在建工程项目档案的管理及其应用探索

宋丽英

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.11.192

摘 要：工程档案是对在建工程及施工过程的直接记录，同时也是对宝贵历史的见证。因此，通过对在建工程项目建设相关的档案进行有效的收集、整理、保管等，能够更好地提升整个档案的服务性，推进工程建设的发展与提升。然而在实际的档案管理过程中存在很多的问题，影响了整个档案管理的开展效果。据此，需要针对其中存在的问题进行分析与研究，进而找出有效地解决方法及措施，提升整个档案管理的效果。

关键词：在建工程 档案管理 应用

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）04（b）-0192-02

1 在建工程项目档案管理的要点

1.1 规范制度

进行档案管理工作需要有计划、由步骤、全方位的按照相关的标准执行与开展。首先就需要加强档案的制度规范建设，依据国家及档案管理的相关制度及标准来建立起一套科学、完整的项目管理制度，进而从组织领导、管理体系以及各个人员的职责、奖惩方面做出明确的规定。其次，在进行档案管理的过程中还需要对相关的文件从形成、积累、收集、归纳、分类等每一个方面制定出严格的标准规范，进而增加整个档案管理工作的规章制度。

1.2 档案的收集

在进行在建工程档案收集的时候需要根据不同的工程建设情况来采取不同的资料收集方式。其一就是追踪收集，这种收集的方法适用于工程周期较短的工程项目，能够快速的形成相关的档案资料。因此，档案管理人员需要及时掌握在建工程项目的实施情况，通过了解工程的实时信息来有针对的收集相关资料。其二就是分阶段收集资料，这种形式适用于工程周期较长的工程。其三就是强制性收集，这种方式适用于一些施工人员相对比较分散、临时机构较多的施工情况之中，能够有效的保证相关档案资料的完整性。

1.3 档案的验收与移交

所建立的在建工程项目的档案内容及质量若没有达到相关的标准与要求的时候，则不能通过档案验收，需要对档案进行一定的修改，使其达到相关的标准与要求。而档案在达到要求之后还需要由相关部门出具验收合格的文件信息。此外，还可以通过控制合同项目来保证整个档案的完整性。而在已交档案资料的时候则需要依据相关的标准与要求来对档案资料进行整理、编号、归类等。对于离职的档案管理人员，必须在完成相关的移交手续之后才能够办理离职手续。进行档案移交登记的原则就是实事求是，需要有详细的明细表以及综合性的报表。

2 在建工程项目档案管理中存在的问题

2.1 档案的完整性较低

档案管理工作的重视程度较低，容易造成一些重要项目工程档案的遗失、损坏等，影响了整个档案管理的完整性。

2.2 档案建设的不准确

企业在进行档案管理的时候由于资料收集的不及时，篡改工程档案等原因，进而就会造成一些工程档案中存在着不真实的问题，影响了整个工程档案的价值。

2.3 对档案的管理力度较低

档案管理工作的监督及指导的力度较低，影响了整个项目的档案管理质量。

3 提升档案管理工作在建筑工程项目中的应用

3.1 建立工作机制

在建工程项目档案的管理工作在开展的过程中需要成立相关的工作小组，进而构建一个完整的工作网络体系。同时，将档案管理工作列入到企业的年度考核当中，通过定期的召开相关会议听取在建工程档案管理工作的汇报，以此来有效的解决其中存在的问题，确保整个工作能够顺利的开展与实施。此外，还需要明确在建工程项目档案管理的相关责任部门及责任人。通过综合档案室来对相关资料进行统一的管理。进而增强管理人员的工作责任感，提升整个档案管理人员的综合素质，增加工作效率。

3.2 规范相关管理制度

在进行工程项目管理的時候，需要建立并且不断的完善相关工作的制度，落实档案管理制度、档案保密制度等等。相关工作人员在工作的过程中还需要严格的依照相关标准进行档案资料的收集、整理与分析归纳等工作，确保整个答案的完整性。除此之外，还需要结合当前我国社会、科技的发展，不断的改善建设工程档案管理的条件与环境，通过配备专门的档案柜、除湿器、灭火器等等来确保档案管理的安全性。同时，对于相关职能部门上交的资料及报表凭证等，需要做好交接的手续、按时按质的进行归类，由此来确保整个档案管理的安全性，便于查找。

3.3 进行现场指导

在工程项目的建设与发展期间，相关的工程档案管理人员需要深入到施工现场以及各个施工单位的项目被内部，对各施工单位的施工进度，以及施工过程中存在的问题等进行详细的记录与相应的制动。同时，项目的档案部门、建设指挥部以及接管单位等需要组成联合的档案检查指导小组，通过对整个建设工程全过程的档案进行分析与研究，找出其中出现的问题与难点等等，并予以相应的解决措施。除此之外，在档案管理的过程当中，还需要规定相关的档案移交时间、地点等，以此来确保工程项目档案的完整性。

3.4 增加工程成果资源利用

需要对在建工程的档案建立一个有效的管理系统，通过应用计算机等相关互联网络建立起一个能够极大程度提升档案检索速度，且以电子文件的形式进行传输的系统。能够方便相关人员及时的查阅档案电子资料，防止文件丢失的情况产生。同时还能够有效的追究相关责任人，明确责任。

3.5 积累工程建设中的电子资产

对于在建工程的档案在进行管理的过程中，需要通过专业性较强的电子文件管理平台，对其中的信息进行存储、管理以及维护等等。同时，这个系统还可以有效的提供文件的分类，对其中的内容进行存储。此外，全文检索功能还能够使得用户快速的找取自己想要使用的材料。基于ACL的权限控制机制能够确保大量的电子文件按照相关的权限进行管理与控制，进而有效的将在建工程中大量的电子文件作为电子资产进行累积，提升整个在建工程的基础，促使这个工程更好更快的发展。

4 结语

随着社会的建设与发展，在建工程项目档案的管理工作需要不断的适应新的环境，针对其中存在的问题进行合理、有效的管理，以此来提升工程项目档案管理的质量，增加管理的效率，促使整个建筑行业更好更快的发展与建设。

参考文献

[1] 魏延晓.做好工程档案管理确保建设工程质量[J].城建档案，2010（3）：35-37.

[2] 李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考[J].工程与建设，2010（14）：74.