大数据时代下档案管理水平提升的路径选择

郎 峙

(四川长虹电器股份有限公司哈尔滨销售分公司 黑龙江 哈尔滨 150000)



大数据时代下档案管理水平提升的路径选择

郎 峙

(四川长虹电器股份有限公司哈尔滨销售分公司 黑龙江 哈尔滨 150000)

作为保存社会档案并提供档案服务的行业，档案行业承载着对社会原始记录的收集、保管与检索等重要工作，而大数据时代的冲击使得档案行业管理者面临着较之以往更为繁重的工作和任务，而如何在大数据时代下进一步提升档案管理的水平已成为亟需解决的问题之一。基于此，本文首先结合大数据时代背景探讨了大数据时代给档案行业管理带来的机遇与挑战，然后在此基础上进一步分析了提高档案管理科学化水平的对策与路径，以为我国档案行业的健康发展提供一些有益的建议。

大数据；档案管理；路径选择

自WEB2.0、云计算和物联网之后，大数据再一次颠覆了网络技术的速度与力量，从宏观的国家治理到中观的企业管理再到微观的个人生活，大数据无时不刻地影响着和改变着我们的世界。随着新技术的不断推出与应用，每天都产生着大量的、不同类型的数据，这些巨量数据在大数据时代表现出明显的资源性特征，成为一种“战略资源”，被美国奥巴马总统定义为“未来的石油”，其重要性不言而喻。面对着日益庞大而复杂的海量数据，如何有效地管理这些海量数据，已成为大数据时代背景下亟待解决的重要问题。

作为保存社会档案并提供档案服务的档案行业，承载着对社会原始记录的收集、保管与检索等重要任务，而大数据时代到来使得档案行业面临着较以往不可比拟和种类繁多的档案信息。随着档案数量和档案种类的急剧增加，档案资源的实体与数字化管理难度明显增加，如何在大数据时代热潮下进一步提升档案管理的科学化水平，对于整个档案行业的发展乃至社会经济的发展具有重要的价值与意义。

一、大数据背景下强化档案管理水平的必要性

(一)精神文明建设与文化发展的需要。档案管理作为我国精神文明建设的重要组成部分，已经成为我国经济软实力的重要体现，其涵盖了我国政治、经济与文化等社会各个方面，因而具有较为丰富的内容与管理形式，对于社会的发展具有重要的参考价值。以史为鉴，考量现今，决策未来，在科学发展观和精神文明建设的指引下，实现档案管理的全面、协调、可持续发展，才能够充分发挥档案在国民经济文化建设中的重要价值，从而促进人与社会的全面协调发展。

(二)时代发展的必然要求。随着社会的发展和科学技术的进步，大量信息技术的广泛应用已经使得档案管理的操作媒介与工作方式发生了极大的改变。并且，数字化、信息化以及大数据等时代的到来，使得档案信息量急剧增加，档案的种类也日益繁复，致使档案管理的日常工作量和工作难度大大增加，如何科学、有效地对档案信息进行分类，并及时进行信息传送等，已经成为档案管理工作面临的主要问题。虽然历经信息数字化时代，档案管理在方法改进、技术提升与人员结构等方面大为改观，但是面对日新月异的科技进步，现有的档案管理模式仍然无法适应社会发展与档案发展的需要。只有充分地利用科学技术，不断地优化和丰富档案管理资源，强化档案管理水平，才能真正地适应时代发展的要求，才能更好地服务于社会。

二、大数据时代下档案管理工作的挑战与机遇

(一)大数据时代给档案管理带来的挑战。首先，大数据时极大地加大了档案管理工作的难度。大数据时代下，各类档案信息已由传统的纸质档案和电子档案为主的形式转变为以大数据为主的信息时代，档案信息量呈爆发式增长，并且信息种类繁复多样，传统的档案管理方式已经远远无法适应大数据时代的信息分类与处理；如何对这些种类繁多、数量巨大的档案信息进行专业化的处理，充分挖掘出这些信息中具有重大潜在价值的信息，以提高档案管理的科学性和有效性是目前档案管理工作面临的重要问题。此外，目前还存在大量的纸质档案，存在纸质档案与大数据时代的档案信息并存的局面，如何对接纸质档案并有效过渡到大数据时代，也是档案工作者们需要考虑的问题。

