办公室文员在公司日常运转中的不可忽视的作用

禤静德

摘 要 随着社会的发展和时代的进步，我国各行各业都如雨后春笋一般飞速地发展了起来，在各个企业飞速发展的背后，有一个职位在这其中起到了十分关键的作用，但却由于其自身工作特点的原因而难以受到重视，这个角色就是办公室文员。本文将对办公室文员到工作内容和工作中面临的困难进行相关介绍，同时指出当今办公室文员在公司日常运转中不可忽视的作用——随时接受并处理领导分配的工作、常常完成细致而烦琐的具体性工作、负责上下级关系和指令的协调，并就如何进一步提高办公室文员在公司日常运转中的作用效果提出了一些建议。

关键词 办公室文员 公司日常运转 不可忽视 作用分析

社会在发展，时代在进步，办公室文员这一角色也渐渐的影响到了国家的进一步发展和进步。众所周知，办公室文员这一角色并不少见，甚至可以说在任何一家企业中都是存在的。办公室文员由于其自身工作特点并未受到足够的重视，其工作待遇也不是很理想，但是，办公室文员在企业正常运转过程中起到的作用是不容忽视的。本文将对办公室文员工作的主要内容进行相关介绍，同时指出办公室文员工作的困难，进一步突出办公室文员对企业正常运转起所到的不可忽视的作用。

一、办公室文员的相关介绍

（一）办公室文员工作的主要内容

办公室文员主要负责综合部日常事务性工作、负责相关文字资料的整理打印和取送；负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作；负责办公室的日常管理工作；负责受理投诉和来访接待、收发传真、考勤登记、接听电话等工作；负责中心会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作，负责会议记录和文字材料的整理；负责收集和撰写有关信息，及时向领导提供信息参考和建设意见。提请领导应尽快办理的有关工作；负责人事、劳资、仓库管理等工作，同时完成领导交办的其他工作。由此可见，办公室文员的工作内容是十分繁琐和细致的。

（二）办公室文员工作中面临的困难

办公室文员的工作十分繁琐复杂，同时由于其直接面对上级领导，在工作过程中存在较大压力。办公室文员在负责上下级衔接的工作过程中常常会遭遇下级不配合或者上级指令不明确的困扰。文员由于其自身工作特点的原因，并不会在企业中受到足够的重视，这种现象也在一定程度上为办公室文员的工作造成了阻碍。但同时，办公室文员需要在繁琐的工作任务中理出头绪，使公司能够正常的运行。

二、当今办公室文员在公司日常运转中的作用

（一）随时接受并处理领导分配的工作

办公室文员的工作对时间的概念要求很高，不仅需要合理安排自身的工作时间，同时也要对上级领导的行程和时间进行适当的安排。同时作为办公室文员，需要随时接受并处理领导所分配的工作，办公室文员的工作日程需要和上级领导高度吻合。甚至说办公室文员常常会处理一些突发事件，会临时接到领导的工作指示，并对领导的行程进行整合。

（二）常常完成细致而繁琐的具体性工作

办公室文员这一角色关系到了公司的正常运转，常常需要完成细致而繁琐的工作。在公司正常运转的过程中，常常会会有许多工作难点和工作死角，这就需要办公室文员去处理和解决。办公室文员常常面对十分具体的工作，包括会议安排，人员接待，行程安排，人员方案处理等，需要高度的责任心和保密能力。同时办公室文员这一角色也关系到了整个公司的文件传达工作，十分繁琐，却不容有失。

（三）上下级关系和指令的协调的纽带

办公室文员在公司运转过程中不但需要协助上级领导安排好工作日程，处理好各个部门的文件，同时也要负责上下级关系和指令的协调。办公室文员虽然不是公司的“大人物”，却在公司的上下级联系中起到了十分关键的纽带作用。同时能够处理好下级间的冲突和矛盾，使领导的指令能夠准时高效的传达并准确施行。在公司的日常运转中，办公室文员的纽带作用不容忽视。

三、如何进一步提高办公室文员在公司日常运转中的作用效果

（一）加强办公室文员的服务意识和团队意识

办公室文员在公司正常运转中所发挥的作用不容忽视，如果办公室文员的工作效率能够得到提高，那么公司整体日常运转效率将会大大提高，十分有利于公司的未来发展。所以需要加强办公室文员的服务意识和团队意识，认清自身角色在公司中所处的位置，办公室文员要明确自身工作的服务性，并和相关部门做好配合，以保证公司的正常运转。

（二）提高办公室文员的整体素质

同时公司在办公室文员的录用和培训方面也要注重办公室文员整体素质的提升，毕竟办公室文员关系着公司整体的运转，其工作对办公室文员的细致程度要求很高。所以相关部门要注重办公室文员整体素质的提升，打造出高效率高质量的办公室文员，不但要注重办公室文员工作能力的培养，同时也要关注到办公室文员的综合素质提升。

（三）加强办公室自身的文化建设

诚然，办公室文员在公司运转中起到了不可忽视的作用，同时由于其自身工作特点的原因，办公室的文化建设也在很大程度上影响到了办公室文员的工作效率。所以相关部门要加强办公室自身的文化建设，为办公室文员提供一个良好的工作环境，为办公室文员的高效率工作奠定坚实的基础。

四、结语

众所周知，办公室文员作为服务于领导的小角色，并未受到相应的重视，尽管办公室文员关系着企业的整体运作，所负责的工作也是相对来说比较具体化和繁琐的，但其薪资待遇等方面仍然不是很理想。本文将对办公室文员在工作中面临的困难进行介绍，同时指出当今办公室文员在公司日常运转中不可忽视的作用——随时接受并处理领导分配的工作、常常完成细致而繁琐的具体性工作、负责上下级关系和指令的协调，并就如何进一步提高办公室文员在公司日常运转中的作用效果提出了一些建议。

（作者单位为广西农垦糖业集团防城精制糖有限公司）

参考文献

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