档案在地方志编写工作中的地位与作用

陈伯香

摘 要：伴随我国经济社会的逐步发展，文学领域也不断实现创新繁荣，各个地区的地方志编写工作开展的如火如荼。在日新月异的文化背景下，地方志编写工作逐渐呈现出各种各样的特色，促使档案记录工作与地方志的编写工作之间的关系日益密切。

关键词：档案；地方志；地位和作用

档案的日常记录工作和管理模式对日后地区地方志的编写工作产生重要的影响。在日益注重文学质量和特色的今天，地方志编写工作者在不断提升自身信息收集整理水平和文学水平的同时，必须加强和档案管理工作人员的联系，正确认识二者工作之间的辩证关系，合理利用可靠资源和信息，不断促进双方工作的展开和进步。

1 档案工作的内涵

档案是指各个机关单位、组织机构在日常业务工作办理过程中产生的记录文件或者记录资料。档案是对历史工作、事件进行的客观真实记录，是所有资料和图书编写的源头文件，可以再现阶段范围的社会全貌，为事件发生的原因提供证据，这是档案区别于普通图书资料最重要的特性。本文中涉及的文档工作主要是针对地方官方机关内部的档案记录整理工作，主要是为地方志的编写提供最原始的资料和依据，不断充实资料的内容，拓展资料的范围，探讨区域内自然、社会的发展情况和发生的事件。档案的记录来源是日常机构业务中产生或者办理的各类文件，不仅包括狭义范围内的文字文件，还包括音像文件、视频文件、表格文件等，从立体空间角度丰富资料内容。

2 档案记录与地方志编写的关系

2.1 二者之间的辩证关系

档案记录与地方志编写具有密切的关系，二者之间互相作用互相影响，具有一定的辩证关系。一方面，档案记录为地方志的编写提供了必要的基础。地方志的编写是为了如实记录社会生活，加强对地方区域文献资料的保护。所以，地方官方机构非常重视地方志的编写质量，资料来源力图真实，编写内容殷实，必须突出其文献价值和史料价值。鉴于地方志较高的编写要求，编写过程就需要大量借助地方档案的资料提供，提升地方志编写的含金量。另一方面，一步地方志编写工作的完成可以对档案记录管理工作产生反作用，为接下来的档案工作提供经验和创新策略。地方志的编写是一个漫长、复杂的过程，所涉范围较大、学科范围也非常广泛，编者需要拥有深厚的社会阅历和社会知识，合理利用一切文献资源和社会资源，逐步分配安排编写工作，在长期的编写过程中，编者对档案记录形成了充分的认识，在资料运用过程中，不断发现档案管理的缺陷和不足，进而改进管理模式。

2.2 二者关系的实际意义

档案记录与地方志编写的辩证关系为今后的实践工作提供了宝贵的经验。一项综合工作的开展，离不开各项重要部分的鼎力支持，各部分之间的关系同样不是单纯的一方依赖另一方的关系，而是部分之间普遍存在联系，并在不断联系发展中产生社会作用。各方面的共同努力和磨合，可以促进整体事业的创新进步，合力推动社会发展。二者辩证关系的实际意义是对今后整体工作提供意识形态领域的指导，还能为下一轮的地方志编写工作提供经验，知晓合理处理档案资料记录与编写工作的关系，实现“1+1=3”的最优效果。在关注二者联系作用的同时，注意对档案管理的提升和创新，在引用原始资料纳入编写工作的过程中，善于分析细化原始文件，在不改变原始资料真实性、客观性的前提下，对资料进行层次、动态、视角上的划分，突出资料编写的主次地位，减少杜绝“报喜不报忧”的记录，真实再现描述客观事实，體现职业精神。

