浅谈制造企业发出商品管控中存在的问题及对策

陈云霞

摘 要：在竞争激烈的买方市场中，为了提升竞争力企业应提前储备库存，以便在客户下达货物配送指令时，可以在最快最短的时间内满足客户要求，但此种做法增加了企业的发出商品库存，提高对企业发出商品管控工作的要求。本文着重分析了制造业企业在发出商品数量核对、ERP操作流程、销售开票环节中存在的问题，并提出了相应的管理建议。

关键词：制造企业 发出商品 ERP销售模块

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）02（a）-109-02

1 制造企业加强发出商品管控的意义

发出商品是企业为了单独反映已经发出但尚未确认销售收入的产品成本，而反映在企业存货中的科目。从产品发出到确认收入期间，企业需要规范业务操作流程、加强审批管控、制定检查制度，方能有效规避发出商品库潜亏，降低发出商品资金占用，提高企业盈利能力。因此企业加强发出商品管控已刻不容缓。

2 制造企业发出商品管控存在的问题

2.1 发出商品数量核对困难

企业与第三方物流公司签订运输协议，由物流公司承接配送业务。只有在企业与物流公司完成实物交接、物流公司再与客户主机厂完成实物交接后，方能确保发出商品库准确数量。企业、物流公司、客户主机厂三方实物交接过程中，易存在如下问题：第一，企业发货人员清点错误，多发或少发、左右混料；第二，物流公司在承运过程中发生毁损、丢失；第三，客户主机厂生产计划临时调整，不能及时清点收货，更有甚者拒收，再由物流公司运回企业。这些异常原因极易造成企业发出商品库账实不符。

2.2 ERP销售退货流程操作错误

制造企业涉及物料种类多，物料进销存业务量较大，企业通常都会采用先进的ERP管理系统进行数量管控，但倘若销售人员对ERP系统销售退货操作流程不清晰时，易存在操作错误：第一，前期已向客户开具销售发票且确认销售收入的售出产品存在质量问题，需退回企业。销售人员在办理销售退货后，ERP自动生成存货增加，主营业务成本减少的会计科目，与此同时销售人员未同步办理销售退货负数发票冲减销售收入，从而会造成企业收入与成本记账不匹配；第二，前期未向客户开具销售发票且未确认销售收入的发出商品存在质量问题，销售人员针对发出商品办理销售退货后，会错误地认为流程就此终止了，未在ERP系统里继续走完ERP销售正数发票和ERP销售负数发票流程，则会造成企业发出商品库存虚增，账实不符。若因销售人员漏做ERP销售退货步骤会造成企业发出商品库潜亏，若被企业经办人员恶意利用，人为调节利润，会造成企业资产虚增、收入虚增，后果严重。

2.3 销售开票困难

制造企业发出商品库存居高不下，销售开票困难，易存在如下问题：第一，销售开票物料品种核对困难。如企业发出商品库与客户主机厂的物料，虽为同一实物，但名称不一致，销售人员在办理开票时，极难核对。第二，销售开票物料数量核对困难。如企业与客户计量单位不一致，企业按整件销售发运，客户主机厂是按散件收货，企业在销售开票时需要进行数量折算，极易出错。第三，企业业务类型错误，导致无法办理销售开票。如企业销售部门将售后服务领用与销售发运业务混用，导致发出商品库中存在长期无法销售开票的物料、或因发出商品无库存而无法办理销售开票。第四，因质量、设计更改等原因，客户以此为借口迟迟不与企业谈妥销售開票价格，或拖延企业的开票时间，造成企业无法正常开票。

3 发出商品管控存在问题的原因

制造企业在发出商品管理中存在上述问题，其原因主要有以下几方面：首先，企业发出商品管理制度不健全。没有规范的制度指导并约束各部门，销售人员、驻厂人员、发运人员、仓储人员相互推诿扯皮，造成发出商品账实不符。其次，企业ERP业务流程操作手册不健全。制造企业所涉及的物料种类繁多，日常收发次数频繁，因此其大多引入ERP管理系统，并将内部控制制度嵌入ERP系统。但如果没有规范完善的ERP系统操作手册，各业务人员擅自处理ERP单据，也会造成企业会计数据偏离实际业务。

