基于微信平台的财务代理系统设计*

徐州工业职业技术学院 徐 杰 王 磊 邓雅晴

基于微信平台的财务代理系统设计*

徐州工业职业技术学院 徐 杰 王 磊 邓雅晴

本文探讨的是在微信平台上建立一个财务代理系统，实现传统财务代理系统与互联网+的融合。首先进行了财务代理系统与移动新技术结合的必要性分析，然后进行了微信平台应用于财务代理系统的可行性分析，重点说明了基于微信平台的财务代理系统的设计与实现，最后进行了基于微信平台的财务代理系统效果分析。

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随着李克强总理“互联网+”、“创新和创业相结合”理念的提出，移动互联网与产业发展深度融合新态势逐步形成。本设计目的是在微信平台上建立一个财务代理系统，实现传统财务代理系统与互联网+的融合，解决传统财务代理公司与被代理企业之间资料传递效率低下、咨询沟通中的人力资源浪费问题。

一、财务代理系统与移动新技术结合的必要性分析

传统代理记账公司模式下，主要是由代账公司派人员进驻被代理企业，或者被代理企业工作人员报送本企业的合法原始凭证，代理记账公司人员进行人工的代理账务处理以及各种工商税务代理，费时费力，效率低下，浪费了大量的人力物力资源。同时，代理公司和被代理公司之间具有诸多的沟通需求，企业用户有大量的咨询需求，咨询内容常具有很大重复性。代理公司重复咨询解释，产生了巨大的时间与人力资源成本。目前，财务代理公司基本采用网页、微博推广或采用QQ和客户进行交流。但网页、微博推广存在与被代理客户的互动不方便，QQ不能时时在线导致因沟通不畅产生的重复解释问题，代理公司与被代理企业、潜在被代理企业都迫切需要有更加方便快捷的沟通工具。如何利用互联网+平台，把传统财务代理公司与移动新技术相结合，降低财务代理公司与被代理企业之间的凭证传递和沟通咨询中的大量人力资源浪费，提高工作效率，降低成本，是财务代理业务研究与设计中必须考虑的问题。从降低财务代理公司和被代理公司运营成本的角度，进行基于互联网+的财务代理系统改革非常有必要。

二、微信平台应用于财务代理系统的可行性分析

从财务代理公司运营和推广的角度来看，微信平台是很好的建立和维护客户关系的平台。微信方便快捷的照片、视频传送功能使得代理公司与被代理企业之间的电子凭证和电子账簿等电子资料传递更加快捷。微信平台相对于以往的网页、微博推广，更加具有交互性。相比于QQ，微信的默认时时在线与信息即时提醒功能，对腾讯微博、QQ邮箱、漂流瓶、语音记事本的同步支持与提醒功能都使得财务代理公司与被代理企业之间的沟通更加方便顺畅，使得基于微信平台的财务代理服务可以不受时空限制，随时随地实现。目前微信是国内拥有最大用户群的移动互联网应用，它的相关用户体验已经非常的完善，用户的自由度非常高，用户订阅推送功能都能够自主选择。而且微信加入的门槛非常低，任何人都可以免费加入。用户只需用手机简单扫一扫“财务代理服务系统”二维码就可轻松关注，十分方便快捷，基本不存在使用难度。从软件开发角度来看，开发模式和编辑模式是微信公众平台的主要模式。在开发模式下，管理员可以通过微信公众平台提的API进行二次开发来实现自定义回复，获取订阅者的基本信息，创建自定义菜单，实现对现有财务信息系统的对接。在编辑模式下，管理员可以在非常简单的界面编辑设置自动回复。这些API都十分简单，拥有基础编程知识与技术的人员都可以轻松完成。因此，不管从业务运营与推广、用户使用还是软件开发角度，基于微信平台的财务代理系统设计都具有相当的可行性。

