移动办公系统在高校管理中的应用探讨

裘德海

摘要：随着技术不断进步，移动办公系统在各高校都得到了广泛运用，高校对移动办公系统的要求越来越高。移动办公系统是各大高校一个新的尝试，如果可以构建成功，将会在很大程度上提高办公的效率。本文在对高校移动办公系统建设背景进行分析基础上，就移动办公系统的实施方案进行探讨，以期提升移动办公系统在高校中的应用成效。

关键词：移动办公 办公自动化系统 数字化校园

中图分类号：TP311.138 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）12-0240-01

1 移动办公系统的建设背景

在校园管理中引用移动办公系统，其最大好处就是提高了办公效率，特别是对于行政部门来说。举个例子：一个学校有五个园区，地理位置比较分散，每个园区都具有不同的行政管理部门，各个部门之间想要交流一些资料和文案，都必须以纸质文档的形式来完成，这样做既能费时间又浪费精力。大家可通过网络这个平台进行交流，不必像以前一样，必须见面才行。而且电子档的传播速度是非常快的， 接收文件发送文件都是在一分钟时间内就可以完成的。另外也在很大程度上节约了成本，减少了纸张浪费。

虽然移动办公系统有很多优势，一直到目前它还是存在一些局限性。要想使用它，须保证在有电脑与网络的环境中才能进行。但在办公室中，我们又经常会遇到这样一个问题，那就是工作人员在出差时不一定会有这样的环境。基于这个大的前提，各大专家又提出了一个新的想法，那就是建设一个可以移动的办公系统，以提升工作成效。

2 移动办公系统的实施方案

2.1 总体目标

不管做何种研究都需要先制定一个目标，有了目标才会有发展动力。对于移动办公系统而言，也需要先制定一个总体目标。一些高校选择提供移动办公服务应用，通过将其与自动化系统的接口整合，各工作人员可通过智能终端来进行文件的查阅和浏览。

2.2 系统功能模块划分

（1）公文流转：这是整个移动办公系统中最关键与核心部分，其所覆盖的范围非常广，不仅包括学校各领导，还包括学院下属工作人员，都可通过这个平台来传递信息，同时还可查阅学校最近的相关消息。

①领导在查阅相关文件的时候不一定要借助计算机这个平台，可以直接通过手机来实现。对于一些待办的事项、需要审批的文件等，各个领导可以直接用手机来完成，最终文件的内容会和办公化系统同步。

②对于一些非常紧急的文件，办公室的相关工作人员会进行推送，会给相关领导人的手机上发出提醒，领导就能够及时的对个文件进行批复了。

（2）口程管理：这是学校领导特别重视的一个内容。再口程管理这个模块的研究上，很多高校也花费了大量的人力、物力和财力来对其进行探索，希望可以对其不断地进行优化和完善。学校领导工作是非常复杂的，并且他们经常处于一个繁忙的状态。若具备了一个良好的口程管理系统，就可以帮他们更有效地安排时间。通过大家的研究和实践，现在已经增加了几个模块，提供了更多的功能。课程安排的表现模式也不同，具体的可以分为口视图、周视图和月视图，不管是哪一种表现模式，都是非常直观易懂的。现在已慢慢实现了办公自动化系统和手机的口程同步，也就是说，学校领导现可以通过手机来进行口成管理，提高了管理效率。①同样它也打破了时间和空间的限制，通过这个功能，领导可以随时随地的进行口程的修改和删除，最终都会反应到系统和手机上，实现二者的同步。并且它还具有一个提醒的功能，保证领导对每一件事都不遗漏。②对于一些授权的人员来说，他也可以通过这个系统来了解领导的口成安排， 让他可以更好地分配下一步的工作。

（3）信息发布：随着高等教育的发展，一些高校占地面积很大，且各个校区都具有不同的行政管理部门，所以我们就必须通过移动办公室桶来进行信息的发布。这个系统会给每個部门安排不同的门户，各部门发布的信息都会在自己相关的门户中显示出来。若有一些较紧急的信息，需相关领导及时批复，就采用手机提醒。

（4）电子邮件：该功能是将一些重要的文件以电子邮件的形式传到相关工作人员手机上，相关人员可在手机上进行阅读和回复。

（5）会议管理：各大高校在举办一些讲座、活动时，移动办公系统也能发挥作用。现通过移动办公系统把会议的时间地点传达给各个学院领导人，也不会像以前一样产生时间冲突的现象。①领导通过手机来查看会议的相关内容，决定是否需要出席。②若领导有出席会议的意向，则会议相关信息就会同步到口程管理模块中。③对于一些非常重要的会议，还可通过短信等形式来进行第一时间处理。

2.3 实施移动办公项目过程中需要注意的问题

（1）再对移动办公系统进行开发的时候，需要经过系统的分析和设计，保证每个环节不出差错。由于这个系统是涉及到学校领导的，所以在进行设计的时候需要提前了解领导的构想。

（2）另外在利用手机查看相关文件的时候可能会有一些局限性，例如部分界面显示不完整。它不可能像浏览器一样，展现很大的空间和很多的内容。所以如何对其进行布局，才能保证各个领导在有限的空间内得到最多的信息，这也是需要提前规划和考虑的。

3 结语

总的来说，移动办公系统是各大高校一个新的尝试，如果可以构建成功，将会在很大程度上提高办公的效率。在对其进行开发的时候，势必会遇到一些问题，也需要我们不断的进行探索，找出对应的解决方法。本文以中山大学为例，对他遇到的问题和解决方案都有了一个系统的全面的阐述，希望对各大高校可以有一个很好的借鉴作用。

参考文献

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