事业单位在档案管理方面存在的现状及相关应对机制

刘敏

摘 要：事业单位档案是在人事、会计、日常工作中根据业务工作查询需要逐步形成的，档案具有查询历史问题、提供相应的数据分析和历史文献等重大问题的的原始记录，是工作的凭证，是单位宝贵的的财富。任何单位都离不开档案的查询，档案工作也是事业单位的查询工作的中心命脉。因此，加强事业单位档案管理工作是发展趋势的必然结果，我们应该提高对档案管理工作重要性的认识，离开档案就像鱼儿离开水一样，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。

关键词：素质；技能；管理；问题

如今，我国的国民经济在不断增长，人们的生活水平也在稳步提高，在这个大背景下，人们对信息量的需求也变得越来越大。为了满足人民对信息的迫切需求，做好事业单位的档案管理就变得十分重要。然而，相关的部门和工作人员若想将档案管理工作做到最好，并不容易，因为事业单位的档案管理是一项专业性与事业性并存的一项工作，它需要工作人员拥有极大的耐心。本研究就将针对事业单位的档案管理这一主题进行阐述，使读者对这方面的内容有一个更加深入的了解。

一、事业单位档案管理工作现状

（一）工作人员不够重视档案管理工作

事业单位档案所存储的信息的容量是非常大的，它与单位的很多重要工作流程都有着密不可分的联系。

然而，在现实的生活中，很多事业单位的档案管理工作人员并没有意识到自己工作的重要性，他们的思想仍是停留在“档案管理工作就只是抄抄写写，并没有什么技术含量”这个层面上，这种老旧的思想严重的阻碍了事业单位档案管理工作的发展。更为严重的是，很多事业单位的领导也没有意识到档案管理工作是事业单位的核心部门，自然而然，这些领导也不会思考如何提升单位的档案管理水平，如何提高工作人员的工作积极性。可想而知，如果单位的领导都不重视该工作，员工就更不会意识到档案管理工作的重要性了。

（二）档案管理人员的专业知识贫乏

事业单位的档案管理工作是一项系统的、周密的工程。这也就要求档案管理工作人员要有扎实的专业知识，高超的专业技能以及超强的耐心和毅力，档案管理人员只有拥有了这些特质，才能保证自己的工作质量。

然而在实际的工作中，有很多档案管理人员的档案理论知识并不是非常的丰富，甚至，一些档案管理人员只是将档案管理工作作为自己的兼职工作。这也就意味着这些档案管理人员并不能全心全意的去做档案管理工作。而且，现在有很多事业单位的档案管理工作现状仍然停留在手写办公的状态，这种办公状态会导致工作人员的工作效率低，工作人员所记录的信息不完全、不细致；在这种情况下，档案管理人员如果不加强对计算机技术的学习，仍是以这种老旧的办公状态工作的话，就会使档案管理部门逐渐丧失自己的工作职能。

（三）事业单位档案室的管理设备陈旧

如今，国民经济在飞速增长，科学技术水平也在稳步提高，现代化的管理设备被应用的范围也越来越广。然而，在一些事业单位中，档案部门的管理设备仍然是非常陈旧的，并没有跟上时代的步伐。这种现状，不单单会影响档案管理人员的办公心情，还会影响到管理人员的工作效率和工作质量。

二、提高档案人员在工作中的专业技能

随着社会日益进步和一些法律法规的出台对档案工作的要求，要有重点、有目的地培养档案人员知识与技能。事业单位的档案管理人员，都是由办公室、财务、政工的人员兼职工作，各个科室管理各个科室的档案工作，没有专业档案人员统一管理。档案管理员也是兼职的，没有相对过硬的业务技能，平时档案管理部门可以加强档案方面的培训，一般可采用集中培训和自学等多种方式，掌握多项档案方面的装订、整理等技能，以适用新形势下的业务工作需要。

三、加强档案的日常管理

（一）建立一人一档制

首先是人事档案的管理，将每一位职工的档案整理齐全，每次调整工资、年度考核表、职称评审、荣誉等跟档案有关的资料，要全部装订在个人档案内，确保个人档案资料的完整性。其次工资档案以电子表格和纸质的形式双向存档，包括历年历次的调资、职称、岗位设置、竞聘情况，建立一人一档，加上目录这样检索方便，一目了然，可作为职工成长电子档案备查。最后日常收发文件的管理，按规定进行文件的装订整理保管，特别对保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室；确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。

（二）加强存储设备管理

管理好档案工作是现代信息的产物，对今后查阅工作带来更加便捷的服务。今年来对城市建设档案具有重要的科技价值、文化价值、经济价值，城建档案的有效利用不仅能够创造经济效益，还能促进城市的发展与建设。信息时代背景下，面临新的变化，城建档案的运用出现了许多新的困境。通过建立专业队伍，完善相关法律法规，并借助社会力量，可以在一定程度上促进城建檔案的运用与发展。

四、档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理工作的重视程度不够

在一些事业单位兼职的档案人员只要做到自己保管的档案做到不丢失、不泄密，对外来需要查询的资料，能提供数据就可以了，甚至有些领导对档案管理任务档案工作没有“含金量”，就是个保管而已，从很大程度上阻碍了档案工作的发展。

（二）对档案管理工作存在薄弱环节

由于档案管理人员没有相关业务知识，也没有进行专门的业务工作培训，对档案工作的资料收集和整理归档等业务不太熟悉，也不知道哪种是长期保存、哪种是限期保存，怎样进行专业装订保管，平时也是根据自己的经验摸索工作，也没有投入相当精力去学习和探索相关的先进经验，把自己觉得需要保管档案资料只是放入档案盒，根本没做整理归档，做好查询目录登记工作，在日常工作中影响了查阅档案的简单性和清晰性。

（三）对档案管理工作配备的硬件设施不完善

事业单位的档案基本都是摆放在各个科室中负责管理，没有配备专业的档案硬件设施环境，有的单位虽然配备了专用档案室，也是边边角角地方，有的档案室通风设施不完善，防光、防火、防潮、防有害气体、防虫、防盗设备不配套，容易引起档案材料的霉变和虫蛀等不安全因素，有的单位管档工具和档案夹基本工具都无法购置齐全。也影响档案摆放的美观整洁及完整。

五、档案管理工作的应对机制

（一）加强档案管理员的業务学习

单位档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的业务水平。作为档案工作人员，一定要注重自身专业水平的提高，通过自学和参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节的基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高整理档案管理技能。

（二）采用信息化管理策略

因传统纸质档案的保存不仅会占用大量空间，收发和查找也很繁琐，而且随着时间的推移，很容易因为纸的老化或者虫蛀问题带来档案信息的缺失或部分字迹不完整的问题。利用计算机等现代化管理，可以减少档案工作查询工作的繁琐性和重复性。那就需要我们尽可能地运用当代新科技，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多领域都已使用计算机，现在在国内有些领域，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。档案管理实现数字化是今天信息化时代发展的必然趋势。

（三）提高档案管理工作的服务水平

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

六、结束语

改善事业单位档案管理的现状，是需要领导和民众都积极参与进来的。首先，相关领导应该重视事业单位的档案管理工作，应该去除那种原有的“认为档案管理工作可有可无”的思想，其次，工作人员也应以认真负责的态度看待自己的工作，在工作的过程中，不断提高自己的业务水平，加强自己的职业素养。只有经过全体人员的共同努力，事业单位的档案管理水平才能从本质上得到提升，档案管理工作才能更好的促进事业单位的发展。

参考文献：

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[2]杨彩云.浅议加强企业档案的管理[J].北京档案，2011.

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