4 解决途径及对策

4.1 建立规范的发出商品管理制度

企业需建立完善的发出商品管理制度，着重规范发出商品的确认、发运单据的传递与保管，销售部门应定期与客户核对发出商品，并及时办理销售开票。

（1）产品发运

发运部门应根据销售部门的发运需求，编制“销售交货通知单”，仓储部门根据发运部门批准后的“销售交货通知单”配送物料。“销售交货通知单”需一式三联，第一联由承运物流公司签字后由企业仓储部门留存；第二联由承运物流公司签字后携带交客户收货签字，承运物流公司再将此联交发运部门，作为运输费结账及客户收货凭据；第三联由承运物流公司交客户收货时使用。另外仓储部门须添置专用包装工具、计数器等辅助发货工具，对于不易清点的物料，需使用定量包装容器；对于易碎易毁损物料，需使用专用的包装容器，减少货物多发、短缺、运输途中毁损等各种风险。

（2）产品运输

承运物流公司须将产品安全完整的送达客户，并将客户签收的第二联“发货清单”带回给企业，作为客户已签收凭据。为了降低运输途中货物毁损、丢失等风险，首先要规范运输渠道，寻找有资质的承运物流公司；其次应对发货产品购买运输险。

（3）产品退货

由于质量、设计更改等原因造成的客户退货，销售人员在接到客户退货要求后，应及时通知驻厂人员；由驻厂人员编制“销售退货通知单”（一式四联，即销售、仓储、质量、技术）并安排运输公司运回企业。仓储人员根据“销售退货通知单”接收退货，质量和技术应对退回产品进行拆箱检验并判定责任，同时出具“退货处置单”。

（4）销售开票

次月5日前，由销售部门根据客户签收“销售交货单”，向客户提出销售开票要求，经销售人员与客户核对无误后，由销售人员办理销售开票流程。

（5）持续跟踪分析

銷售部门为发出商品库的直接责任部门，需按月对长期未办理销售开票、或金额较大的物料进行持续跟踪分析。由于客户迟迟未确认销售合同价格、或迟迟未确认开票需求等非正常原因，销售部门需出具发出商品分析报告，并向企业财务部门报备。

（6）定期与客户清查盘点

制造企业的物料种类多、品名规格各异，发货退货次数频繁。更会因为与客户收货名称不一致或与客户计量单位不一致及企业内部业务类型做错、运输途中毁损丢失等各种异常原因，造成企业发出商品数量与客户未开票记录不一致。因此销售部门需定期与客户核对发出商品明细，至少每年两次，查明发出商品账实不符的具体原因，并按企业规定流程履行报批手续，以确保企业发出商品库存账实相符。

4.2 建立完善的ERP业务模块操作手册

ERP管理系统可将企业日常的采购、生产、销售所有业务数据自动集成并生成会计凭证，备受各现代企业青睐。为确保企业发出的商品账实相符，会计记录真实准确，需要建立完善全面的ERP销售模块操作流程。

（1）针对销售发运进行规范。第一，企业应在ERP系统中对发出商品科目下设客户核算单位；第二，销售人员根据与客户签定的销售合同在ERP中创建销售订单；第三，发运部门根据销售订单的交付计划在ERP中创建销售交货通知单；第四，仓储部门根据销售交货通知单安排产品发运，并在ERP中将销售交货通知单确认出库，仓库库存转至客户发出商品库。

（2）针对销售退货进行管理。第一，销售人员接收到客户的退换货的要求，在ERP系统中创建销售退货订单；第二，驻厂人员根据销售退货订单创建销售退货通知单，并安排产品退运；第三，仓储人员收到退运产品清点收货，并在ERP系统中将销售退货通知单确认入库，不冲减发出商品库数量，直接入到仓储库存。

（3）针对销售开票进行整合。第一，销售人员根据确认出库的销售交货单，在ERP系统中创建正数销售发票，经审核无误后，传输至金税开票系统开具蓝字纸质增值税发票；第二，销售人员根据确认入库的销售退货单，在ERP系统中创建负数销售发票。在办理销售退货业务时，销售人员需要核实此批退运产品有无办理销售开票。若将已办理销售开票的产品退回企业，需要将ERP系统中负数销售发票传输至金税系统开具红字增值税发票。若将尚未办理销售开票的产品（即发出商品）退回企业，销售人员需要再在ERP系统中将原发出商品创建正数销售发票。

参考文献

[1] 陈慧珍.浅谈企业内控之发出商品管理[J].中国外资，2010（11）.

[2] 吴洁梅.加工企业发出商品管理的探讨[J].商业流通，2013（12）.