建筑工程档案资料管理中的问题及措施探讨

王辉

摘要：建筑工程涉及到各类资料而且资料收集与整理的完整度与客观度对于工程质量管理与安全管理至关重要，对建筑工程的质量产生了重要影响。为此，本文在分析建筑工程档案资料管理工作存在的问题的基础之上从管理意识、管理质量、人才培养三方面提出来改进建议。

关键词：建筑工程；档案管理；质量管控

一、建筑工程档案资料管理工作存在的问题

（一）相关人员档案意识薄弱

由于建筑工程的特殊性，从工程建设的招标到最终的竣工等各个阶段均涉及到各类资料，不仅繁杂而且量大。此类资料对于工程施工阶段的质量管理与安全管理极为重要，尤其是数据资料的管理是预防发生质量问题以及安全事故的参考信息，即使在工程竣工之后依然可以为后期的维护管理提供信息参考。同时，在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程檔案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

（二）建筑工程档案资料管理质量偏低

在建筑工程档案管理中，不论是施工前的资料还是施工过程中资料均属于工档案管理的内容之一，但是由于施工单位在工程管理中将重心放在了工程进度、工程成本、工程质量的控制上而忽视了对工程档案的管理，直接导致了工程档案的完整性与价值性。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

（三）缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制

由于建筑工程的特性，不论是施工企业还是业主对于工程档案管理的重视度均明显不足，关注的重点在于成本控制与质量层面。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制。因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任，全面保障工程档案资料的完整性。

二、建筑工程档案资料质量管理的强化措施

（一）提高建筑工程档案资料管理的重视度

当今社会已经进入到了信息化时代，信息化与网络化技术已经在各行业中得到了普遍运用，在建筑工程管理中，强化工程档子资料管理的信息化是必然趋势之一，这是时代发展的新形势，更是档案管理工作面临的必然挑战。基于该形势，建筑施工单位不得不寻求改变，转变工程档案管理的理念以提升工程档案管理工作的效率。就当前的发展，一方面是基于信息化技术与网络技术广日益普及而催生出来的智能化设备广泛运用，电子档案的运用能够提升用户与管理者使用的便利性；另一方面，在绿色、环保、低碳意识的推动下，传统纸质化的档案管理无疑是资源的极大浪费。为此，对于档案管理单位而言，必须要充分认识到时代发展的趋势，进而转变工程档案管理工作理念，以信息化发展为前提，改变现有的管理模式以提升档案管理工作的质量与效率。

（二）强化建筑工程档案资料管理的质量度

其一，对工程技术资料的表格样式进行统一。当项目准备筹建时就需要按照本工程的具体特点，制定一套具有可行性的、符合当地行政管理部门和档案管理部门规定的竣工资料表格，表格的统一给各参建单位在进行工程资料编辑与整理过程带来了很大的便利，从而有效避免了资料格式多样化、不规范化情况的出现；其二，在建筑工程建设过程中全面开展施工物质资料的收集整理工作。建筑工程施工过程中需要运用到各类施工材料，是质量对于工程项目的质量度与安全性产生重要影响，而当前施工材料合格证与检验报告采用复印件或未能与原材料同步到达的现屡见不鲜，如果管理人员未能引起重视，则可能导致相关材料的缺失进而导致施工材料未检验而直接投入使用的现象，则可能为工程质量埋下安全隐患。为此，必须要提高重视度并要求工作人员做好跟踪管理工作。一方面，管理人员在采购施工材料的过程中要检测相关资料并要求送货时与原材料同时送达，否则不予接收；另一方面，对于未能同原材料同时送达的现象，要求供应商在规定时间内补充相关材料，超过期限则不予借款或退货处理。同时，将该批类原材料针对性管理严禁投入到施工之中。

（三）强化对建筑工程档案资料管理人员的培养

当今，信息化技术与设备更新换代越来越快，在提升社会工作与生产效率的同时亦要求相关单位增加对信息化技术运用的投入。对于建筑工程档案资料管理工作而言，企业应当结合时代发展趋势增加相关技术与设备的引入，以改善档案管理工作的条件。首先，要强化建筑工程档案资料管理现代化人才的培养；其次，注重人才的培训以提升其建筑工程档案资料管理工作的经验与实际技能，同时要建立相应的绩效考核管理机制以激发其培训的积极性；再次，加强档案管理工作团队建设，选拔一些专业技能强、责任感强、综合素质高的工作人员，进行相关培训，组建优秀的档案管理团队，最后，还可建立相关的薪资激励制度，以调动工作人员的工作主动性与积极性。

参考文献：

[1]欧桦.试论建筑工程档案资料管理要点[J].《建筑工程技术与设计》 ，2016（22）：26-27

[2]史艳春，单承瑾.优化建筑工程档案资料管理的对策研究[J].《中国管理信息化》 ，2012 ，15（20）：76-76endprint