对档案管理人员应具备的素质分析

张枫

【摘 要】档案管理工作是对单位的档案进行整理的工作，是每个单位必不可少的基础性工作，因此对于档案的管理需要专门的人才进行。几年来，随着信息时代的来临，不仅使档案的管理工作进入信息化时代，也使档案的种类发生了变化，电子档案的大量出现，让原本局限于文字的档案变成了有声、有图的档案，档案存储方式也发生了相应的变化，这一系列变化都对从事档案管理工作的人员提出了新的更高的要求。本文旨在探索当前档案管理工作现状的基础上，对档案管理人员应具备的素质进行简述，以期对档案管理工作的完善做出贡献。

【关键词】档案管理；综合素质；职业素质

前言

一个单位的档案管理工作总是处于后方，在一般情况下不会引起人们的重视。实际上，档案工作的开展是运用文字、声像、图表等方式，记录小到个人、企业、组织，大到国家机关等的信息，是对以往行动轨迹、工作印记的保存，是单位运转的基础建设，起到重要作用。尤其是一些重要资料，一经遗失，无从查找，因此，档案管理工作至关重要。对于从事档案管理工作的人员来说，肩负着重要责任，不仅需要具有档案管理人员的相关技能，还对品质和综合素质有着较高要求，因此，对于档案管理员所具有的素质要求需要进行严谨的讨论。

一、当前档案管理工作现状

（一）普遍存在却又常被忽视

档案管理工作在任何一个单位都是存在的，但在大部分单位都未能引起足够的重视，尤其是一些企业。在大部分企业单位，从事档案管理工作的都是公司文员或者人事部门，这些工作从事人员往往将资料简单的归类整理，并未进行细致的管理，经常会发生资料堆积、资料遗失、难以找到等现象，为日后的工作带来不便。当然，一些较为大型的企业会单独设置档案室、安排档案管理人员，但大部分情况下即使一个单位里的人也不能充分认识到档案管理工作的重要性，甚至会认为档案管理工作较为清闲。

（二）档案管理难度逐渐增大

随着信息时代的到来，档案管理工作的难度实际上是在逐渐增大的。一方面，档案的种类与载体发生了重要变化，以往的文字档案逐渐演变为包括声音、图像等多种形式的档案，档案的载体也发生了相应的变化，由单纯的纸张变为录音、优盘、数据等，这些变化对于记录信息固然是好的，但对于管理员的管理工作来说却是巨大挑战。同一件事情，在以往的工作中只会生成文字资料，只要将文字资料保存好就行，现在可能既有文字资料，又有视频与音频资料、图像资料等，这就要求档案管理者既能将同一事件的资料整理好，又能将同一类资料整理好，以便日后查找。

二、对于档案管理人员素質的探讨

根据上面对档案管理工作现状的分析，不难发现，一名合格的档案管理员自身素质要求必须过硬，在此，笔者将从三个方面对档案管理员应具备的素质进行分析。

（一）品德素质

档案管理工作往往会触及到一些单位的内部文件或者机密信息，这些信息一旦流出会对该单位或者个人造成不利影响。因此，作为档案管理工作人员，首先就要保证自身品质的纯洁，对于档案管理员素质的要求也要讲品德排在首位。在具体要求上，档案管理人员首先要有坚定地政治信仰，只有这样才不会走邪路、歪路受不良风气蛊惑；档案管理人员还要有良好的品德，只有做到志虑忠纯才能不因一丝恶念损害集体利益；最后，档案管理人员还要有严谨的态度，作为一名档案管理人员，往往是要面对大量资料，一旦马虎就会产生遗漏，对集体造成不可估量的损失，因此严谨的态度是档案管理人员的必修素质。

（二）专业素质

档案管理人员做好本职工作，就要有过硬的专业素质。过硬的专业素质也就是对档案管理人员职业素养的要求。以往档案管理工作通常被分为八个部分，分别是收集、整理、分类、检索、利用、统计、编研等几个方面。随着信息技术的发展，又对档案管理工作提出了新的要求，仅做到这些方面不够，想更好地做到这些方面也要付出更大的努力。这些都对档案管理人员提出了更高的要求，也促使档案管理人员不断更新自身知识体系，完善自身技能。职业素质始终都是档案管理工作者立身的根本。

（三）综合素质

档案管理工作的重要性以及完成的难度在前文已经提到过了，在此不再赘述。从中我们可以发现的一点是档案管理工作对于档案管理员的要求越来越高，因此档案管理人员要不断提高与之相关的综合素质。包括计算机技能、与各部门沟通合作的技能。甚至于纸质文件如何防潮、电子文件如何保存等，这些都是档案管理工作者必须具备的知识，也是档案管理工作者必须学习的内容。

三、结语

以上所述，就是笔者根据档案管理工作实践对档案管理人员应该具备的素质的分析。档案管理工作由于长期处于单位建设的“后方”，经常成为被忽视的角落，实际上，档案管理是我们从事一些工作的基础，尤其是当我们想要向前的时候，总需要回头来找些灵感。档案管理工作者的工作任务实际上是非常重要的，作为一名合格的档案管理人员，要能够具备过硬的技术，也要能够耐得住寂寞。在保证自身职业素养的同时，加强自身综合素质以及道德品质的修养，才能够在职业生涯中走的更久。作为企业，也要定期为档案管理工作者提供专业的培训。

参考文献：

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