浅谈办公室管理工作

何学亮+郑先均

摘要：办公室行政管理工作是单位正常运转的重要保障。本文主要通过对办公室工作的重要性和工作职能，及需要處理的主要矛盾，对如何在新形势下做好办公室行政管理工作提出建议。

关键词：办公室；行政管理；问题

一、充分认识办公室行政工作的重要性

（一）从办公室的地位看，办公室是综合性办事部门，是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”，大量地、经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的。行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上，它担负着日常的办公室事务工作，尽管大多是琐碎的事务、重复的服务，然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作。比如，电话接转看似简单的工作却是代表着联系内外、左右的单位第一形象，它有上级指示、有各种问讯、有情况反映等等，只有做到了既了解单位的整体基本情况，又注意讲话的态度、艺术，才能使来电者满意、信服。

（二）从提高办公室整体效率看，单位各业务部门只负责本业务系统的工作，而每一项工作的各个环节的合理、准确、及时的衔接，都要靠办公室综合协调、处理、解决。只有找准、认识到行政管理工作特定的位置和职能，才能牢固树立全方位服务观念，积极努力、耐心细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务，以良好的“窗口”形象，提高办事效率，促进办公室的各项工作有序开展。

二、办公室管理的科学化

（一）要加强办公室自身的队伍建设。一要合理配置办公室内部机构，合理配置办公室内部机构是实现办公室管理科学化的重要前提和基础。二要切实加强办公室队伍的思想作风建设。办公室人员必须注重学习，要有克己奉公富于奉献的精神。三要注重业务素质的提高，使办公室人员具有较宽的知识面和较强的工作能力。办公室的工作头绪多内容杂联系广综合性强，这必然要求办公室人员具有较宽的知识面，具有较强的综合分析能力等，以适应办公室管理科学化的需要。

（二）要正确处理好各种矛盾。办公室作为一个综合部门，要求办公室把 一切服从大局，一切服务大局作为工作的出发点和落脚点，当部门工作与机关的整体工作小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。只有正确处理好办公室工作中出现的各种矛盾，做到一切以大局为重，才能更好地实现办公室管理的科学化。

（三）要充分利用现代科技，提高管理效能。 要善于运用互联网以及各种现代化工具做好信息的处理工作。办公室管理的主要工作是信息的输入、输出和反馈，也就是信息的处理工作。运用互联网等工具做好信息的收集以及处理工作，有助于提高办公室共的效率，实现办公室管理的科学化。

（四）运用系统管理理论和方法，推进办公室内部管理工作创新 。建立一体化相对封闭的管理系统 整合办公室工作职能工作人员及分工办公设备领导决策程序等各种资源和要素，作为一个系统和整体来统筹和安排。同时建立一整套管理体系，并利用办公自动化系统和网络，使办公室工作流程清晰职责清楚责任明确，从而实现办公室工作的科学化。

三、强化团队意识，建立良好的合作关系

办公室工作虽然各有分工，各有职责，工作中少数业务依靠个人力量也可完成，但更多的工作要依靠群体的力量合作完成。因此，要保证办公室的整体合力，必须建立起同事间良好的工作关系，在相互团结、相互支持、相互信任、相互尊重的基础上，凝心聚力、协调配合、开拓创新、勇于奉献，最大限度地发挥每个人的潜在能力。办公室人员还需不断汲取知识，丰富内涵，增进理解，真正实现思想同心、目标同向、工作同步，营造团结和谐的工作氛围。办公室工作“事无巨细皆大事”，工作分工不分家，要取别人之长补自己之短，与其他同事多沟通，多协作，做到爱岗敬业，恪尽职守，在完成自己本职工作的同时，做好与其他同志的协调衔接，集思广益，共同进步，不断提高工作质量和效率。

四、转变作风，改进方法。

办公室工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切联系，要做好办公室工作就要理清思路，分清轻重缓急，统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序。对工作中的矛盾要善于思考，要有强烈的事业心和责任感，增强工作效率；在工作任务较重较多时，要冷静思考，认真落实。

五、加强学习，不断提高自身素质。

办公室工作涉及面广，如不注意加强学习和不断更新认识就无法胜任工作。平常既要注意加强学习，还要注重自身的形象。办公室要有一个好的精神面貌，待人接物要文明礼貌，谈吐要自然和谐，对突发事件要根据领导意图做好工作，处理好问题，遇事要“三思而行”，办事要果断，不要拖泥带水。要树立政治意识、大局意识、服务意识，团结协作地开展各项工作。

办公室作为单位行政工作的中枢，责任重大，任务艰巨，我们只有清晰地认识办公室的重要地位和职能作用，主动适应形势变化，抓好行政工作重点，协调好各环节工作，才能不断提升服务质量、有效发挥办公室行政管理职能、更好地推动全局工作的顺利开展。