从秘书的信息处理探讨《速记》课程教学对策

内容摘要：速记是秘书高效办事、参谋助手、保守机密的有力工具。为使学生更好地掌握手写速记技能，本文针对《速记》课程教学中学生存在的“不知记录什么、速度提不上，情绪波动”等问题，提出了“基本速记方法、句段合理精简、建立个人专属的速记符号”三大教学对策。

关键词：秘书 信息处理 速记 课程教学 对策

在知识经济时代，信息就是企业的生命和财富。而获得信息的关键是抢时间，谁赢得了时间，谁就赢得了效益，速记是企业秘书抢时间、抢信息、提高工作效率的最有力的工具。高职文秘专业《速记》课程就是专门培养学生速记能力的学科。在信息时代，如何让学生掌握又快又准的信息记录与处理能力，是本文重点探索的问题。

一.速记与秘书的信息工作

1.速记有助于秘书收集全面的信息，提高办事的效率。秘书的工作多而杂，要保证工作不撞车又处理得快而得当，信息的作用是不可磨灭的。以公司召开一个重要的会议为例，会前电话联系与会单位，速记下他们的情况及要求，然后快速核算出参会人数、资料打印装定份数及食宿等事项的安排；会中用速记做会议记录，会后就可完整而准确地直接打印出来，印发给有关单位和部门；会后快速整理好整个会议的情况向领导汇报。平时工作时，用速记收集上司或某些重要客户的工作、生活习惯等信息，如客户的饮茶（咖啡）习惯、上司会客时间的长短等，既不耽误工作，又能帮助秘书迅速做出正确的判断。当来访者下次来访的时候秘书就能准确地按照他们的喜好来泡茶或咖啡，或者为上司的会谈备齐所需要的物品，在他们畅所欲言时，不受秘书中途服务的干扰。相信，办事效率高又细心的秘书一定是非常受欢迎的。

2.速记有助于秘书提高信息的领悟力，更好地发挥参谋辅助作用。秘书利用速记可以把各位领导对企业未来发展部署、企业重大问题的处理等方面的不同看法与分歧详尽地、准确地记录下来，并在详细的记录中捕捉到领导的思维以及思维的特点和思维的方式，这样可以帮助秘书正确地领会领导的意图，写出领导满意的文章。当秘书代替领导出席上级单位组织的会议时，利用速记将上级的会议精神和其他与会单位的情况全面而准确地传达给本单位领导或有关部门，使企业领导根据上级的精神做出正确的决策。

3.速记有助于秘书保护信息的安全。在工作中，秘书由于参加领导层会议，经常要接触到许多有时效性的保密问题，经常要起草领导在重要会议上需要暂时保密的讲话稿，经常要为领导摘抄保密文件等等。只要是用速记符号记录信息，秘书就不用过度担心“机密泄露”的问题，因为速记符号具有很强的私密性和个性化，一般人是很难辨认出来的。

总之，速记在秘书的工作中尤其是信息处理中的作用是非常大的，可以说具备熟练的速记技能有助于秘书快速有效地开展各项工作，帮助秘书提高个人修养和工作能力。

二.《速记》课程教学中存在的问题

1.无法快速抓住说话人的核心思想。在听到说话人的语音时，很多学生刚开始的反应是“懵圈”，觉得语速太快，东西太多，不知道该从哪里下手。这一现象说明学生对说话者的内容及说话的背景没有一个良好的理解。没有及时把握说话者的思想脉络，以至于老是“追音”，却又总是追赶不上。针对这种现象，老师在课堂教学中，就应重点培养学生在短时间内对所听到的内容快速理解与高度概括的能力。要做好秘书的信息处理工作，这一项是必不可少的。因为只有理解讲话者的发言内容，秘书笔下的速记内容才有它的价值，从而才能为接下来的工作提供充足的信息支撑。同时还要指导学生加强相关的知识背景的了解与学习。

