电子文件与纸质文件的优缺点比较研究

2017-04-07 02:26黄力彤
办公室业务 2017年1期
关键词:电子文件优缺点

黄力彤

【摘要】本文对电子文件与纸质文件的优缺点进行比较研究,意在真正掌握电子文件、纸质文件的相关内容,从而对两者进行合理应用。

【关键词】电子文件;纸质文件;优缺点

在我国文件领域中,纸质文件的发展时间相对较长,同时也是资料保存的重要形式之一。而电子文件则是由西方文化发展得来,伴随西方科技的快速发展,使其逐渐被完善,并被广泛应用于资料信息的保存工作中。由于纸质文件、电子文件的发展历史、背景存在许多差异,因此两者具有共性的同时,还存在一定矛盾性,促使两者相互关系、各自价值更具神秘性。

一、纸质文件和电子文件的浅析

所谓纸质文件主要是指:将纸张作为载体,属于档案中应用较为广泛的一种类型,例如:保存图纸和学籍、学生档案等。因为纸质文件具有无法再生和易损坏等特点,所以对其进行保护与修复工作,是纸质文件重要工作与任务。由于竹简文件较为繁重,使人们逐渐加大了对其研究,通过不断发展,造纸术得以产生,因此纸质文件最先由我国诞生,直至东汉时期,纸张文件逐渐被广泛应用。当纸质文件受到温度和湿度的影响时,纸张的字迹会随之出现洇化和扩散等现象,相关研究表明,纸质文件标准温度需要控制在14℃到24℃范围内,湿度控制为45%到60%。一般情况下,纸质文件的信息密度和载体寿命为100年-1000年,具有较差的存取寿命。

如今,我国迈向数字化时代,促使数字技术和科学技术取得显著成绩,而将其合理应用于学校档案文件中,已经逐渐形成的一种新型文件储存方法。在我国《电子文件归档与管理规范》实施以来,将电子文件的含义进行重新定义,即在数字环境、数字设备的背景下,通过数码形式进行储存,并置于光盘、磁带和磁盘等载体中,并借助计算机等技术和设备,对其进行阅读和处理,同时以通信网络的方式,完成文件的传输和接收。对电子文件进行分类时,可将其划分为文本文件、数据文件、图像文件、程序文件、图形文件、声音文件以及影像文件等。当电子文件在不适宜的湿度、温度环境下,其载体也会随之受到一定影响,标准温度应在16℃到20℃之间,湿度则为(40±5)%。而在正常情况下,电子文件的信息密度和载体寿命标准为:光盘30年,磁盘为3年到5年之间,但是,电子文件经常会受到技术的影响,被逐渐淘汰。

二、纸质文件和电子文件优缺点对比分析

(一)优点。从文化历史的层面进行分析,纸质文件具有较为久远的发展历史,并且在古代文化传承中占据着一定的优势。在我国参考价值较大的文化历史中,均是以纸质文件的形式保存至今,如文献和史记,名著以及其他历史巨作等。因此,纸质文件具有年代性、历史意义和原始性等特点,是电子文件无法取代的一种档案文件。以实际应用的角度对其进行研究,纸质文件具有的考究性、依据性特点,使其呈现着与其他文件类型的差异,特别是学校的手写稿件类文件,出现篡改几率相对较低,明显小于电子的输入类文件。网络信息的快速发展,人们逐渐加大了对信息安全的重视度,但是在此环境下,随之而来的还有黑客入侵行为,严重危害了信息的安全度,而纸质文件虽然储存难度加大,但可有效避免该类问题,充分展现出纸质文件的稳定性特点。

由于电子文件自身具有高效率、高便捷度等特点,使其应用范围不断扩大,通过对电子文件优点的分析,将其总结为以下几点:第一,有助于管理,操作简单,且具有自动分类的功能。在对电子文件进行管理时,完全打破了传统的人工分类、手工检索以及分卷管理的模式。而自身容量小的特点,使其以虚拟的形式存在,有效降低了档案文件的存储空间。另外,纸质文件随着时间和数量的增加,极易出现损坏等现象,但电子文件却不同,同时具有恢复的功能。第二,电子文件实现了资源共享、检索迅速。因为纸质文件具有一定的重要性,使其借阅需要通过申请完成,且存储应采取人工检索的方式。在信息化系统中,电子文件则利用网络技术,完成学校各部门之间的数据共享等操作,使其不再受地域、空间的约束,进而提升了学校教师的整体工作效率。