三、基于微信平台的财务代理系统设计与实现

（一）设计思路 基于微信平台的财务代理系统主要是为小微型企业提供基于微信平台的代理记账、税务代理、纳税服务、咨询与策划服务。企业用户可以直接关注财务代理平台的微信公众号，通过语音视频，确定服务项目及费用。用户可以用照片或视频上传本企业的合法电子原始凭证。财务代理公司日常可以通过得到的原始凭证照片来进行审核和电子远程记账，由被代理企业自行下载记账凭证和账簿并装订。同时，财务公司可以通过微信平台向被代理企业发送各种财务信息以及电子账簿报表信息，提供财务代账处理和工商税务代理业务。这就避免了传统代账公司需要派人员进驻被代理企业或双方专人频繁传递凭证账簿的人力资源浪费。通过微信平台传递电子凭证与电子账簿速度更快、效率更高，小微企业通过手机客户端就可实现适时远程电子记账。另外，在财务代理公司和被代理企业、潜在被代理企业沟通中，存在大量重复咨询问题。比如因为财务知识欠缺，很多小微企业用户会反复咨询原始凭证的规范性和真实性鉴别问题。建立代理和被代理关系初期，由于信任缺失，被代理企业会反复确认纳税筹划、筹资策划的思路和可信任度。财务分析中各种财务指标的含义也是小微企业用户经常反复咨询的问题。如果能够把已经咨询过的问题建立一个知识库，通过微信群发或朋友圈把重复问题一次推送出去，个别特殊问题通过微信一对一沟通，将大大减少财务代理公司的咨询工作量。如图1所示，该财务代理服务系统的具体运行是以微信公众平台为载体，将微信公众平台与财务代理公司信息系统进行对接，建立一个跨越地域限制的更加方便快捷的财务服务平台。通过微信公众平台提供的API实现微信与传统的财务信息管理系统对接，延伸现有的财务信息服务。使用服务系统中各功能的小微企业用户通过手机移动客户端向财务代理微信开放平台发送电子原始凭证及咨询、委托代理财务处理等指令，完成公众号关注、用户管理等操作；开发者通过APP应用服务器进行菜单管理、自动回复内容管理和微信活动管理等操作；财务代理公司通过财务信息系统服务器来完成代理记账、代理纳税申报与筹划、代理筹资策划、代理财务分析等财务代理业务，并通过APP应用服务器、微信平台把财务代理业务信息、电子记账凭证及账簿等最终发送给被代理的小微企业用户，根据咨询问题的特殊性实现一对多、一对一服务。

图1 基于微信平台的财务代理服务系统运行图

（二）模块设计 建立基于微信平台的财务代理系统首先应该确定需要提供的服务类型，从而在此基础上设计系统的功能模块。调研发现，财务代理业务的潜在企业用户一般首先需要对代理公司有较为全面的了解、同时需要了解代理公司的组织管理结构和发展战略，以此来推测公司的服务质量、服务的稳定性和未来发展的前景。企业用户重点关注的是该财务代理公司能够提供哪些财务代理业务。另外，还会关注该公司最近的动态、财会行业有哪些最新政策法规和新闻信息等。以徐州华格财务代理公司为例，财务代理公司主要从事代理记账、税务代理、代理筹资策划、代理财务分析业务。每天代理财务记账业务约500笔，现在主要是各被代理企业把原始凭证专人报送代理公司，每天凭证传递频繁，浪费了大量人力物力，被代理企业具有节约人力物力成本的需求。在代理记账、代理纳税申报与筹划、代理筹资策划、代理财务分析等业务中，代理公司和被代理公司之间具有大量的沟通需求。另外，被代理公司有大量的财务新闻、政策法规、财务知识咨询需求。表1以徐州华格财务代理公司为例，对财务代理服务咨询需求类型进行了说明。

表1 财务代理服务咨询类型

如表1所示，目前财务代理公司每天都会收到各种财务代理服务咨询，目前解决这些问题主要通过网页介绍、电话沟通和面谈的方式解决。但网页介绍容易出现介绍不深透、用户书面理解易产生歧义，电话解答大量重复、面谈接触面小等问题。通过对服务系统类别的分析，基于微信平台的财务代理业务系统的功能结构模块设计如图2所示：

