小议学校档案管理现状及对策

刘勇

摘 要：档案是学校的重要信息资源，记录了学校的发展历程，对学校的发展建设具有重要作用。但是我国的学校对档案管理缺乏重视、管理人员素质不高、硬件设施条件差的现象普遍存在，很大程度影响了学校的发展。本次研究通过对档案的作用和学校档案管理的现状进行分析，针对上述问题提出了强化档案管理意识、加强硬件基础建设、提高管理人员素质和加快信息化档案管理建设等对策，对促进我国的学校档案管理建设具有积极的意义。

关键词：档案管理；学校；档案

档案是指具有长期甚至永久的保存价值，需要通过档案馆和其他的信息储存基地进行保管的数据。学校的档案众多教职工作者在教育活动、学生学习以及教学管理等活动中产生的档案资料，是进行学校管理、教研工作、教育教学活动和教育督导的重要资料。屡屡发生的档案丢失事件引起了社会对档案安全和数据备份等问题的关注。档案的管理工作直接关系到学校教育工作的正常进行，做好档案管理工作，可以保障学校其他方面的工作有效衔接。本文通过对学校档案管理现状中存在的问题进行分析，提出了相应的对策。

1 学校档案的作用

学校的档案记录了學生的学习生活、学籍管理、招生和就业、校园的文化建设、教学实践、教师的履历等方面的重要资料，包括声音、影像、文字和电子资料。记录了全校师生以及员工最可靠、最真实的信息。学校档案是学校的历史记录，也真实地记录了学校的成长历史，是学校的重要信息资源，对推进学校的建设和发展具有重要作用。

学校的档案记录了学校所有的知识成果，是学校经过长期奋斗和成长积累的宝贵经验，具有重要的意义和开发价值。将学校的档案进行综合管理，能全方位把握学校教育、教学等方面的工作状况和演变情况。在新时期为学校的建设工作提供依据与借鉴，有利于学校的形象建设和价值观建设。

2 学校档案管理的现状

我国的学校在档案管理工作中还存在许多问题。长期以来，校方对档案的管理工作缺乏重视，没有意识到档案对学校建设工作的重要性。使档案管理工作中出现了管理意识薄弱，对档案的利用率低。

大部分的学校在档案管理工作中，存在硬件设施不完善，资料不健全。学校档案应具备对学校各项工作的客观、完整的记录，是学校的发展历史具有真实的轨迹。但在目前的情况下，大多数学校的档案管理工作都存在以下不足：一是不具备档案管理最基本通风、防火、防潮、防盗、防霉的条件和要求，档案资料易受到破坏或遗失；二是保管档案的设备规格不统一，无法满足档案多样化的管理需求，资料不全、错归错放和随意归档等状况时有发生，使学校的档案管理工作具有重大的难度。

档案的管理人员的素质普遍不高是学校在档案管理工作中的另一个问题。许多学校并没有专门设定负责管理档案的岗位，也有学校由教师兼职档案管理的工作。许多学校负责档案管理的人员没有学过相关的专业知识或经过专门的培训，导致这些档案管理人员没有有效的档案管理方法，严重影响了学校的档案管理工作[1]。

3 加强档案管理的对策

3.1 强化档案管理意识

学校的档案管理工作应该受到各级领导的重视，将档案管理工作纳入学校各部门的工作框架之中，把使档案管理工作的职责落实到人，加强对档案管理员的监督和管理，共同监管和档案相关的工作，避免权责混乱，提高档案管理的力度和效率。还要保证档案管理的负责人有足够的精力与时间钻研档案的相关业务，不断各自身充电，提高管理能力，从而提高学校档案管理工作的质量和效率。强调日常监督和档案管理的有机结合，促使档案管理更加有效[2]。

3.2 加强硬件基础建设

硬件设施是档案管理的保障，加强硬件设施的建设是提高档案管理质量最有效的手段。需要设立专门的档案室，购置档案管理需要的设施设备，分类编档存放，做好通风、防火、防虫、防潮、防盗、防霉、防高温等措施，确保档案管理规范、保管安全、利用方便。在加强硬件建设的过程中，要使用现代化的科技和先进的管理设备，提高档案管理的水平[3]。

3.3 提高管理人员素质

要想提高档案管理的工作效率，必然要提高档案管理员的素质，打造具有高素养、高水平的管理队伍，选择高素质、高学历的人员担任档案管理工作。培养管理人员的工作热情，使从事档案管理的人员热爱自己的本职工作，进而促进档案管理的工作健康有序地发展。学校还应培养档案工作人员的创新能力，在档案管理工作中不断创新，改变传统的档案管理思维，从根本上认识到档案管理的重要性。只有档案管理的工作人员认识到档案管理的重要，才能保证档案管理工作的效率。强化相关人员的配备，引进激励机制，从而提高向学校的档案管理人员的学习动力和能力，提供档案管理员培训和深造的机会，从而不断加强档案管理人员的能力和工作效率[4]。

3.4 加快信息化档案管理建设

随着科学技术的进步，信息技术在各个领域中被广泛应用。档案管理工作与信息化技术非常契合。因此，在学校的档案管理工作中，使用现代化的管理手段，运用电子发文，使用计算机一级相关软件，能实现档案管理的高效化与科学化。构建信息化的档案管理系统，能使管理人员在学校的档案管理工作中优化管理的模式，为学校开展档案管库工作提供保障[5]。

4 结论

学校的档案管理工作对学校的日常教育活动以及长远发展具有重要意义。目前，我国学校的档案管理工作还存在管理意识薄弱、硬件设施不完善、管理人员的素质低等问题。改善档案管理的不是在短时间内就可以完成的，需要学校加大力度进行改进。只有不断强化档案管理意识、积极加强硬件基础建设、努力提高管理人员素质和加快信息化档案管理建设，才能从根本上改变落后的档案管理现状，提高档案管理的效率和质量，使档案管理工作科学、有效，从促进学校的发展和建设。

参考文献

[1]李宏.学校档案管理现状及对策研究[J].吕梁教育学院学报，2015，01：63-64.

[2]田华丽.浅谈学校档案管理工作现状及对策[J].科学咨询（科技·管理），2015，04：42.

[3]杨苏梅.职业学校电子档案管理现状及对策[J].管理观察，2015，20：148-150.

[4]郭艳明.探析学校档案管理的发展现状及其优化[J].现代交际，2016，02：125-126.

[5]解咏晋.学校档案管理工作现状及对策浅析[J].办公室业务，2015，24：71.