浅析“三个体系”建设 推进院校档案工作新发展

沈建军

摘 要：“三个体系”建设对高职院校档案工作提出了新的要求。需要院校档案部门重新审视工作目标和工作要求，必须紧紧抓住“三个体系”建设的内涵，转变观念，树立“以人为本”的思想，推进院校档案事业新发展。

关键词：档案；三个体系；资源体系；利用体系；安全体系；建设

国家档案局提出“三个体系”建设：建立覆盖人们群众的档案资源体系；建立方便人民群众的档案利用体系；建立确保档案安全保密的档案安全体系。“三个体系”建设推动了档案工作为科学发展服务和实现档案工作自身科学发展的有机整体。推进院校档案工作科学发展必须以“三个体系”建设要求为指导，以人为本，创新思维，树立“大数据”、“大服务”“大安全”的新观念；更好地服务院校中心工作、服务广大师生、服务社会，更有效的推进院校档案工作新发展。

1 “三个体系”建设的关系

“三个体系”的构成，资源体系建设是基础，是档案工作赖以生存和发展的根基；利用体系建设是目的，是意义所在，是衡量档案工作成效的标准；安全体系建设是保障，是档案工作的生命线和底线。从档案学角度分析，“三个体系”相辅相成、密切联系，是档案建设的整体，是档案工作根本任务的具体化和升华，推进院校档案工作新发展必须践行“三个体系”建设，也是院校档案工作的具体任务和工作要求。

2 “三個体系”建设的意义

1.“资源体系”建设的意义

档案“资源体系”建立的覆盖面更加广泛。典型人物毕竟没有普通人物范围广泛，覆盖人民群众在一定程度上要求档案资源体系必须更加广泛。收集档案范围的扩大是需要档案部门转变工作态度和工作对象，它突破了传统的档案收集的方式和档案收集的对象，促使档案工作与时俱进，和谐发展。

2.“利用体系”建设的意义

档案“利用体系”是指转变档案工作中重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，建立方便人民群众的档案利用体系。分析认为，现阶段档案部门的责任和任务已经是保存历史记忆和服务社会、服务人民并重，换句话说是存史与利用并重关系。把以人为本的理论落实在以档案为本的行动中，用以档案为本的实际行动践行“以人为本”的理论，做好服务利用关系。

3.“安全体系”建设的意义

确保档案安全是档案馆（室）的基本职能，也是基础工作。档案安全体系从根本上提出了要解决档案存放和保管过程中的一些不安全的问题，是档案实体安全和档案内容信息安全的升级版要求。档案实体安全是指档案内容载体的安全，其载体包括纸张、光盘、缩微胶片、磁盘、录音带等各种媒介档案资料。档案内容信息安全是指档案内容的真实，不被篡改、盗窃、改编等造成信息的失真。无论是档案实体的安全还是档案内容信息的安全都是档案安全体系中的一方面，要从全面的角度分析档案安全保管可能存在的问题。

3 “三个体系”建设的维度

1.健全机制是“三个体系”建设的前提

院校档案工作要在贯彻中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称：两办《意见》）和执行国家档案局8号、9号令的要求，抓紧落实两办《意见》文件的要求，完善体制机制建设，修改文件归档范围和保管期限表，制订和出台本单位档案管理制度办法。

2.创新服务是“三个体系”建设的主旋律

目前，院校档案利用的方式多数还是咨询型、借阅型、证明型，档案工作人员基本是坐等利用者上门，处于被动服务状态，服务形式不够灵活多样。因此，为更好的提供服务，在传统利用方式的基础上，要转变观念，创新多种形式开展档案服务利用，满足院校教育教学和师生成长进步的需要。

3.提升理念是“三个体系”建设的保障

档案是党和国家宝贵的文化财富和重要的信息资源，具有重要的凭证和参考作用。一量遭到损毁，将会造成不可挽回的损失。因此，提升安全管理理念是建立档案安全体系的根本保障；提高认识，排除风险，是做好档案安全工作的保障，减少档案丢失、失真、失密带来的损失。

4 落实“三个体系”建设，是推进档案工作新发展的举措

1.夯实“资源体系”建设是院校档案工作发展的要素

档案是档案工作开展的前提和基础，也是档案工作的主体和对象，更是档案工作赖以生存和发展的必然要素。在档案收集上要按照国家档案局8号令的要求，要严格按照“文件归档范围和保管期限表”审批范围，对在日常工作、专项工作、教学工作等在各项活动中形成的有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体形成的资料做到应收尽收，丰富档案资源。在收集纸质档案的同时，还要收集多种载体类型的档案资料，如：光盘、照片、录音、录像等，实现档案载体的多样性。在有重大活动项目时，应主动向领导报告，力争全程参与，确保第一手资料的及时收集归档。

2.体现“利用体系”价值是院校档案工作发展的目的

档案利用体系建设是档案部门服务永恒的主题，是衡量档案工作成效的标准。档案服务利用包括为现实服务和历史服务两方面。为现实服务，就是要档案信息资源的开发利用方面下功夫、找资料、挖潜力，拓展档案服务领域，丰富档案服务内容，创新档案服务机制，完善档案服务手段，改善档案服务条件，提高档案服务质量，变被动利用为主动利用，满足利用者的需求。为历史服务，就是在收集档案时保证齐全完整，在保管和提供现实服务中，最大限度地保证档案的安全，不影响档案的历史寿命。同时，要落实好“两个服务”，必须做好档案资源体系建设，力求实现“人无我有，人有我全，人全我特”要素。

3.完善“安全体系”建设是院校档案工作发展的保障

首先，要加强制度建设。需要建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的库房和设施；防止档案的破损、褪色、霉变和丢失，确保档案安全。其次，要加强硬件建设。必须健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，科学选择档案数据存储载体，加强存储载体保护和备份。再次是落实处置突发事件的应急预案。要制订好特殊气候条件下的防洪、防震、防火、防盗等情况的应急预案，并进行预演，确保档案的完整与安全。

4.提升档案人才队伍素质建设是院校档案工作发展的根本

要加强档案工作人员的专业素质能力培养，让他们掌握更多的新知识、新理论、新技术，以及档案信息的采集、加工、存储等，必须具备很强的专业素质才能适应岗位需要。因此，必须建立档案工作人员培训制度和继续教育制度，鼓励他们积极参加各类档案业务培训，提升他们的专业技能和服务能力，提升档案工作水平。

5.加快档案信息化建设是院校档案工作发展的趋势

随着信息技术的飞速发展和互联网络的无限延伸，数字化、网络化、信息化已深刻地影响了人们的工作、学习和生活，使人的生存方式发生了巨变，也对传统档案管理模式提出了挑战。加快档案信息化建设，有利于提高院校档案工作水平，维护院校档案信息的真实、完整、可用和安全，提升院校档案工作效率和服务能力。

总之，院校档案工作要以《意见》为核心，以人为本，落实“三个体系”建设，结合教育教学改革的需要，开拓创新，扎实工作，服务高效，实现院校档案事业科学快速发展。

参考文献

[1]2014年2月27日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》

[2]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[j].中国档案，2015（1）；

[3]数字档案室建设指南 国家档案局 （2014年）