2.脑袋空白，想不起要记什么。学生在最初进入速记训练或提速训练阶段时，刚开始还能勉强跟上，但持续时间不长，慢慢地就会感到力不从心，到最后只能记下几个毫无关联的词汇。出现这一问题，一是学生的持续注意力不够，即不能持久地将自己的精神集中在发言人的讲话上，关于这一点，老师应对学生进行持久注意力的训练；二是学生的记忆力不强，尤其是记忆抗干扰能力不强，除了前面几句和后面几句容易记忆外，中间的大部分因前后信息的干扰而记忆不全，针对这一问题，老师应加强学生的记忆力和抗干扰能力训练。

3.学生的情绪容易波动。当经过长期的速训练，记录速度仍不能有所提高，达不到预期的目标时，有的学生就会出现烦躁、冲动甚至消极应付的心理及行为。这主要的原因在于学生急于求成的心理障碍。殊不知，任何一项成功都是来自坚持不懈的努力。这时，老师首先是肯定学生前一阶段的训练成绩，同时以名人名家的成功故事告诉他们“冰冻三尺非一日之寒”的道理，鼓励他们再接再厉。

学生在训练过程中无论出现哪种问题，解决的关键都在于要有扎实的速记功底，即熟练地掌握基本的速记方法，具备较强的信息归纳概括能力，形成自己的专属速记符号系统。

三.《速记》课程的教学对策

（一）掌握基本的速记方法

手寫速记的原理有两个：拼音与汉字。其中汉字速记法主要建立在汉字的基础上，借用汉字草体、词语词组略写法、替代法等方法达到速写，对于以汉语为母语的学习者来说更简单易行，故此本文主要以汉字速记方法为主，拼音字母为辅。

1.行草书快写法

草书因其笔画简省、用笔圆转的特点，常常一笔一字，甚至一笔多字，实现了汉字的“快写”。也正是因为这一特点，汉字速记最开始的方法便是草书。当然传统的草书辨认起来稍有难度，因此教学时我们本着“快写、易认”的原则，推出一套创新的速记快写方案，即把人们已熟悉的、常写的草书字、连笔字与已习惯的意象性的符号融合贯通。如何达到融合贯通呢？只要按照以下几个要点操作即可达到意象符号融合。一是大部分汉字依其笔顺进行快速书写，只要将速度练习到一定程序，自然会形成连笔；二是笔顺以方便书写为主，即为了能连写，适当地改变一些字的笔顺；三是省略框内笔画，只要框架不变，个别笔画省略不影响汉字的辨识。注意，行草书练习的要诀是练习、练习，再练习，因为只有勤奋练习才能生巧，才能有自己的感悟，也就自然达到意象符号融合贯通。

2.词语、词组、格言等的略写法

词语、词组主要是根据词语的音节、结构、词性、稳定程度等特点进行有规律地略写。

一般来说，双音节的词语略写，通常是以保留中心词、省略重叠的字或后缀、符号代替反义字等方法，如：人民→民、茫茫→茫、兔子→兔、是非→是﹨。对于那些有虚词的或是中间嵌字的常用三音节词，一般以字母来省略虚词和嵌入字，如：组织性→组X灵活性→灵X，经得起→经d、好得很→好d，而外来的三音节词可直接省略后面的两个字，如：巧克力→巧-、吉普车→吉-。四音节词中带“主义”、“国家”、“改革”等使用频率高的词尾，可将词尾中的一个字设置成上标，如“社会主义”可略写成“社主”。而成语、格言、谚语、歇后语等因其结构的稳定程度及人们的熟知程度都很高，所以常用长短横线来替代要省略的内容。如：风和日丽→风和-，如：不入虎穴，焉得虎子→不入-——，如“知识就是力量”→“知识——”。

