运用ARP系统提升科研预算管理水平

王力维

摘 要：近几年，随着国家财政对科研经费投入的增大，对科研经费使用的要求也在提高，科研事业单位为了提高管理水平，正在从管理理念、管理人才、管理手段、管理工具等各方面进行改革与创新。在此背景下，中科院ARP系统预算管理模块的开发与运行实现了信息化管理工具的创新。通过对ARP系统预算管理模块在预算编制、预算执行、预算控制与预算分析方面的功能以及具体流程介绍，分析了其在提升预算管理水平方面的作用，包括其利用信息化手段优势实现了预算管理与会计核算的自动化关联，以其全面系统的优势实现了预算的全过程动态管理，以其多层次管理优势引发了科研人员与管理人员的全员参与和重视，以其强大的数据输出、分析功能为科研事业单位开展财务管理工作提供了数据支持。ARP系统预算管理模块使预算管理工作已经成为科学事业单位的一种系统化、常态化的工作，对规范预算编制、督促预算执行、开展预算控制、进行预算分析都起到了一定的积极作用，并在一定程度上提升了科研事业单位的预算管理水平乃至财务管理水平。

关键词：ARP；预算管理模块；动态全过程

中图分类号：F23 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.33.116

1 引言

随着国家对科研事业的重视，科研经费投入正在逐年增加中，国家相关部门对科研经费使用的要求也在提高，加强科研事业单位的财务管理是广大科研事业单位目前管理工作的重要任务之一，预算管理是科研事业单位财务管理的重要组成部分。通过以往科研经费管理出现的问题进行统计发现，预算编制与执行方面出现问题的概率很高。2016年7月20日中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发（2016）50号），意见中关于科研经费预算管理提出了简化预算编制，下放预算调剂权限。一方面给了广大科研人员和科研单位合理使用科研经费的自主权，另一方面又强调科研单位要加强预算审核把关，加強预算控制与管理，强化经费使用的绩效评价，保障经费使用的安全规范。编制上的“放松”与执行、控制上的“趋紧”，这一松一紧对科研事业单位的预算管理工作又提出了新的要求。在科研管理活动全面信息化的大背景下，科研事业单位如何利用信息化管理工具进行预算管理，加强预算执行与控制，规范科研经费的管理流程，提高科研经费的使用效率提升科研预算管理水平是广大科研事业单位目前财务管理工作的一个重点。

2 中科院ARP系统预算管理模块介绍

为了提高科研活动的信息化管理水平，2005年，中科院启动了以科技计划和执行管理为核心的资源规划的信息系统工程即中国科学院资源规划项目（Academia Resource Planning，简称ARP项目）。ARP项目由院所两级系统构成，通过综合运用创新的管理理念和先进的信息技术，对全院人力、资金、科研基础条件等资源配置及相关管理流程进行整合与优化，以构建有效的管理服务信息技术平台。其中所级系统主要包括综合财务模块、人事薪酬模块、资产模块、科研项目管理模块四大基础模块。为了满足广大科研人员对课题经费预算管理的迫切需要，加强对科研项目预算编制和预算执行的管理，2010年中科院又在已有的ARP系统基础上开发出了一个新的模块-预算管理模块。

ARP预算管理模块通过课题预算录入、审批、查询、控制四个业务流程实现课题费用支出的会计核算科目与预算支出科目的映射，使科研课题各项支出与课题明细预算相对应，为课题负责人及相关管理人员方便灵活地提供实时的预算执行信息查询服务与预算支出控制服务，并据此合理安排课题经费支出计划，同时也为课题的年度决算及结题验收提供依据。

ARP预算管理模块包括预算定义、预算录入、预算审批、预算分析、预算控制、预算预警、预算授权、信息推送八个部分。预算定义是指ARP系统管理员根据经费类型为各课题负责人、科研秘书、科研处、财务处等管理部门添加预算管理模块并分配相应权限，建立预算科目与会计科目的映射关系。预算录入是指课题负责人在课题立项时将相应的预算信息录入系统，一个课题号对应一份预算。预算审批是指对课题负责人录入提交的预算由科技处预算审批人员进行审批，审批通过后即可进行课题的预算分析与预算控制。预算分析是指课题人员及其他管理人员可对日常预算执行情况进行分析，对于预算执行率、预算结余、超预算执行、预算外执行等情况进行实时查看检查。预算控制是指是指系统会对预算实行总额控制和明细控制，设置“控制提醒、强制控制、不控制”三种形式。预算预警是指预算明细结余及预算总额结余低于系统设定的预警值时，系统会自动向相关课题负责人发送邮件发出预警。预算授权是指对系统管理员对相关人员分配权限，按身份及需要授予“查询、录入、查询录入”三种权限。信息推送是指财务人员可定期或按需要以邮件形式对预算执行总况及明细通过手动推送或定期自动推送的形式发送给课题相关人员。ARP预算管理模块2010年上线，先在中科院系统内选定的十余个研究所试运行，随后逐步推广到各研究所，经过几年的运行和使用，目前已在科研预算管理方面发挥起重要的作用。

3 ARP系统预算管理模块的作用分析

3.1 ARP预算管理模块实现了预算管理与会计核算的自动化关联

在预算管理模块未嵌入综合财务模块之前，财务人员在网上报销系统审核报销单时仅需要根据报销业务类型选择相应的会计核算科目，而在预算管理模块上线后，财务人员不仅要选择会计核算科目，还要选择预算明细科目，会计核算科目与预算明细科目自动钩稽审核无误后系统才会通过。相应地，会计核算数据被传导进入总账系统进行会计核算，同时也被导入预算管理模块进行预算数据管理及分析，一举两得，实现了预算管理与会计核算的自动化关联。以往会计核算是科研事业单位的财务人员的工作重点，随着国家对科研经费使用要求的提高，为了规范经费使用，提高科研经费使用效益，提高科研事业单位管理水平，财务人员的工作逐步由会计核算向财务分析和财务管理转换，预算管理模块为科学事业单位进行科学的预算管理和全面的财务管理提供了基础。