3 档案记录在地方志编写工作中的重要地位

3.1 为地方志编写传播提供基础

档案记录在地方志的编写工作汇总具有重要的地位，其中最重要的地位就是为地方志的编写传播工作提供基础。一轮地方志的编写工作完成后，作品将会完整的出现在大众视野中，供人民群众翻阅观看，了解编者悉心整理书写的作品，从而实现地方志内容的传播，间接实现了档案的原本作用。档案资料在通常情况下较为珍贵，是资料的原本，也有可能是孤本，通常由特定档案管理机构进行妥善保管。一部地方志的语言即便再华丽、逻辑思维再清晰，如若未能正确引用档案资料，也会显得地方志的内容极为空洞，不详实，接下来的发行、传播工作也不能顺利的开展。档案为地方志的传播查阅提供了重要的资料基础，在地方志实现逻辑性、条理性的同时，也处处体现了档案记录人员认真、负责的工作态度，为地方志的成功编写和传播贡献了巨大的力量。

3.2 档案记录是对地方志资料的高度汇总

地方志在编写过程中，需要借助大量的史料文献进行详细、细致的描述，在保留专业性知识和概念的同时，也应该注意语言的通俗易懂，保证群众可以读懂看懂。一部地方志包含的学科范围甚广，囊括社会、经济、政治、文化等方方面面的事件和信息，其中档案记录的一个事件可能分别记录在地方志的不同章节中分开叙述。

3.3 档案为地方志编写提供重要的资料来源

地方志编写质量的高低首先查看内容是否丰富详实，内容丰富殷实才是一部标准合格的地方志。而地方志在编写过程中，近七成以上的参考文献都取自于档案记录，档案记录信息的获取和引用体现了编者的专业技术水平和工作态度。通常情况下，档案记录资料的内容囊括范围较大，属于对社会历史阶段的纵向记录，在时间先后上进行区分和记录，将同一时期内的时间进行整理融合，而地方志在对事件的叙述过程中侧重对事件进行分类，打破时间先后的大界限，体现了信息收集和记录的横向编写。档案记录方法的呈现为地方志的事件编写提供了明晰的资料内容和时间指导，极大地丰富了地方志的内容。

3.4 档案保证了地方志的质量和特色

地方志作为广泛向人民群众传播和阅读的读物，在文本的创作中不可缺少严肃性和真实性，力求对事物进行客观描述，详细介绍一个事件的两个方面，将事情的真相原原本本的展现给读者。但是，内容的固定性和真实性不妨碍编者在作品中填入自身的写作特色和创意思考。一方面，档案管理部门提供的资料在根本上保证了地方纸编写的质量大关，为编者提供有利的史料支持。另一方面，档案的真实记录再现了所在区域内人民生活风俗的特色和特有的民族特色，展现了区域范围内的特征，为地方志的特色编写提供了思路。

4 创新档案管理模式

档案记录在地方志编写工作中占据重要的地位，其记录工作和管理模式上需要紧跟时代的脚步转变思路实现创新。在新时期的机关档案管理工作中，应该突出数字化管理的重要作用，改变传统档案较为死板的管理方式，突出信息通信技术的地位，积极运用智能化设备优化管理模式。在档案记录工作中，逐渐用计算机存储记录替代传统手工笔录，实现笔录存档和计算机信息共同存档，减少机密档案的保存风险，节省传统档案保存的空间，提高工作人员的工作效率，间接实现档案管理部门工作人员的数字化管理培训，不断提升工作水平。

5 结论

根据上述描述，我们可以明确认识档案记录和管理工作与地方志编写工作之间的关系，二者互享认识、了解、建立好彼此工作合作的桥梁，一方面可以极大地提高地方志的编写质量，突出地方志的区域特色，展现编者的文学功底；另一方面可以实现档案资料内容的动态传播，使其虽然长期储存于档案室中，但是其内容和思想源源不断的影响着群众，在有限的范围内发挥了无限的作用。

参考文献

[1].第三届中国地方志学术年会暨两岸四地方志文献学术研讨会综述（上）[J].中国地方志，2013，12：13-17.endprint