3.数词缩略法和替代法。

汉语词汇中还有一些并列词组，这类词的略写常用数字概括几种具有共同性质的事物或行为称为数词缩语，如：真善美→真、轻重缓急→轻重，立场、观点、方法——立场，有理想、有道德、有文化、有纪律→有理想，“三好”、“四季”、“五讲四美”等。在速记中常用同音的笔画简单的字来替代笔画繁多的字，如“乂”字替代“裔、毅、肄”；或者借用笔画繁难字的一部分笔画来代替，如“餐”用“”代替；还可用非汉字符号替代一些高频汉字，如“我O，他（她、它）T，对D，要Y”等可加快书写的速度。

（二）学会句、段的合理精简

秘书的工作速记一般情况下，只要记住事件的梗概就行了，如一般的工作会议、座谈会等只用要点记录，即抓住重点和典型事例即可。所以除了掌握上述的缩略方法外，在句、段的精简方面也是有方法的：

1.单句的精简主要是保留句子的主要成分，删除修饰的成分或可用可不用的虚词。如，他是一位大名鼎鼎的科学家。句中“大名鼎鼎”一词可省去；又如，这是一条新的裙子。句中“的”字可删去。

2.尽量用指代性或替代性词语替代前文中出现的内容。如：中国科学院最近在郑州举行全国超对称性和超引力问题学术讨论会，对超对称性和超引力问题进行研究和探讨。这个复句中，后一分句中的“超对称性和超引力问题”完全可用“上述问题”来替代。

3.通过概括内容、提取要点来精简内容。通常采用“抓关键词”、“提取要素”、“合并同类”等方法来进行。“抓关键词”主要是将每句话或每层意思中的重点找出来，然后连缀成句进行概括。“抓要素”指的是将语段中叙述的要素，时间、地点、事件、人物等提取出来，然后按一定的逻辑顺序连接起来。“合并同类”是指将段落中相同的一类事物合并概括。

（三）建立个人的专属速记符号库

速记没有定法，在熟练掌握基本速记方法的基础上，个体都可以根据自己的书写习惯、知识结构和所从事行业的特点来建立一个属于自己的速记符号库。有了自己的速记符号库，速记时就能得心应手。

速记符号库的内容可以多种多样，草书、拼音字母、英文单词，还可是具有一定意义的图形、符号，如专业术语的英文縮写：“世界贸易组织”（WTO），“网上与网下相结合”（O2O），“集成电路”（IC）等；生活中常见事物的英文缩写：电话（Tel），电视（TV），上午（AM），下午（PM），身份证（ID）；汉语词汇替代符号：提升/提高（↑），降低（↓），前进（→），问题（？），角度（<°）。

速记符号的创造可以是多种形式。首先是汉字草书字库和字母组合，这是最基础的；其次是自创汉字，可运用汉字象形、指事、会意三种造字法创造属于自己的速记符，比如“起点”这个词汇就可运用象形法来创造速记符号“|·”，运用指事法创造“在原有基础上提升”这句话的速记符号“↑”，运用会意法创造“多个问题”的速记符号“？？”；第三是借助网络语言、图形、数字等创造速符，如“+U”就是“加油”的意思，“84……94……”指“不是……就是……”。速记符号的创造是一个思维的过程。教师要引导学生充分发挥形象思维、联想思维、发散思维，将已有的知识重新组合或与新事物相结合，创造出新的符号、新的意义。速记符号库的建立原则：意义要清晰明确，没有歧义；易于快速书写（不超过3笔）；制定个人专属的符号。符号库的建立贵在坚持，积少成多，最好能形成自己的一本速记符号“词典”，这样才能确保面对秘书工作中庞大的信息量时应对自如。

参考文献

[1]曾雪晴.速记与秘书工作[J]衡阳师范学院学报.2014（2）：167-169

[2]寇学臣.硬笔快写技法[M]金盾出版社.2009.6（2014.5重印）：1-7

[3]谭书旺.汉字速记实训教程[M]中国物资出版社.2011.9（2014.1重印）：229

（作者单位：湖南大众传媒职业技术学院）