浅析档案信息化管理面临的问题及对策

摘 要：档案信息化管理是社会发展的需求，其具有传统管理方式无法比拟的优势，但是在实施档案信息化管理的过程中，也会面临着很多问题。本文先对档案信息化管理中面临的问题进行简单分析，然后提出一些行之有效的建议。

关键词：档案；信息化；问题；策略

档案管理是社会发展的重要记录方式，不仅可以记录历史、传承中华文明，还能够服务社会，造福人类。在新世纪，信息化发展已经成为社会进步的重要标志，且在我国经济发展中占据重要地位。档案管理工作也在逐渐向着信息化方向发展，其中存在的问题不容忽视。相关部门必须要给予足够重视，使档案管理工作能够在新时代发挥作用。

1 档案信息化管理中存在的问题

1、管理观念落后

目前，我国档案管理部门在实际工作中经常表现出安于现状的心理，只重视档案的管理工作，不重视档案的利用价值。在经济飞速发展的时代，并没有注重档案的经济效益和社会效益，还停留在“你查我调”的层面上。这种情况在现如今的社会为使得档案管理领域经常出现一些新问题，制约了档案信息化发展。部门和员工思想观念的落后，导致其对档案管理的认识不能跟上时代发展的脚步，在没有一定开放性和创新性工作思想的引导下，管理工作成为一纸空谈，并不能在新时代发挥自身价值[1]。

2、经费短缺

档案信息化管理的发展，需要很多现代化设备和技术的支持，为此，档案管理部门就需要花费大量的财力、人力去解决，但是设备和技术的更新速度较快，档案管理部门不可能只通过政府拨款来解决这些问题，导致长期以来很难快速对技术和设备进行更新。在经济快速发展的现在，政府拨款支持力度非常有限，经费问题成为档案管理信息化发展的严重阻碍。

3、保密和安全工作不完善

保密和安全工作对于档案管理工作十分中啊哟，但是在网络环境下，影响档案保密工作和安全工作的主要因素有以下几方面：第一，人为因素，主要表现在档案管理部门管理人员的保密意识不强，往往在档案管理页面上随意发布信息，且没有对其严格的审查，导致档案容易泄露，对相关单位的发展十分不利。第二，技术因素，主要表现在网络受到威胁和攻击的现象。在网络时代的发展中，电脑病毒已经横行，且很多黑客都会对电脑恶意攻击，使档案的安全受到威胁。针对这种情况，相关部门必须要给予足够重视，有效解决安全和保密的问题[2]。

4、缺乏高素质管理人才

高素质的管理人才对于档案管理工作的进步有着重要的作用，但是在信息技术突飞猛进的时代，档案管理工作发生了变革，传统的管理方式、手段都不能适应信息化发展的需求。在信息化管理工作中，急需高素質的管理人才，但是在目前的档案管理部门，员工的整体素质不理想，很多高素质的人才留不住，且同时高素质的人才也没有适当引进，导致缺乏高素质的管理人才，为档案管理工作带来一定阻碍。

2 档案信息化管理的有效对策

1、转变传统观念

为了从根本上解决档案信息化管理工作中存在的问题，就必须要转变管理人员的思想。在实际工作过程中，相关部门可以从以下几方面入手，有效转变管理人员传统的管理观念：第一，摒弃传统的“重视管理、轻视服务”的做法，引导员工树立开放的服务意识和创新意识，使档案能够在管理和使用的过程中发挥自身经济价值和社会价值，不仅要服务于社会经济的建设，还要服务于经济的发展。第二，将被动服务变为主动服务，建立完善的“面向社会，多方联系”的服务观念，不断拓宽自身的服务渠道，用长远的眼光来研究社会需求，积极主动为利用者提供更多方面，同时还要加强宣传档案管理和推销馆藏工作，有效利用档案管理的实际价值。第三，加强档案相关信息的开发和利用，档案所储存的内容是信息，是资源，没有档案就没有服务的资源，因此，档案管理部门还应该要进行深层次的信息开发和利用，为现今社会提供更加优质的服务[3]。

2、开展新型服务

面对经费短缺的问题，提高档案的利用率，相关部门可以通过新型手段来进行档案的有效管理和利用。目前，根据时代发展的特点，可以适当开展有偿服务。该手段主要是通过有偿服务来不长档案管理现阶段的无常服务形式，通过这样的手段来改善员工福利，调动管理工作人员的积极性，增强信息的反馈。此外，档案管理部门还可以通过有偿服务来了解社会的真正需求，以便增强档案管理工作的“造血”功能，为社会提供更多优质的服务，同时要而促进档案管理的信息化发展。

3、建立完善的安全管理制度

档案管理的服务性特点，决定了档案必须要尽可能多的在社会上公开共享，便于更多人利用，但是，信息的共享和安全是相互矛盾的，过多的人了解信息会对信息的安全性造成一定影响。为此，必须要建立完善的档案管理安全制度。第一，电子档案的制作过程要执行权责分明，即要求电子档案的制作人员要对整个制作过程全权负责，防止电子档案被他人恶意更改或删除。第二，在需要对档案进行更改补充时，必须要请示上级，在得到批准后，方可对电子档案进行更改，并保证在更改过程中所有细节都要进行记录和备份，以保证在后期进行检查时，能够快速找到相关内容和信息。第三，在硬件的管理上，需要进一步完善电子档案以及计算机相关设备的保管措施，使其处在合适的温度和湿度中，防止存储介质的磁化，并保证后台数据库的稳定运行，为信息提供更加安全的存储环境[4]。

4、培养高素质的管理人才

档案信息管理工作对管理人员的要求十分严格，不仅要具备爱岗敬业的精神，同时要具备高度的社会责任感、扎实的理论基础。因此，为了能够让档案管理信息化发展，必须要引进高素质的管理人才，档案管理部门可以更具以下几点进行高素质人才的引进和培养：第一，内部培养。内部培养高素质人才主要是针对管理部门内部的员工而言，部门可以组织对管理人员进行培训，通过座谈会、讲座等形式，有效提高管理人员的专业知识和道德素养。同时也可以派遣内部人员外出学习，学习更加先进的管理手段，促进档案管理工作的信息化发展。第二，外部引进。外部引进高素质人才主要是通过各种招聘手段，对面试人员进行层层筛选，以便筛选出更加适合档案管理工作的高素质人才[5]。

3 结束语

总之，档案管理的信息化发展对于我国社会以及经济的发展有着十分重要的促进作用。在目前的档案管理工作中还存在着很多问题，相关管理部门必须要给予足够重视，并研究出更加适合档案管理信息化发展的策略，以便为社会提供更多优质的服务，同时也能够促进我国经济的发展，为我国未来的发展提供更多信息基础。

参考文献

[1]陈志文，方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者，2014，12：250.

[2]何琳.吉林省中小企业信息化管理面临的问题和对策[A].今日财富杂志社.2016年第二届今日财富论坛论文集[C].今日财富杂志社：，2016：1.

[3]杨丹梅.浅析档案信息化管理中的安全问题与防范对策[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——经营管理决策的应用与分析学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：，2016：1.

[4]柳晶梅.浅析档案信息化管理中的安全问题与防范对策[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业精细化管理与决策研究学术研讨会”论文集（上、下）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院：，2015：1.

[5]张秀岩.档案信息化管理所面临的问题及对策[J].中国地名，2010，03：76-77.

作者简介

陈欢笑（1984-），女，汉族，浙江省温州市人，助理档案馆员，本科，温州市中心医院。