其次，大数据时代提高了档案管理人员的工作技能。大数据时代，档案信息量急剧增加，档案信息种类繁复，大量的不同种类的档案信息交织在一起，需要极强的信息分辨能力与信息处理能力方能胜任。同时，大数据时代与互联网、云计算等等之间的联系十分密切，并向着多元化、专业化和开放式方向发展，使得档案管理的各个环节都与以往不同。此外，目前诸多档案管理人员跟不上时代的步伐，仍处于传统的档案管理方式中，大数据时代的档案管理理念和管理意识还并未形成。因此，不论是档案管理的管理层还是档案管理的工作层，大数据时代对他们的科学理念意识以及工作技能都提出了更高的要求。

(二)大数据时代给档案管理带来的机遇。首先，大数据时代能够提高档案管理效率，降低管理成本。大数据能够快速有效地处理大量的种类繁多的数据，提高档案信息数据的出来能力，从而提高档案信息管理的效率。随着社会科技的发展，社会各个行业的档案数量越来越多，传统的纸质档案所需要的保存空间和成本也随之上升，并且纸质档案容易遭受水灾、火灾等，难于保管且保存时间过长极易出现损坏；而大数据时代，大量的档案信息储存于信息库中，并不需要纸质档案的这些保存空间和成本，因而降低了档案管理与运输的成本。

其次，大数据时代带来了档案信息的使用便捷。传统的档案主要是纸质档案和电子档案形式，检索和利用这些信息需要花费大量的时间和金钱成本，因而给档案信息的利用者带来了诸多的不便。而大数据时代，海量信息和数据的储存分析，往往与云计算、互联网等紧密相连，不存在传统纸质档案的运输等环节，用户随时随地可以快速检索自己需要的各类信息，方便地提取这些信息中的有效信息，从而提高了档案信息的使用效率与使用价值。

三、大数据时代下提高档案管理水平的路径选择

(一)强化现代档案管理制度建设，优化档案管理机制。管理层应在法律法规的层面上对档案管理工作进行宏观指导与把握，建立一套切实可行的适合自身的档案管理机制，强化工作责任制度和考核机制，提高档案管理工作的“规范化”水平；上级部门要加大对档案管理工作的审核与指导工作，提高档案管理建设的科学化水平；顺应大数据时代的要求，增加档案管理工作的软件和硬件投入，努力提高档案管理工作的现代化水平；建立档案管理的计算机系统，充分实现自动化管理等等。

(二)优化档案管理人员结构，提高档案管理技能。大数据时代，高端人才培养引进对大数据档案信息的处理至关重要，因而应强化档案管理人才培养，优化档案管理人员结构。诸如，政府鼓励培养诸如信息化与档案管理等交叉学科人才培养；引进国外高端档案人才对我国档案管理人才进行指导；加大数据时代档案工作新理念宣传，强化档案工作人员技能与素质培训，尤其是计算机终端使用、数据库建设等技能。只有建立高素质高技能的档案管理人才队伍，才能为大数据时代下提高档案管理水平提供保障。

(三)强化大数据时代下档案数据的监督与安全建设。大数据时代在提高档案管理工作效率和使用效率的同时，其档案信息数据安全性与风险同样不可小觑，因而有必要强化档案信息数据的安全管理与信息保护，防止信息泄露或丢失；提高档案管理人员的数据安全意识，尽量避免因出现人为失误或者电脑病毒感染风险；强化新时代下数据管理安全的权责机制和档案管理工作细则等等。

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