做好档案管理工作初探

范卫华

做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

档案资料作为人们智慧的结晶，历史的记载，不仅仅是一个民族的宝贵文化财产，更是一个国家不可或缺的重要财富。因此，档案管理工作对我国现代化经济发展有着举足轻重的作用，做好档案管理工作具有十分重要的现实意义。档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学习总结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。本文结合多年从事档案工作的实际，就如何做好档案管理工作谈一点初浅的认识。

当前档案管理中存在的现状和问题

档案管理人员现代技术的业务素质不强，知识面窄，业务能力停滞不前，信息化处理能力不足。档案开放与公众利用需求之间的矛盾较为突出，档案服务水平有待进一步提高，档案实体和档案信息安全保障有待进一步加强，档案事业领导管理能力、科学发展能力有待进一步提升。

基础设施不够完善，管理落后，缺乏现代技术的融入。档案基础业务建设依然薄弱，档案资源覆盖面需要进一步拓展，档案开放力度需要进一步加大，档案安全保管和基础条件需要进一步巩固和改善，档案工作创新能力需要进一步加强，千部素质和能力水平需要进一步提高。档案管理工作没有迈入现代化管理的轨道，缺少现代技术手段的应用，没有完善的现代计算机管理系统，阻碍了档案管理现代化的进程。库容不足，结构布局不合理，技术配置较差，难以保证档案的安全保管和有效利用。

多媒体技术的整体应用不足。在现代技术与档案管理中，计算机技术、通讯技术和网络设备等现代技术整体应用不足，档案数字化工作起步较晚、进展缓慢难予实现电子文件信息资源共享，服务范围窄，服务层次浅，给现代开放式档案管理带来新的问题，加之档案队伍业务素质不高、专业人才缺少，影响档案事业发展的速度和效益。因此，要强化多媒体的效果应用，真正体现出现代技术手段的整体效能。

各单位对档案工作的认识和重视参差不齐。随着知识经济时代的到来，档案信息在发展中有着不容忽视的作用，要充分重视并且高效利用这种信息是必不可少的。尤其是在现在的信息时代，信息资源是最有用和珍贵的，我们必须提高档案管理信息的利用率。充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，实现档案的电子文件化管理，因此，对档案工作的重要性、严肃性的认识以及管理的规范化法制化意识不一，对如何严格依法管理档案形成了挑战。

做好档案管理工作的措施建议

加强领导，强化档案管理意识。深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部充分认识到档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识及“档案就是资源”的理念。意识是行为的根本，是行为的动力，只有树立其现代化管理意识，才能更好的执行现代化管理，得到良好的管理效果。在信息化时代，档案工作者不仅要掌握档案管理专业知识和工作技能技巧，具有一定的知识面和相应的学科知识，了解分管档案所涉及的内容，准确分类编写档案，能合理地综合使用开发档案，而且要掌握计算机基础知识，具有办公软件、多媒体、数据库、网络等操作应用能力，增强信息化适应能力，实现档案管理人员的现代化。

建立和完善科学的档案管理机制。依法档案管理要以法治档，建立起严密并切实可行的档案管理制度，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。切实从档案收集、立卷、保管、保密、借阅、鉴定与销毁等各流程，规范管理，健全和完善档案资源收集征集机制。构建一个科学、合理、纵横交错的档案收集体系，从而做到从上而下，从左至右的档案传递网络，不仅能够加强对档案信息日常收集工作的监督与指导，还能进一步防治档案资料的流失，拓宽档案信息的收集范围极大的丰富档案馆藏。并定期对档案信息进行总结、规整，将大量的分散资料进行在加工、分析鉴别，从而变死材料为活信息，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。

不断优化档案馆藏，扩充库容。要不断地优化馆藏，“纳新吐故”，一方面把失去查考及保存价值的档案及时处理掉，以保证库房的合理利用。并对现有管理的档案进行编目、整理，确保其完整性、系统性、真实性和权威性。在坚持科学性和历史性、继承性和辩证性相统一原则基础上，对档案资源进行档案整理、编纂，形成档案精品，以满足日益增长的社会文化需求，从而为优化档案资源意识的加强开拓更加广阔的路径。另一方面可通过强化管理、拓宽档案收集和征集的渠道、提高工作人员业务能力、搞好档案进馆时的质量鉴定等各种手段，将有意义的、有特色的档案接收进馆，建立档案信息资源的保障体系，改善馆藏结构，使馆藏档案内容丰富、门类齐全、结构合理，以便可持续地为社会各界服务。

丰富和拓展档案管理技术。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。因此要加快档案数字化建设，积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案管理系统，从而实现档案技术现代化，即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施，处理、传递档案资料，对档案进行数字化管理，提高档案的服务质量。促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。因此在档案管理中，要全面分析档案管理对现代技术手段的应用需求，并从多方面探索适应现代档案管理中的应用模式，提高档案信息化管理的水平，实现数字化建设的目标，并逐步建立完善公共的数据平台，建立科学有效的现代计算机管理程序，更好的促进档案管理的现代化水平。要通过档案信息网络化管理体系，实现对档案信息的采集、核对、归档、立卷、保管和利用通过，满足信息化社会对档案信息“广、快、精、准”的要求，实现档案信息资源共享。

提高档案资源的利用率，完善档案查找工具。档案管理的根本目的在于利用，因此，为了更好的做好档案管理工作，在保证档案资源必有的保密性的前提下，就应该不断的提高档案资源的利用率，完善档案查找工具。一是要做好档案资源的编研工作，提高查找利用效率。档案编研是对档案信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤的必要前提，也是使檔案信息资源更准确、更系统、更精练的重要基础工作。同时确保档案编研工作要从实际出发，有针对性地编制必要的检索工具，使检索多样化，从而起到提高查找利用档案效率的根本目的。二是要实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施，从而做好档案管理工作。

加强人才队伍建设。提高档案管理人员素质

现代管理飞速发展，在许多管理职位，从业人员的素质都在不断提升，而档案管理人员的素质一直是影响档案信息管理水平的重要制约因素。要求档案工作者必须掌握管理学和现代管理知识，熟悉业务流程，提高自身素质。提高档案人员掌握现代信息技术的能力，有助于档案管理人员发挥自身的创造力和潜能，还有助于档案管理人员了解客户需求，提供优质服务。所以，在实际工作中要定期对档案管理人员进行现代化管理认识的培训，全面提高档案工作者的政治素质和思想素质，增强其业务能力，培养其良好工作作风，不断优化档案人才结构，切实加强档案人才队伍建设，让档案管理工作人员，在实际工作中结合自身的岗位需要，边学习边操作，在提高业务素质的同时，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

总之，档案管理人员要将眼光投入到广泛的社会需求中去，尽可能利用一切可利用的档案信息资源，多层次、多角度地为社会生活各领域服务，不断对档案信息去粗取精，创造社会服务价值。用现代化信息技术来管理档案。使档案管理系统化、网络化，培养出更多的新型档案管理人才，能够更好的为社会主义建设服务。