谈文书工作的保密问题探究

殷一琳

摘要：在其位就得谋其事，文书工作需要保密，这是必须的，也是必然的。何为文书工作，就是企业中文书人员特具重要性、严谨性和机密性的职能活动。文书工作包括文书的制发、处理和管理。然而，文书工作的保密是为了后期的使用，所以如何使用和如何正确处理使用和保密的关系是至关重要的。

关键词：文书工作；保密；使用；问题

正如大家所知道的，文书工作主要是档案的管理，而档案保密工作尤为重要。这不但是一项职能活动，更是一项重要而机密的管理工作。对此，文书工作人员要做到如孔子所说：“非礼勿视，非礼勿听，非礼勿言，非礼勿动”方能成就自己的工作。于是對此文书工作的保密问题进行如下几点的探究。

一、文书档案保密工作存在的问题

（一）管理文书档案员的素质问题

文书管理员的素质和责任心是犹为重要的，其次是要有职业道德，所谓在其位谋其职，文书管理员应做到相关文档的绝对保密，而所谓的保密不仅仅是指口头上的，还应该注意平时对文书的整理、分类等各个相关工作，井井有条的做好每一步，以防止产生档案内容泄漏。

（二）时代的不同导致管理的方式问题

人们通过文字、图片等途径记录下来重要的，需进行保管的文件称之为文书档案。文书档案由来已久，在不同的历史时期人们对它的管理方式是不一样的。现如今由于时代在进步，我国对文书的管理能力很差强人意。比如在以前，文书的记录工具是比较简单的，现在随着科技的进步，记录的方式也多样化，导致管理成本比以前所需的成本要高，对管理者能力的要求也更高。我国在这方面缺少专业人才，而且经济方面也有一定的局限性，然而这一方面直接导致了文书的抗风险能力降低。

（三）管理部门的严格问题

没有规矩，便不成方圆。做任何事情都必须先定好规矩，必须做到违者必究。文书档案的保密工作特别重要，但是一些文书管理重要部门却没有严格的管理，，甚至对一些向外泄密的工作人员也没有严格的管理制度，所提出的保密制度没有得到明确的实施，这样带来的不良后果很大，重者会导致企业管理脱轨，轻者就是文书档案的泄漏，也许是经济损失，也许是名誉损失。而且一些机构对文书档案库房管理也不太严格，没有落实严格的库房管理制度，任由闲杂人员随意进出，对文书的保密措施做的不够好，文书秘密随时会失密。

（四）文书档案需要保密的意识问题

在当今社会，很多事情越来越透明化，随之而来的是档案的保密工作越来越低，国家要求的保密范围逐渐缩小。这也让人们逐渐降低保密意识。这样的条件下加强管理者的保密意识是无可厚非的。要增强管理者的敬业爱业精神，有条不絮的做好自己的事，把自己的工作做好，恪尽职守。即使最后文书使用完成，也不能随意的丢弃或者废品扔掉，要妥善的处理，杜绝后期造成不良后果。

二、文书工作的保密措施

（一）文书档案的管理

保密的文书要和不用保密的文书分开放置，这样才不会使文书工作乱成一团。应该分开设立保密工具来确保文书档案的绝密性和安全性。文书档案的不慎泄漏，带来的后果不容小觑。而且，现如今在档案管理上也有很多的弊端，对相关文档的管理工作也是有待提高。这就需要制定出一套完善的制度，逐渐解决文档管理中的各项问题。特别是人才的缺少，这也是急切需要解决的问题，国家对相关人才的培养力度需要加强。

（二）文书档案相关人员的选择

文书档案的管理人员进行素质考核，从而有效地提高了管理文书档案员的素质，当然，文书工作人员也同样需要这样的筛选。文书工作的保密离不开文书档案的管理和文书工作的人员的职业道德，做到坚决不泄漏文书档案，坚决不做对文书档案的泄漏有关的事情。

（三）文书档案使用要严格

文书档案的调用或者阅读都应该严格的进行，需要高层领导书面的同意书才可使用。认真排查会对保密档案失密和泄密的隐患，认真登记有关文书档案阅读者与知晓者，这样如果发生泄密之事，也可及时的查询原因和有关人员，从而及时的进行补救和改变计划方案等。

（四）对文书档案保密的五步骤

我们要从加强、建立、保存、控制、注重出发，争取无差错的管理每一份文书档案。首先加强基础工作，打好基础的一步，才能往高处前往。然后建立企业的统一制度准则，从而对员工有约束性。接着就是保存两份文书档案，这样即使丢失或者损害的时候还有后路，当然就需要定期妥善清理文书档案。再者就是控制人员对文书档案的知晓，在没有使用前，应该减少人员知晓文书档案。最后应该注重人才的培养，只有拥有会管理的人才来管理文书档案，安全性才会有所提高。

三、总结

文书工作的保密是必要的，也是工作人员应该做的，这是一种责任，也是一种职业道德。一个国家、企业或者个人的文书档案的安全和利益，主要体现在文书档案的保护上。。所以文书档案的保密管理工作是至关重要的。文书档案的保密和安全不仅仅是相关工作人员的责任，也是每一个公民的责任和义务。只要有所付出，就一定有所成果。努力做到更好是人们成功的开始。加强文书的保密，管理工作是必须的，只要努力了，对文书工作的保密所存在的问题也一定会有所改变。

参考文献：

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