探析公路工程档案信息化管理存在的问题及其策略

王建英 威海市乳山公路管理局

探析公路工程档案信息化管理存在的问题及其策略

王建英 威海市乳山公路管理局

公路档案信息化管理是新形势下档案事业发展的必然趋势。档案信息化管理是指档案形成、收集、整理以及应用等方面，通过以计算机网络为中心的科学技术，利用信息技术传播速度快、信息资源共享的优势，最终实现档案管理系统的智能化。基于此，本文简述了公路工程档案信息化管理的必要性，对公路工程档案信息化管理存在的问题及其策略进行了探讨分析，旨在促进公路工程建设的可持续发展。

公路工程 档案 信息化管理 必要性 问题 策略

一、公路工程档案信息化管理的必要性

公路工程档案信息化管理的必要性体现在：

1.避免档案的损坏和丢失。公路工程档案收集、阅读等，单纯依靠手工方式，不可避免的会出现重要信息的丢失，或者是损坏。而通过信息化档案管理，能有效避免这一现象。

2.提高工作效率。将档案管理信息化之后，最大的改变就是工作变得实时化、网络化和自动化，档案的查阅、浏览和搜集，能够在网络上完成，减少工作环节，提高效率。效率提高进而带动了档案的利用效率，档案在内部网的共享，有效解决了档案同时利用方面的难题。

3.将部门的职能从保管变成服务。公路工程档案管理信息化后，公路工程的档案可方便网络上的浏览，提供给领导和相关部门更优质服务。由此，档案管理智能化，从保管拓展到了服务，成了内部信息中心。

二、公路工程档案信息化管理存在的主要问题

结合笔者实践工作经验，认为公路工程档案信息化管理存在的问题主要表现为：

1.硬件设施配置问题。档案信息化建设，需要相关的硬件与软件设施较多，加之电子产品更新速度非常快，同时系统还要定期进行升级维护等，这些都需要大量资金，而一些单位为了节省资金，计算机使用的只是简单检索，与档案管理系统所需要的服务器不能匹配等情况，从而导致信息化管理无法真正的实施。

2.档案管理系统软件发挥的作用过于单一。公路工程档案信息化管理中使用何种软件非常重要，因此软件的选择是一个重要的过程。目前市场上销售的软件，由于没有针对性，加上购买者没有要求进一步的改进，因此大多的软件都存在系统内容很丰富，但针对本单位所能真正发挥作用的比较单一。也就是说，选择软件的时候没有将针对性和实用性因素考虑你进去。

3.档案管理不规范的问题。目前公路工程档案信息化管理已经成为一种趋势，然而传统档案管理的标准已经不能满足其需要，因此各个系统要结合自身的具体情况制定与己相匹配的公路档案信息化建设工作的相关标准。

4.档案信息化管理人才问题。公路工程档案信息化管理需要具备专业知识及综合素质的综合性人才，对计算机操作技能、档案业务知识以及获取判断运用信息的能力都有相应的要求。可以说人才是确保其实施的关键因素。然而实际调查中我们不难发现，大多数的档案信息化管理人员对现代的信息化管理的理念以及方法都只是蜻蜓点水。

5.安全防护问题。公路工程档案信息化管理过程中，主要存在两方面的风险问题：一个是网络安全问题，另一个就是档案管理系统的安全问题。档案信息的数据若想在安全得到充分的保障，只是依靠不断更改和设置复杂的密码和防火墙，是不长久的，有效的途径就是不断升级系统，使技术更加成熟，安全设施更加周密这样才能全面地保障数据安全。可以这样说，网络的任何节点和站点，都有遭受攻击的可能性，网络的不安全性已成为制约信息化网络化发展的最大障碍。

三、加强公路工程档案信息化管理的策略

1.合理构建公路工程档案信息化管理平台。公路工程档案信息化管理要求将不同信息按照不同的编码和格式传输到数据中心，各系统再从数据中心获取资料，各业务系统应统一登录，针对每个岗位的授权不同，可操作的界面也不尽相同，这种方式使档案管理更加趋于信息化。

2.规范档案信息化建设。公路工程档案信息化建设必须根据国家相关法律法规，再结合公路工程的实际情况，制定相关的标准和制度，建立和完善档案信息化建设体系。一是公路电子档案的鉴定和原始属性的确认及电子文件的形成、保管都应制定相应的标准和办法。二是加强公路档案信息开发制度建设，健全电子档案信息管理体制，保障档案信息化建设的稳步实施。三是要加强电子档案的科学管理，保障档案信息化的推行和相关制度的落实，促进电子档案管理工作的制度化、规范化、程序化。

3.不断提升公路工程档案信息化管理人员的综合素质。为了提高公路工程档案信息化管理水平，就需要档案管理人员具有高素质，因此要求培养一支掌握丰富档案管理知识、具有较高政治素养、较强档案事业管理及档案保管利用能力的高素质队伍。目前档案工作的重点已经转向档案信息深层次加工处理和信息处理的开发和研究。公路档案管理人员应该掌握计算机技术、能够承担多项专业工作任务的复合型人才，当务之急就是要对公路方案管理人员的培训，使之能够适应档案信息化管理的需要。

4.保障公路工程档案信息化系统的安全性。基于公路工程所耗费的时间很长，而且空间很广，所以公路工程信息管理所需要的人员就很多，保障公路工程中的档案的真实性和安全性是其关键所在。在公路工程档案的信息化管理有利于增强工程的透明度，对施工人员或企业起到重要的监督作用，这就对系统的安全性提出了更高要求。必须采用高新科技设施以及信息化的管理软件，并对操作权限严格要求，建立健全公路工程档案信息化管理制度。

四、结语

综上所述，公路工程建设的顺利实施,除了施工等要素的影响,其中的公路工程档案资料管理也非常关键。随着科技的进步发展，公路工程档案管理为了适应新形势的需要，必须加强信息化管理，从而使公路工程档案能够更好的为公路工程建设维护等方面进行服务。

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[2]张媛.公路工程档案管理现状及信息化管理创新[J].信息化建设，2015.

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