再谈农村义务教育学校档案资料建设

王瑜 王忠伦

学校档案管理是中小学常规管理的重要方面，学校的档案工作是教育事业的重要组成部分。义务教育“初步均衡”档案材料是“基本均衡”发展资料建设的基础，义务教育均衡发展档案材料是国检、省检的重要内容，是均衡发展工作评估验收的重要依据。规范的档案资料是我们工作的内在要求，是实施依法治教，促进义务教育均衡发展的重要组成部分，是“均衡发展”工作发展过程的综合记录和客观反映，是上级人民政府对下级人民政府教育工作进行检查验收的重要依据。因此，我们农村义务教育学校要高度重视档案资料建设与管理。

通榆县中心校以上的学校均已楼房化，公办幼儿园也都楼房化，学校标准化建设已走在了全省农村县区的前列，又是国家义务教育均衡发展试点县，首批通过了国家“均衡发展縣”的评估验收。加强档案资料建设就更显得重要。“普九”的概念大家是清楚的，“普九”的标准和义务教育均衡发展省定办学标准相比是低的，现在的办学标准高的多，况且新一轮省对县教育工作督导评估验收从2017就要开始启动了，学校档案资料建设的要求也更高了，加强学校档案资料的建设与管理尤为重要，而且还得必须做好，绝不能因档案资料建设与管理欠妥而影响我们教育的成绩。目前，全县档案资料建设总体上来说还是挺好的，大多数学校都能按年初下发的目标管理责任书的指标体系准备材料，不过有的欠规范，有的还不知怎么建设，有的学校制定的规划、计划、方案等格式不正确，内容不具体，有的学校制定的方案中的组织保证组长竟然是局长及各科室的科长，诸如此类之现象在检查中不绝于目，由此可见，工作的实效性我们就不言而喻了。尤其是“达标校建设督导评估档案资料”和“义务教育基本均衡发展县（市、区）督导评估档案资料”大多数没有按督导评估验收标准及时分类归档装订，个别学校甚至连督导评估验收标准一无所知，加快义务教育均衡发展，加强学校档案资料建设与管理，势在必行。

出现上述的状况，我想原因主要有三：一是学校领导重视不够；二是上级行政主管部门监督指导不到位；三是学校档案管理人员培训不到位。学校档案管理人员的不断更换，老档案资料员退休只交了工作，未教会新档案资料员工作应该怎么做，新的档案管理员大脑茫然一片，不知道档案资料怎么管理，不知道管到什么程度是规范。大多数学校就是谁分管哪项工作谁拿材料，谁就管这项材料，没有统一管理档案资料，时间一长或一换工作材料就弄丢了。

那么，学校究竟应该怎样加强档案资料建设与管理呢？我想学校要提高档案资料建设与管理意识，健全工作机构，完善档案制度，强化档案规范管理。加强档案人员培训，提升业务素质。注重档案收集，加强档案过程管理。一是学校要高度重视档案资料的建设与管理，完善机制，选用一名懂微机、精干善管理的老师做档案资料管理员；二是上级行政主管部门要加大监督指导力度，教育行政部门要有具体人员负责档案资料管理，或实行分片管理体制；三是要及时召开全县档案管理人员培训会，准确把握“省对县”和“均衡发展”督导评估验收标准，清楚普及程度、教师队伍、办学条件、教育经费、教育管理、教育质量具体内容和省定办学基本标准的具体要求，明确归档材料目录，能够独立规范地填寫“省对县”表册和科学管理“均衡发展”的档案资料。

学校档案资料建设与管理具体做法：一是要切实保证统计数据与关联数据之间的相互印证，做到报表和名册相吻合，名册与印证材料相吻合，汇总报表与分表之间的相互印证与吻合；二是要逐年更新，确保数据的真实准确，“省对县”和“均衡发展”数据的汇总上报与存放做到以乡镇为单位，做到一个乡镇一套完整的“省对县”档案表册。学校资料要专室专柜统一存放，文字资料做到格式规范、用语准确，材料上的数据要同档案表册数据一致，上墙的数据表与各类档案表册内容相吻合，资料的数据与年度教育统计报表相衔接，档案封面的内容不得空项，每册有册目录，每盒有盒目录，要做到“一看就懂”；三是要充分运用信息化手段保管档案表册。

农村义务教育学校要依据《义务教育法》（2006年6月修订，9月1日起实施），认真做好档案资料的建设与管理。“省对县教育工作督导评估”“均衡发展”档案的建设管理要依据《省定办学标准》及相关指标体系，要把握好年初工作计划制定、过程管理、分类归档装订这三关，要遵循法制性、准确性、系统性、科学性、规范性、统一性原则，一定要求真、求实，指标数据要准确，内容要简洁、逻辑要严密，数据支撑印证材料要完备，便于查找。我们在档案建设管理过程中要体现本单位工作的实际情况，注重归档保存价值，做到该立则立，该建则建，精简高效。学校档案资料建设与管理，能反映出学校整体工作管理水平。