。确实做到工程资料真实完整、同步进行、分类有序。尤其在某一专业工程开始阶段。首先要坚持贯彻执行国家，行业的基本规范标准。并将此意识落实到施工记录表格等资料中。凡涉及检查，试验报告的项目均应填写见××记录或其实验报告编号。有数据要求的应填写“试验检测数据”。必要时要有支持性的附件（如图、表格、照片、图像等资料）。检验项目要求为符号设计、规范标准的，检验结果应填写符合“施工图编号制造厂图号或规范、标准的编号”。参与人的签名、日期要齐全。所有的工程检验都具备可追溯性和责任人。在不能获取原件时，应将原件复印，然后在原件复印或抄件上加盖留存单位公章，并注明原件保存处。项目负责人要对项目的工程文件形式、积累，立卷、归档要反复进行监督、检查并及时将检查结果进行综合、分类，整理，对在工程资料中出现的问题，举一反三，制定整改措施。检查整改成效。督促具体施工人员对工程资料的编写于工程同步。必须保证工程文件在任何使用场合都一致，切实最新版本。施工图发生变更时，要在原施工图变更处作好变更记录。

只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，才能成为工程总体质量的见证和优质工程评审的重要依据。从而为建设一流工程项目提供保证。