图2 基于微信平台的财务代理服务系统功能模块

“关于我们”模块，是对基于微信平台的财务代理公司进行简单的介绍，同时，介绍公司的组织结构、发展战略等，使用户对该公司有个简单的了解，同时激发用户继续了解其它功能模块的动机。“财务服务”模块详细介绍基于微信平台的财务代理系统开展的财务代理业务，主要有代理财务记账报账、代理纳税申报与筹划、代理筹资策划、代理财务分析并在此基础上为被代理企业提供财务管理策略建议。通过此模块，使用户对该平台提供的财务服务有全面深入的了解。“新闻中心”模块主要是发布公司和财务行业新闻以及提供最新的财务财经法规信息。“咨询中心”模块向用户提供较为广泛全面的财务知识和该微信公共开放平台的操作方法，同时提供一对一的网络咨询服务。“财务服务基础系统”是现有的传统财务管理系统，主要完成传统的财务服务，如财务记账报账、纳税申报与筹划、筹资策划、财务分析、代理公司和被代理公司之间的费用收支业务，通过微信平台提供的API接口实现与基于微信公众平台的财务代理服务系统进行对接，打破了财务代理服务的时间空间限制，提高工作效率，节约人力财力服务成本。

（三）功能实现 根据用户的需求确定财务代理服务系统的功能模块后，基于微信平台的财务代理服务系统将充分运用微信功能来实现功能模块，满足用户需求，达到节约人力物力成本、提高工作效率的目的。模块实现时采用的具体微信功能如表2所示，公司简介、发展战略、新闻、财务知识、服务咨询等共性问题可以采用微信群发、圈子推送的方法快速告知被代理企业。在代理记账、税收申报和筹划、筹资和财务分析等具体财务服务中，除了具体企业的个性问题沟通、电子原始凭证及电子账簿传递采用一对一微信沟通外，共性问题也采用群发、圈子推送的方法来解决，避免重复劳动，节约成本、提高工作效率。

表2 微信实现功能模块的途径

四、基于微信平台的财务代理系统效果分析

为了说明微信平台运用于财务代理系统的效果，我们采用以下模型来解释。假设被代理企业数量为B，各被代理企业需要人工报送、传递原始凭证及账簿等次数为R,需要财务咨询服务的用户人数为Z,每个人所需咨询同一类问题服务的次数为C，需要咨询的财务服务类型数量为L，发生咨询服务时的变量因素为E，则被代理企业和代理公司因为财务代理业务发生的资料传递和沟通咨询总工作量为：

由于微信技术的引入，被代理企业的日常业务可以通过发送电子原始凭证、财务代理公司远程电子记账、被代理企业自行下载记账凭证和账簿进行复核装订的方法，不需人工报送凭证和账簿，即人工报送、传递原始凭证及账簿等次数R最小值趋向于0，则∑B×R趋向于0。同一类型的服务重复次数S=∑Z×C，同一类型问题只需要微信重发或群发，同类型问题咨询服务的次数S=∑Z×C理想状态趋向于1。由于可以根据发生服务时的变量因素进行知识库分类储存，作为服务资源重复使用，因此E的理想状态也趋向于1。因此，理想状态下，上式可以简化为：G=∑L

可见，被代理企业和代理公司因为财务代理业务发生的资料传递和沟通咨询总工作量将大大减少。综上所述，开发基于微信平台的财务代理系统，把微信作为代理公司和被代理公司财务信息传递和交流沟通、公司宣传推广的媒介，避免了传统代账公司信息和财务资料频繁传递的人力资源浪费，传递速度更快、效率更高。被代理企业需要咨询的问题经常有大量的相似点，基于微信平台的财务代理公司可以把已经咨询过的问题纳入财务知识库储存，作为服务资源重复使用，同时利用微信平台的群发信息、圈子推送等功能，减少沟通中的重复劳动，从而大大减少财务代理公司与被代理公司的总工作量。另外，微信平台的运用，使得财务代理业务跨越了地域的限制，大大拓展了财务代理公司的服务地域，未来可以增加双语模式，实现无国界的财务代理服务，一定会有非常广阔的市场发展前景。基于微信公众平台的财务代理系统可以收集财务信息大数据，为财务信息的大数据分析奠定基础。

*本文系江苏省哲学社会科学课题“EBL模式培养高端技能型人才的实证研究”（项目编号：2012SJB880079）、江苏省大学生实践创新课题“基于微信平台的财务代理公司设计”（项目编号：201613107018X）阶段性研究成果。

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（编辑 张芬）