3.2 ARP系统预算管理模块实现了预算的动态全过程管理

ARP预算管理模块以信息化管理的形式实现了科研机构管理手段的创新，实现了由事前预算、事中执行、事后控制的传统管理模式到事前预算、事中执行并控制、事后跟踪的动态全过程管理模式的转化。由于对相关预算法规不熟悉、预算编制流程不了解，以往课题人员在进行预算编制时主观随意性较大，导致所编预算质量不高、问题较多，预算管理模块上线后，广大科研人员必须按照课题经费所属类型选择相应模板，按照模板要求进行预算科目的划分，从结构上规范了预算编制。另外科研人员还可通过该模块对以往类似课题、类似项目的预算编制情况进行查询，予以参考，使预算编制实现了“有据可依”，从预算数据上保障了预算编制的质量。在预算执行及预算分析方面，以往科研人员多是通过财务导账对课题预算与课题实际支出进行手动分析，手段落后，能动性差，效率低，直接导致预算执行情况不理想，预算分析质量低、效率差。预算管理模块能通过参数设置进行自动分析或通过导出EXCEL表对预算数据进行手动分析，提高了预算分析的广度与深度，为课题年度决算及结题验收提供了数据支持。在预算控制方面，系统能实时更新各课题总额预算结余情况、各预算科目明细结余情况，使广大科研人员对课题预算情况进行实时监控，对于超支预算、不合规预算设置了预警提醒，保证了预算执行的质量，优化了预算控制手段，实现了事前预算、事中执行并控制、事后跟踪的动态全过程管理模式。

3.3 ARP系统预算管理模块引发科研、管理人员的全员参与及重视

以往在科研单位，科研人员和管理人员无论是在思想上还是行动上都没有充分重视预算管理，多是应付了事，ARP系统预算管理模块的上线需要科研人员和管理部门的全员参与，因为该系统对每个用户的角色和职责都进行了明确规定。每个单位的系统管理员负责为课题负责人、科技处、财务处等相关人员添加预算管理模块并分配相应的权限。财务处人员通过对全单位科研经费按照经费类型定义预算模板，包括国家自然科学基金模板、国家科技支撑计划模板、战略先导科技专项模板、院重大项目模板、公益性行业专项模板、其他项目模板等，并细化预算科目，包括办公费、差旅费、材料费、设备费、交通费、会议费、劳务费、能源动力费等，并与ARP财务核算系统的会计科目相关联，维护科目间的映射关系，并负责日常的预算分析数据提取、预算预警、信息推送等工作。各课题负责人及参与人员负责将所编预算分解，按照课题预算表录入相关预算信息，在预算调整时及时更新，还可通过该系统实时关注课题预算执行情况、结余情况。科技处负责督促课题组人员及时录入课题信息，并对所录信息的真实性、准确性进行核对。按照预算管理模块要求，课题批复书及任务书下达后，广大科研人员必须首先录入预算信息才能进行以后的财务报销等经费支出工作。这种强制性的要求使广大科研人员必须足够重视预算录入工作，并要保证其准确性。此外，科研人员在填写网上报销单时如果出现预算总额超支、明细科目超支的现象，系统将会出现预警信息或者直接强制控制予以拦截，这就保障了预算执行的规范性。这种全员参与的要求使得广大科研人员和管理人员从思想上开始重视起预算管理，包括从预算编制到预算执行、预算分析、预算控制的每一个流程，从行动上也不再单独行动，而是联合行动，共同推进预算管理工作的开展。

3.4 ARP系统预算管理模块为财务管理提供了强大的数据支持

对于科研单位来说，预算管理是其财务管理的重要组成部分，而财务管理需要提取大量的数据。预算管理模块与综合财务模块实现了信息资源的共享与传递，其内存的大量预算基础数据可通过系统的报表工具予以查询统计，科研人员和管理人员可通过相关报表进行预算分析，查找超支預算分析原因并确定是否进行调账操作，也可为课题结题验收或编制年终决算时提供数据支持，对科研单位的收支状况进行监督、考核，为科研单位的财务管理提供基础数据支持，提高了财务管理的准确性、及时性。

4 结论

科研事业单位预算管理是科研财务管理的重要组成部分，ARP系统预算管理模块的开发与上线为广大科研事业单位规范科研经费使用、实施科研经费财务管理提供了一个信息化工具，它依靠自己的优势在预算管理方面发挥着自己的作用，利用信息化手段优势实现了预算管理与会计核算的自动化关联，以其全面系统的优势实现预算的全过程动态管理，以其多层次管理优势引发了科研人员与管理人员的全员参与和重视，以其强大的数据输出、分析功能为科研事业单位开展财务管理工作提供了数据支持。预算管理已经成为科研事业单位的一项系统的常态化工作，科研人员意识上予以重视，行动上予以支持，使得预算编制逐步规范、预算执行的不合规现象也在逐步减少，突击花钱、科研调账等以往预算执行上的老问题也在逐步减少，种种迹象都表明ARP系统预算管理模块这种信息化工具已经成为科研事业单位一个重要的管理工具，正在规范经费使用、提升管理水平方面发挥着积极的作用。

参考文献

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[3]尹叶.ARP系统下的科研财务管理新模式[J].财会月刊，2014，（6）：111-112.