加强储备档案管理数字化建设路径探究

李静丹

摘 要：当前，随着互联网信息时代的深入发展，各行各业已经逐步开始加强自身数字化建设。尤其是从文书档案管理来说，数字化建设为储备部门档案管理开辟了新道路，使储备部门档案管理从传统繁琐式档案管理模式中解脱出来，向规范化、科学化、信息化和数字化管理模式邁进。

关键词：档案管理；数字化建设；意义；路径

各级储备部门属于国家战略物资储备管理机构，是保障国家军事安全和经济安全后备力量，优质高效的档案管理对提高储备部门管理效益来说至关重要。档案管理主要是通过文字、图表、音像等方式将具有重要价值的信息资料保存下来，以便于能够结合以往资料信息作出正确的战略性分析和决策。从当前科技发展现状来看，储备部门档案管理加强数字化建设已经势在必行。本文在此指出储备部门实现档案数字化管理的重要意义，并提出几点加强档案管理数字化建设的重要路径。

1 档案管理数字化建设的重要意义

（一）确保档案管理规范进行

档案管理工作繁琐枯燥，传统的手动式管理模式容易导致档案信息出现杂乱、失真、缺失等问题，难以实现规范化、科学化的管理目标[1]。而档案管理数字化建设则可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互联网信息系统软件对档案各项内容实现规范化管理，大大提升了档案管理的有序性，实现信息资源为经济建设和社会发展提供更好地服务的目的。另外，通过加强档案管理数字化建设还可以避免档案信息资料被恶意撰改，提高档案信息的真实性和全面性，这对档案管理的规范化进行也具有重要意义。

（二）提升档案管理工作效率

由于储备部门档案涉及内容繁多，在档案管理上很容易出现错误，并且许多档案内容要想查找，必须要将档案“归档”后才能够进行，而数字化建设后的档案管理则可以利用信息技术准确呈现出当前档案信息。通过加强档案管理数字化建设还可以显著提升档案搜集、整理、归类、分析及总结等流程效率，大大缩减工作时间，确保档案能够及时归档，让档案管理人员从传统繁琐的管理步骤中解脱出来，提升储备物资管理局档案管理工作效率。

（三）提高档案内容开发利用

以往人工式档案管理模式只能保证档案的完整安全保管与单个文件的查找利用，实现档案数字化管理后，各类档案的电子文件集中存储于计算机硬盘上，电子文件经立卷后，利用者通过检索工具，可搜索到体现所需要信息的所有相关联的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次查询需求，大大提高档案内容开发利用效果。

2 储备部门档案管理数字化建设实施路径

（一）增强数字化档案管理建设理念

储备部门领导及档案管理者应增强数字化档案管理建设观念，加强对档案管理数字化建设的认识，了解数字化建设必要性和紧迫性，并在系统内内展开宣传，提高职员对数字化建设理解，从而促使系统内所有职工积极投身于档案管理数字化建设当中。同时，储备部门还应创新档案管理理念，由以往静态管理模式转变为动态管理，结合系统内管理实际情况树立正确数字化管理观念。最另外，储备部门还应从宏观上将档案管理数字化化建设纳入自身发展战略规划中，在实践中及时发现档案数字化建设中存在的问题，准确把握问题产生的原因，，并从不同方位分析档案管理数字化建设过程中还可能产生的弊端，尽早制定针对性解决措施。

（二）加大档案数字化基础设施建设

加大基础设施建设是确保档案管理数字化建设高效进行的前提[2]。对此，储备部门应首先提高财政支持，确保数字化建设资金到位，为具备档案管理工作配备计算机刻录设备，针对重要文件、数据、信息等进行刻录储存，且要注意刻录格式的通用性。购入必要软件设备，保证管理软件能够正常运行，防火墙、防病毒软件应进行自动升级，借助软件设备保障储备部门档案上传、下载等环节安全。若资金允许，储备部门还可以适当多购入硬件设备，包括路由器、存储设备、数据库服务器以及图文影响扫描设备等。除此之外，还要重视硬件设备管理，创设良好设备保管环境，确保设备处于温度、湿度、光线适宜环境，避免磁场或腐蚀性物质对硬件设备造成损坏。

（三）完善内部数字化档案管理体系

制度体系是确保一切项目高效、有序实施的重要条件，因此档案管理的数字化建设也应制定出相应的管理体系来确保建设的顺利进行。数字化建设是档案管理发展的必然趋势，对此储备部门应制定完善的数字化档案管理体系，实现信息资源的共享，提高档案的使用效率和单位的办事效率，更好的服务群众、服务社会。完善、有效的管理体系能够确保储备部门档案管理数字化建设过程得到监督和制约，确保在其建设过程满足国家相关法律法规及章程制度要求。此外，完善管理制度还能够显著提升档案管理人员工作积极性、主动性和创新性，加快档案管理数字化建设进程。储备物质管理局应充分利用内部管理体系加强数字化建设的监督，及时准确地发现档案管理数字化建设中可能出现的问题或潜在隐患，及时解决或解决，确保高效、安全档案管理数字化系统的建设。

（四）制定档案管理安全化保障制度

数字化建设虽说对档案管理有诸多积极意义，但随着数字化建设进程的加快，互联网技术带来的信息安全性问题也越来越明显。数字化档案管理存在使用权限问题，容易被黑客攻击、病毒侵袭，或第三方入侵者恶意篡改或监视，安全问题难以得到保障[3]。因此，储备部门在进行档案管理数字化建设过程中，还必须要制定安全化保障制度，以此确保档案管理安全性和保密性。在数字化建设中应严格依照国家及储备部门相关法律法规及章程制度来进行，制定保障制度来提高管理人员安全防患意识，避免档案泄密、失密情况的出现。另外还利用电子身份认证系统、防火墙技术、数据加密技术、杀毒软件等防护技术保障档案信息安全。

（五）注重数字化档案管理人才培养

储备部门内部档案管理工作枯燥、繁琐，且档案管理工作者晋升空间则不大，晋升难度相对较高。再加上档案管理人员数字化信息技术欠缺，也是阻碍档案管理数字化建设一个重要问题。因此还需加强档案管理人员自身专业技能和综合素质的提升，努力培养与之相符的现代信息化、数字化、专业化档案管理人才。一方面，储备部门应重视对系统内现有档案管理人员数字化专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的数字化针对性，结合管理人员自身实际情况制定培训计划。另一方面，储备部门还可以引入具有数字化技术知识背景的档案管理人员，提升档案管理人员政策待遇、薪酬待遇，优化档案工作环境，做到能够“吸引人才、留住人才”。除此之外，储备部门不仅要重视提高管理人员数字信息专业技术水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。

3 结语

总而言之，在互联网信息化发展时代下，信息高速公路进一步拓宽，数字化档案管理将成为档案管理现代化的必由之路。储备部门也应顺应时代形势，全面认识档案管理数字化建设对系统内各项事物工作开展的积极促进意义，深入探索研究出与储备部门实际情况相符的档案管理数字化建设路径，逐步推动储备部门档案管理数字化建设脚步，为保障局内各项工作的高效开展奠定基础。

参考文献

[1]田爽.事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].科技传播，2016，（02）：52-53.

[2]杜文军.档案管理数字化中的信息安全风险及其控制[J].办公室业务，2016，（09）：33+35.

[3]朱建兴.试论档案管理数字化建设中的若干问题[J].管理观察，2015，（22）：61-62+65.