(二)缺点。在对纸质文件缺点进行分析发现,其缺点主要表现为以下几点:第一,纸质文件内容很难进行转移,特别是篇幅较大的文件,一旦需要对其进行翻新、平移,智能通过现代设备对其进行处理。第二,在对纸质文件进行保护时,需要将其载体进行共同保护。因为纸质文件重点是以纸张的形式构成,所以,纸质文件保护应该将纸张保护作为重点。第三,便利性相对较差,由于纸质文件是利用手工分类的方式,按部或者按卷的形式进行收藏,对陈旧资料进行检索,会花费较大的成本。第四,纸质文件具有较大的局限性,经常会受到空间、地域的阻碍,难以对其进行及时的应用。第五,纸质文件共享性较低,且传递速度过慢。第六,文件检索难度相对较大。其原因在于:在针对纸质文件储存中,虽然按照规定的标准对其进行分类摆放,但在急需情况下,则难以完成文件的查找工作,甚至在一定程度上会对其它类文件的摆放位置造成破坏,更加不利于检索工作的进行。

相较于纸质文件而言,电子文件具有优势尤为显著,但也无法忽视其缺点。首先,保护电子文件会花费较大的成本费用,而且在保护过程中,极易受到病毒与磁力的干扰,经常出现文件全部损坏等问题。其次,对电子文件原始文件进行判断难度较大,文档的输入不具有辨识度等特点。再次,文件保存期限明显低于纸质文件,并且不利于历史等资料的储存。最后,电子文件经常发生无痕篡改情况,因此,和纸质文件相比较,电子文件价值度会相对较低,

三、纸质文件和电子文件共存策略

由于電子文件自身具有效率性、便捷性等优势,使其无法和纸质文件协调发展。但是,通过相关实践总结发现,纸质文件和电子文件还存在一定的转化性,可以实现两者的共存目的。近年来,“优胜劣汰”并不是对新旧观念的替代,而是需要根据时代的发展,对传统方法进行创新,使其更好适应时代的发展,同时更具高效率和高精确的特点。因为纸质文件的发展相对较为久远,可以结合办公等实际需求,形成与其相对的电子版本,所以,在现代化背景下,学校通常会选择对纸质文件给予输入、扫描等操作,并将其当做电子文件应用的前提条件。这一措施不仅是对网络办公的应用,更是在现代化的背景下,提升办公效率的重要措施。

近年来,伴随我国社会的快速发展,促使电子文件的实际应用范围逐渐扩大,使其不再受限于时间与空间,进而提高了办公水平。虽然网络信息有共享性、开放性的特点,但是文件出现篡改的现象也随之增加,因此,人们在真正享受到电子文件的便利、快速等优点后,重新认识到纸质文件在存储方面具有的意义,同时也意识到它在信息安全方面的重要性。对此,人们可以通过电子文件的形式进行共享等,并通过现代设备完成输出工作,使其形成纸质文件,从而对其进行长期的存储。

在对文件档案进行归档操作后,可以通过电子文件、纸质文件两种方式共同完成储存工作,而在对相关业务进行流转和应用时,纸质文件和电子文件也会同时出现,并被广泛地应用,将这种模式统称为“双轨制”,所谓“双轨制”主要是指:对管理模式的全面化与深入化剖析,促使应用范围得到不断拓展。

四、结束语

综上所述,在对电子文件、纸质文件进行具体研究后发现,电子文件优点为操作简单、容易操作等,缺点为保护成本相对较高等,而纸质文件的优点为篡改几率相对较低等,缺点为便利性差、容易损坏等。虽然两者具有各自优缺点,但是同时还存在一定的共性,因此,人们可以通过以上几点措施,积极实现“互补互融”的目的,确保电子文件、纸质文件充分发挥各自价值,为我国相关文件工作的开展作出重要贡献。

【参考文献】

[1]姜春阳.电子文件与纸质文件管理特色之比较研究[J].机电兵船档案,2016(3):54-56.

[2]郭姣.纸质文书档案与电子文件档案比较研究[J].办公室业务,2013(19):59-59.

[3]彭璨.电子文件与纸质档案著录项目的区别及其成因[J].兰台世界旬刊,2015(5):24-25.

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