大数据时代背景下的档案管理探讨

王启承

摘 要：本文针对大数据时代背景下的档案管理进行详细的探讨和描述，希望能给广大的档案工作人员带来启发帮助。

关键词：大数据时代 档案 管理

档案是记录我们个人信息以及时代信息的集合，包括文字、影像等方面的诸多信息，然而随着互联网技术的发展进步以及电脑的普及，信息进入了大爆炸的时代，我们身边充斥着各种或真或假的信息，在这种情况下大数据时代到来，大数据即运用新的处理模式也就是软件来处理、捕捉许多我们无法承受的信息，它具有大量、多样、价值以及高速的特点，在档案工作管理中有很重要的作用。

一、大数据时代背景下给档案工作带来的挑战

（一）运用大数据的方法进行档案管理的观念的出现对传统的档案管理工作观念以及管理工作流程带来了很大的挑战，传统的档案信息管理由于传播途径单一，因此信息量小、来源统一，所以许多档案信息是非常少的，因此只是通过档案管理人员进行简单的人工的分类、标记就已经能够做到档案保存的完整、充实，同时还方便有需求的人员进行查阅，非常简单。但是在大数据时代的背景下，信息的传播途径多样化。信息的来源也增多，相较从前而言信息也增多许多，特别是许多的信息都是相互混杂，以交叉的形式存在的，如果还是用原始的传统的档案管理方法进行档案管理工作的话，那么对档案工作人员来说，工作量非常大，不但需要消耗大量的时间进行一一的整理、归纳、分类，同时许多传统的档案信息管理方法是不适合现代的档案管理的，不利于查询和阅读，这样的情况下，人们对档案馆的信赖度就会降低，档案工作就会步入低谷。

（二）大数据背景下的档案管理工作对档案管理、保存的方法提出了新的挑战 ，档案管理包括文字、影像等方面，进入但数据时代后，电子信息技术的应用使得许多人越来越习惯于用电子形式进行储存，如电子文档、电子图片、电子音频等等，这不但节省了空间同时还便于携带，但是传统的档案管理工作主要集中在用纸张进行档案保存，这就产生了冲突，导致当前的信息无法进行保存，信息大量缺失，造成经济和社会的损失，因此必须对档案管理工作的方法进行改革，适应大数据时代背景的需要，让档案管理工作的方法呈现多样化的趋势，分门分类进行档案保存，方便信息的保存和查询，为档案的发展建设做出贡献。

（三）大数据时代背景下对档案管理工作人员的专业素质增加了难度，做出了高标准的要求，大数据时代的特点是信息的多样化、信息的大量化、信息的高速化，因此许多信息是相互交杂、相互渗透的，因此由于传统信息传播渠道单一导致信息简单的情况下，管理人员只需要简单的操作的情况，已经不适合当今社会信息档案管理的发展趋势了，因此在大数据时代的背景下，档案管理工作人员必须要熟练掌控多方面的技术，特别是在大数据档案管理工作中占重要作用的软件的运作方法，因此应对档案工作人员有更高的要求，要剔除档案管理工作中不符合要求的工作人员，保持队伍的高素质、高效率，促进档案管理工作的顺利进行。

二、大数据时代背景下给档案工作带来的优势

（一）应用大数据的方法进行档案工作管理对降低工作效率以及减少成本上有重要的帮助，大数据具有高速性的特点，这种特点在档案工作中是极大的优势，因为传统的档案工作需要消耗大量的人力和物力，这些不但成本高，而且保存期还非常短，造成了大量的浪费，但是在大数据的时代，不但不会有巨大的成本消耗，节约资源和空间，同时还能够在档案工作中能够快速、有效的处理信息数据，提高工作的效率。

（二）大数据能够提高档案保存质量。传统的纸质档案抗风险能力较差，一旦保存档案的地方出现水灾、火灾，纸质档案将难于保存，且纸质档案在保存时问较久后，容易出现纸质老化、字迹模糊等。这些缺点在大数据时代下完全可以避免，运用大数据保存大量的档案数据，只需很少量的数据储存空间就可以做到。

三、大数据时代背景下提高档案管理工作的有效对策

大数据是当前信息时代的重要特点，如何应对大数据给档案工作带来的挑战和机遇，是当前我国档案工作面临的主要任务。为了提高我国档案工作在大数据时代背景下的工作效率，现提出如下对策：

（一）大力培养能够运用大数据进行档案管理的高端人才。人才是一切工作的生命线，大数据时代背景下的档案管理工作更是如此。传统的档案管理人才在大数据方面专业知识和

业务能力都比较欠缺，如果只是更新管理设备和系统，没有足够多的人才去运用和管理大数据下的档案管理系统，这只会导致档案管理工作的低效率。因此，大力培养档案管理的高端人才相当关键。

培养档案管理的现代化人才，应该从以下几个方面着手：一是政府鼓励高校开办跨学科的复合型专业，如信息化和档案管理的交叉学科专业；二是引进国外高端档案管理人才，利用高端人才去指导我国档案管理人才适应新时期下的档案工作；三是大力投入资金开展人才培养工作，人才的培养不仅需要时间，还需要足够的资金作为保障。

（二）优化档案管理人才结构，注入新鲜血液。我国档案管理的人员结构基本上处于“老龄化多、中年人少、年轻人无”的状况，这是由于长时问以来我国档案管理工作人员处于弱势，比较少的人才投入到档案管理工作来，几乎没有年轻人去从事档案管理工作。大数据时代下对人才的要求比任何时期都要高，没有人才参与，信息化无从谈起，因此，大数据时代下开展档案管理工作的一个重要前提就是优化档案管理工作人员结构，改变现在“老龄化多、中年人少、年轻人无”为“年轻人为主、中年人为辅、老年人参与”的结构特点。

（三）大力加强档案数据的安全性。大数据下的档案管理虽然有很多优势，能够明显提高工作效率，降低工作成本，但是，鉴于档案的重要性和大数据下数据丢失的高风险性，加强档案工作的档案数据安全性显得尤为重要。信息化时代大量的数据可以通过一个小小的内存卡进行保存，有便利的优势，但存在数据丢失的风险，诸如电脑病毒、内存卡损坏等。因此，大数据背景下的档案管理工作要重视其保存的安全性。档案工作人员要提高档案数据保存的安全意识，避免把电脑病毒带入到保存档案数据的电脑中，政府要出台一些档案管理工作细则，避免一些操作不当引起档案数据丢失。

四、结语

总而言之，在大数据时代的背景下，档案管理工作既有挑战又有优势，是档案发展的一大机遇，因此档案管理工作一定要紧抓机遇，不断挑战，应对困难进行自我突破，保证档案工作能够在符合社会发展的潮流下，进行超越的發展。

参考文献：

[1] 邢蕾蕾.大数据时代下档案管理发展的有效途径[J]. 科技展望. 2014（21）

[2] 于晓萍.大数据时代下档案管理的应对策略研究[J]. 兰台世界. 2014（S5）

[3] 石峻峰，周俐霞，樊泽恒，王丽. 大数据时代高校数字档案资源管理研究[J]. 现代教育技术. 2015（01）endprint