浅谈街道办事处的档案管理工作

李红梅

摘 要：街道办事处是档案形成的最基本单位，是构成国家档案的基本单元，也是街道建设的一项基础性工作，具有十分重要的意义，本文分析了街道档案管理工作中存在的问题，通过先进单位在街道管理工作所采取的措施进行分析，为街道档案管理工作提出几项工作基本要点。

关键词：街道办事处 档案管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 04-0041-01

街道是我国最基本的行政单元，街道档案管理工作是街道办事处工作的基础，能反映街道的基本情况，是基层建设的重要部分[1]。街道档案中拥有街道最基本的档案数据，是街道工作顺利进行、统查街道工作的基本数据来源。因此，对于街道档案管理需要重视起来，充分认识到档案管理工作是街道建设的一项基础性工作，街道各项工作都离不开档案工作。做好街道档案工作，对于提高街道档案管理水平，切实将社会保障落户到位、解决邻里纠纷、做好街道调节工作、建设和谐社区文化具有十分重要的意义。除此之外，街道档案是构成了国家档案，它真实的记录街道的发展和建设的过程。

一、街道档案管理工作存在的问题

1.基础设施条件建设较差

目前街道办事处很少有单独的档案管理工作室[2]，一般与杂物间共用，设施简陋，基本环境条件差，没有专人负责安全防护工作，难以达到档案保管的要求。

2.档案管理人员专业素质差，流动性强

街道办事处工作琐碎，工作人员数量较少，工作人员流动性强[3]，并没有专职档案管理人员，导致档案部门的业务培训难以起到一定的作用，形成一种年年培训但很少起到档案管理水平的促进作用，管理人员总体素质不高，管理质量达不到要求。

3.档案规范化管理程度不够

街道办事处的档案管理工作涣散，管理制度不成体系。档案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，档案管理混乱，职责不明确，任务交接不落实，很多档案借出后不知去向，没有专门的档案管理小组进行管理，有的街道办事处虽然成立了档案管理领导小组，但由于执行力度不够，不能够开展有效的档案管理工作。

二、案例分析

针对目前街道档案管理存在的问题，部分城市的街道已经开始提出针对性的檔案管理措施，目的在于加强街道的档案规范化管理，使档案在工作和服务中起到其最基本的作用。

1.鼓楼街道的多措并举提升档案管理工作

（1）加强领导，完善管理机制。鼓楼街道针对基层档案工作基本情况，专门制定了相适应的工作管理制度，细化档案管理工作基本机制，使档案工作做到按规章制度严格执行，实现档案管理工作精细化。

（2）提高档案管理意识，责任制管理。鼓楼街道多次为管理人员提供档案管理的专业培训，提高工作人员对于档案管理工作意识的认识水平。同时，将档案管理工作中的责任，细化分解，责任到人，明确奖惩，全面提升档案工作的自觉性、主动性和创造性。

（3）细化档案工作，精细管理。为加强档案管理工作，鼓楼街道坚持以“收集为基础、安全保管为重要、合理化利用档案为目的”的原则，进行档案的细致化管理。在相应办公制配备专门档案柜，档案就地保存，提高档案利用率和办事效率。同时，积极创新保管载体，支持声、像等档案的收集保管工作，实现从单一纸质载体，向数字化多媒体载体转变。

（4）用“活”档案，服务群众。鼓楼街道坚持档案“贵在利用”，努力用好、用活档案资源。将“以档执法”，与实地走访相结合，建立档案动态补充完善机制，从被动补充到主动完善，从而更好地服务辖区内群众生活。

2.人民街道档案管理的提升措施

（1）提高认识，切实加强档案管理工作的领导

领导重视是做好工作的前提，为加强办事处档案管理工作的领导，人民街道成立档案管理工作领导小组，做到了领导负责制，经办人员将工作做实在，并将档案工作列入年度计划和长期规划中，与街道中心工作同部署、同落实。

（2）加强制度建设，规范档案管理

办事处先后制定了档案工作岗位责任制度、档案的收集、整理、归档、保管等各项制度。同时，办事处按照档案管理要求，制定了单位档案分类方案并对历年归档的文件材料编制了检索目录，对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行标准化、规范化、电子化管理。分门别类对各种档案进行排列、编序，做到不同类别的档案不同橱、不同年代的档案不同卷，实现了档案管理数字化，既保护了纸质档案，又提高了工作效率。

（3）强化档案安全工作，做好事前防范

定期进行安全检查，对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，防止发生各种危害档案的安全事故。及时清查霉变蛀虫等现象的档案袋，并做好记录，进行及时修补。

三、提高街道档案管理工作要点

针对街道办事处档案管理存在的问题以及部分先进街道提出的档案管理整改措施，提出以下几项档案管理工作的要点：

1.提升领导重视，增强档案管理意识

首先要加强领导对档案管理工作的支持和重视，调查发现在领导重视的地区，该单位的档案管理工作质量较高。街道办事处的工作冗杂，作为档案管理人员应及时向领导汇报档案管理存在的问题和有待提升的地方。另外，管理者应从各个方面增强档案管理人员对档案重要性认识的意识，在工作中能够认识到自己工作角色的重要性，认识到档案的重要性和潜在价值，认真对待档案管理工作。

2.加强提升档案管理人员的专业素养，吸引复合型人才

适时对档案管理人员进行集中学习、现场观摩等多种方式加强培训和业务指导工作，邀请专家进行专业的辅导和讲授，定期举办业务知识的培训。单位应多创造机会邀请专业资深档案员对领导和管理人员进行单独辅导，现场操作讲授。管理人员的专业素质提高了才能使档案管理工作有效进行，才能发挥档案的最大效能。

3.加大对硬件设施环境的改善

街道办事处的档案管理室基本自然条件较差，不利于档案的长期保存，特别是对年代久远的档案的保存，需要极其高要求的环境，包括室内的湿度、防火、防虫等保护设施，按时对档案进行归档、归纳和整理。现代社会数字化管理已经广泛应用于各行各业的档案管理工作，数字化的档案便于储存、方便携带，街道档案管理工作也应紧跟科技发展步伐，将数字化档案管理理念贯彻下去。

参考文献

[1]许向文.浅析街道办事处档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013（19）：198-198.

[2]张文会.浅谈如何做好街道档案管理工作[J].黑龙江史志，2014（1）.

[3]张馨月.对街道办事处档案管理工作的现状分析[J].城市地理，2015（2）.